|
|
|
Данный материал выражает мнение автора и носит рекомендательный характер. Материал основан на нормативных актах, действующих на момент публикации
Л. Кизина, профессиональный бухгалтер РК, бухгалтер-практик, (CAP), CIPA, Победитель конкурса «Superбухгалтер 2014»
КАК ЗАПОЛНЯЮТСЯ ПУТЕВЫЕ ЛИСТЫ ПО ЛЕГКОВЫМ АВТОМОБИЛЯМ ПО ДОГОВОРУ АРЕНДЫ С ЭКИПАЖЕМ?
Вопрос касается заполнения путевых листов легкового автомобиля по договору аренды с экипажем. В данной форме предусмотрена запись показаний спидометра автомашины. Если автомобиль используется помимо аренды в личных целях арендодателя, необходимо ли указывать текущие показания, если они всегда больше, исходя из норм пробега, чем по фактически израсходованному топливу в предпринимательских целях?
Нормативная база. Согласно договору аренды транспортного средства с экипажем (статья 588 Гражданского кодекса) арендодатель обязан предоставить арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывать своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации. Арендатор несет расходы по оплате ГСМ и другим, расходуемым в процессе эксплуатации материалам и расходам, возникающим в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства. В соответствии с пунктом 15 Правил ведения бухгалтерского учета операции и события отражаются в бухгалтерской документации с подкреплением оригиналами первичных документов. В Законе «Об автомобильном транспорте» путевой лист - документ, предназначенный для ведения учета и контроля работы водителя и автотранспортного средства. Путевой лист является основным первичным документом, который содержит данные для списания ГСМ на расходы и заполняется на каждый автомобиль. В нем указывается количество выданного ГСМ, показания спидометра при выезде и при возвращении автомобиля, маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов. Затем просчитывается расход ГСМ по норме, согласно утвержденному приказу. Списание ГСМ с подотчета водителей производится по фактическому расходу, но не выше расхода ГСМ, исчисленного по нормам. Издается приказ, согласно которому водителям вменяется обязанность вести путевые листы, отмечать показания спидометра, вести учет полученного топлива, а также приказ по утверждению норм расхода ГСМ по каждому виду (марки) автотранспорта. Формы первичных документов утверждены Приказом Министра финансов Республики Казахстан от 20.12.2012 года № 562 (далее - Приказ). При этом, согласно пункту 3 статьи 7 Закона о бухгалтерском учете и финансовой отчетности первичные документы, как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены в соответствии с пунктом 2 данной статьи, разрабатываются индивидуальными предпринимателями и организациями самостоятельно и должны содержать следующие обязательные реквизиты: - наименование документа (формы); - дату составления; - наименование организации или фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, от имени которых составлен документ; - содержание операции или события; - единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении); - наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события), и правильность ее (его) оформления; - регистрационный номер налогоплательщика. В зависимости от характера операции или события, требований нормативных правовых актов Республики Казахстан и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Комментарии. Таким образом, документальным свидетельством факта совершения выполненных услуг может служить путевой лист, оформленный в соответствии с требованиями статьи 7 Закона. При этом, в форму путевого листа дополнительно включают необходимую информацию для учета работы автотранспорта организации, в том числе, период действия данного первичного документа, детальное заполнение маршрута движения и т. п. Наличие путевого листа обязательно, поскольку пройденный километраж, указанный в путевом листе, является основанием для расчета израсходованного ГСМ. Основанием для списания ГСМ служат только путевые листы, которые следует заполнять на каждый автомобиль. В путевом листе указывается количество выданного ГСМ, показания спидометра при выезде и при возвращении автомобиля, маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов. При этом остаток ГСМ в баке фиксируется в путевом листе на начало и конец смены. Разница в показаниях является пробегом автомобиля. Затем просчитывается расход ГСМ по норме согласно утвержденному приказу. На основании путевого листа составляется акт на списание ГСМ. При списании ГСМ по арендованным легковым автомобилям, которые помимо производственных целей используются в личных, при расчете ГСМ, списываемых на арендованный автомобиль, особое внимание уделяется показаниям спидометра и разграничению поездок в служебных целях и в целях личного использования. То есть, необходимо детализировать маршрут, кроме того учитывать отдельно служебные и личные поездки. При этом показания спидометра записывать по факту и брать на вычет по КПН и для бухгалтерского учета, только ГСМ рассчитанный по пройденному километражу в производственных целях. Если работник приобретает ГСМ за свой счет, при этом ГСМ расходуется в производственных целях, то работнику следует возмещать такие расходы через счет расчетов с подотчетными лицами и списание ГСМ производить в обычном порядке. Если по решению руководства работник приобретает ГСМ за свой счет и использует автомобиль в личных целях, при этом предприятие не компенсирует его расходы на ГСМ, то списание ГСМ в бухгалтерском учете и в налоговых целях не производится, в связи с тем, что такие затраты не являются затратами предприятия. Если работнику расходы на ГСМ возмещаются, но при этом автомобиль используется лично работником, а не в производственных целях, то в соответствии с пунктом 4 статьи 164 Налогового кодекса возникает доход работника в натуральной форме, как оплата работодателем работнику или третьим лицам стоимости товаров полученных работником от третьих лиц. Доход работника в натуральной форме облагается всеми налогами и обязательными платежами в установленном порядке. При этом доход работника в натуральной форме, с которого исчислены все налоги и обязательные платежи, относится на вычеты по статье 110 Налогового кодекса в составе расходов работодателя по начисленным доходам работников. Такой ГСМ не может быть списан по путевым листам, потому что, оплата его стоимости (возмещения) работнику признается доходом работника в натуральной форме и относится на вычеты по статье 110 Налогового кодекса. Следовательно, при заполнении путевых листов по автомобилю, который используется помимо аренды в личных целях арендодателя, необходимо указывать фактические показания спидометра, разграничивать поездки по служебным и личным целям использования, детализировать маршруты. Показания спидометра записывать по факту и брать на вычет по КПН и для бухгалтерского учета только ГСМ, рассчитанный по пройденному километражу в производственных целях.
Настоящий материал является объектом авторского права. Перепечатка и иное использование запрещено правообладателем.
Доступ к документам и консультации
от ведущих специалистов |