Как произвести списание бензина при превышении нормы расхода бензина, будет ли перерасход бензина являться доходом работника, и какой объем бензина брать для расчета 870.00 декларации? (Т. Иванова, 16 ноября 2017 г.)

Как произвести списание бензина при превышении нормы расхода бензина, будет ли перерасход бензина являться доходом работника, и какой объем бензина брать для расчета 870.00 декларации?
(Т. Иванова, налоговый консультант, 16 ноября 2017 г.)

Сотрудник был отправлен в командировку в другой город на служебном легковом автомобиле. Чеки на бензин привез, счета-фактуры по этим чекам взяли. Как произвести списание бензина, если по километражу это количество превышает норму расхода бензина. Какой объем бензина брать для расчета 870.00 декларации (фактический или по нормативу?) Если произойдет перерасход по бензину, будет ли это считаться пользованием авто в личных целях?

По первому вопросу.

Порядок учета ГСМ должен быть отражен в учетной политике компании.

В учетной политике предприятия должен быть разработаны правила учета ГСМ, нормы расходования, списание ГСМ, требуемые документы для подтверждения расходования ГСМ и т. д., то есть должны быть четко расписаны все пункты по учету и списанию ГСМ.

Списание ГСМ должно производиться согласно утвержденным приказом нормам расхода ГСМ, а также пройденному расстоянию, с учетом эксплуатации транспортных средств в летний и зимний периоды, которые рассчитываются на основании базовых норм, приведенных в Правилах по нормированию расхода топливо-смазочных и эксплуатационных материалов для автотранспортной и специальной техники, утвержденных Постановлением Правительства РК от 11 августа 2009 года № 1210. Данные линейные номы рассчитываются на 100 км. пробега в разрезе каждого транспортного средства отдельно.

Условия, в которых используется транспорт, могут значительно отличаться друг от друга. Расход топлива зависит от времени суток, когда транспорт используется, времени года, загруженности дорог, загруженности транспорта, простоев с включенным двигателем. Поэтому необходимо провести замеры для различных условий и разработать несколько нормативов для различных условий использования транспорта.

Также организация может использовать один норматив, замеренный в стандартных условиях. А для списания ГСМ в условиях, отличающихся от стандартных, применять поправочные коэффициенты, которые также нужно заранее рассчитать и утвердить.

Учет пробега должен производиться на основании путевых листов автомобиля, оформленных на каждый автомобиль.

В путевом листе записываются количество выданного ГСМ и показания спидометра при выезде автомобиля и при его возвращении.

Затем просчитываем расход ГСМ по норме согласно утвержденному приказу.

Путевой лист является основанием для списания использованного топлива.

Путевой лист содержит информацию об автомобиле, о норме расхода топлива, показания спидометра, пробег автомобиля, маршрут следования. Путевой лист выписывается на каждую рабочую смену и не превышает 24 часов, за исключением направления сотрудника на автотранспорте в командировку. В этом случае на период командировки выписывается один путевой лист.

На основании путевого листа делается акт на списание ГСМ.