|
|
|
Данный материал выражает мнение автора и носит рекомендательный характер. Материал основан на нормативных актах, действующих на момент публикации
Д. Пак, аудитор РК, аудиторская компания «ТрастФинАудит» г. Алматы
ГДЕ ДОЛЖНА НАХОДИТЬСЯ ПЕРВИЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ, ЕСЛИ МАГАЗИН И БУХГАЛТЕРИЯ НАХОДЯТСЯ В РАЗНЫХ МЕСТАХ?
Где должна находиться первичная документация, если магазин и бухгалтерия находятся в разных местах?
Порядок хранения документов бухгалтерского учета установлены Правилами ведения бухгалтерского учета, утвержденными Приказом Министра финансов Республики Казахстан от 31 марта 2015 года № 241 (далее - Правила). Правилами определен следующий порядок хранения документов бухгалтерского учета. Субъекты обеспечивают оперативное (в случаях необходимости пользования теми или иными материалами), временное (долговременное) и постоянное хранение документов. Меры по организации оперативного хранения документов определяются руководством субъекта, и включают в себя установление лица (или лиц - по отдельным направлениям деятельности), ответственного (-ых) за формирование и полноту документов, подлежащих специальному учету и хранению. Сохранность первичных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер. Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствующим образом подготовить. Однородные первичные документы формируют в дела. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве субъекта, с указанием сроков их хранения, оформляемый в соответствии с действующим в Республике Казахстан законодательством Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел соблюдаются следующие условия: 1) документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно; 2) подлинники отделяют от копий, а годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных; 3) в дело включается по одному экземпляру каждого документа. В дело группируются документы одного периода - месяца, квартала, календарного года, кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). При наличии в деле документов за период, более чем один месяц документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, которым они относятся. Постоянное, временное хранение документов субъекта обеспечивается самостоятельно при наличии собственного специально оборудованного помещения или путем передачи документов на хранение в соответствующие архивные учреждения за счет средств субъекта. Законченные делопроизводством дела после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче для постоянного хранения, подлежат оформлению и описанию в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах. В случае кражи, порчи, уничтожения или гибели (пожар, затопление, стихийное бедствие) документов, руководством субъекта назначается комиссия по расследованию причин их пропажи или гибели и выявлению виновных лиц. По результатам работы комиссии оформляется акт, который утверждается руководством субъекта. В акте подробно описывается: место и причины происшедшего, характер внешних повреждений, приводится перечень утраченных (поврежденных) документов, указываются лица, ответственные за сохранность первичных документов. От этих лиц комиссия получает письменное пояснение случившегося. Копия акта направляется вышестоящей организации или учредителям. В случае утраты документов, руководство субъекта обеспечивает их восстановление. Также пунктом 23 Правил определено, что движение документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других субъектов, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком, утвержденным руководством субъекта. Своевременное и качественное оформление первичных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. На основании изложенного, руководством субъекта устанавливается график на создание и получение от других субъектов первичных документов, а также лица, ответственные за оформление первичных документов и своевременную передачу таких документов в архив. В данной ситуации графиком должен быть определен период передачи в архив первичных документов, которые оформляются и принимаются по месту осуществления торговой деятельности для целей сохранности от кражи, порчи, уничтожения или гибели первичных документов.
Настоящий материал является объектом авторского права. Перепечатка и иное использование запрещено правообладателем.
Доступ к документам и консультации
от ведущих специалистов |