|
|
|
Источник: Прочие
09.03.2004 Все о представительских расходах Деловые контакты, встречи, заседания совета директоров, ревизионных комиссий - неотъемлемая часть бизнеса, необходимая для установления поддержания взаимного сотрудничества. А если предприятие имеет статус акционерного общества - это еще и общие собрания акционеров. А потому рано или поздно каждый руководитель и его бухгалтерская служба неизбежно сталкивается с необходимостью правильного отражения таких затрат, как представительские расходы. В соответствии с п.2 статьи 93 Налогового кодекса РК к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика по приему и обслуживанию лиц, производимые в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров, ревизионной комиссии, для проведения собрания акционеров. К представительским расходам относятся расходы по проведению официального приема указанных лиц, их транспортное обеспечение, буфетное (фуршетное) обслуживание во время переговоров, по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации. Отражается данный вид расходов в строке 100.12.005 F формы 100.12 стр.02, являющейся основанием для заполнения строки 100.00.024 Декларации по корпоративному подоходному налогу формы 100.00. Данные расходы относятся на вычеты в пределах норм, установленных постановлением Правительства РК от 24.12.2001 г. № 1677: к постановлению Правительства РК от 24 декабря 2001 г. № 1677 Вышеизложенное не означает, что достаточно составить акт списания расходов по установленным нормам и проблема с отнесением на вычет представительских расходов решена. Не надо забывать, что эта статья расходов подлежит строгому контролю со стороны налоговых органов. Нам необходимо знать не только нормы списания, но и уметь правильно оформить первичные документы, связанные с событиями и прежде всего доказать, что проводимое нами мероприятие связано с получением совокупного годового дохода. Потому, что в соответствии с п.1, 2, 3, 4, 5 статьи 92 НК РК от 12 июня 2001 г. № 210-II с изменениями, внесенными Законами РК от 5.07.01 г. № 223-II, от 24.12.01 г. № 276-II, от 15.01.02 г. № 279-II, от 21.03.02 г. № 310-II, от 23.11.02 г. № 358-II, от 29.11.03 г. № 500-II, расходы налогоплательщика, связанные с получением совокупного годового дохода, подлежат вычету при определении налогооблагаемого дохода, за исключением расходов, не подлежащих вычету в соответствии с настоящим Кодексом. НК РК определены случаи отнесения на вычеты расходов в пределах норм. Вычеты производятся налогоплательщиком при наличии документов, подтверждающих расходы, связанные с получением совокупного годового дохода. Данные расходы подлежат вычету в том налоговом периоде, в котором они фактически произведены, за исключением расходов будущих периодов. Расходы будущих периодов подлежат вычету в том налоговом периоде, к которому они относятся. Потери, понесенные естественными монополистами, подлежат вычету в пределах норм, установленных законодательством РК. В случае, если одни и те же затраты предусмотрены в нескольких статьях расходов, то при расчете налогооблагаемого дохода указанные затраты вычитаются только один раз. Нелишним будет заложить в учетную политику вашего предприятия возможность (необходимость) проведения мероприятий, связанных с представительскими расходами и порядок их отражения в бухгалтерском и налоговом учетах. Поскольку основной целью Учетной политики является создание информационной системы, позволяющей наряду с оценкой капитала, активов, обязательств, доходов производить и достоверную оценку расходов предприятия за любой период деятельности для: - Эффективного менеджмента; - Своевременных и правильных налоговых отчислений. В учетной политике должно быть отражено, что налоговый учет формируется на базе конечных результатов бухгалтерского учета в соответствии с Кодексом РК "О налогах и других обязательных платежах в бюджет". А также, что первоначальными документами для фиксирования финансово-хозяйственных операций являются договора, официальные письма, приказы, контракты, которые оформляются в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РК и договоренности сторон. На основании первичных документов в соответствии с межведомственными формами, фиксируются факты совершения операций бухгалтерскими проводками, исходя из содержания инициативных документов указанных выше. Первичные документы как на бумажных, так и на электронных носителях должны содержать следующие реквизиты: - Наименование документа (формы); - Дату составления документа; - Наименование и РНН организации, составившей документ; - Наименование и РНН организации, для которой составлен данный документ; - Содержание операции или события; - Единицы измерения операции или события (в количественном или стоимостном выражении); - Наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее (его) оформления. Внесение исправлений в кассовые и банковские первичные документы не допускаются. В остальные первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками операции, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы с указанием даты внесения исправлений. Считаю, что в учетной политике предприятия должен быть предусмотрен перечень должностей, которые имеют право на получение наличных денег в подотчет вообще, в т.ч. и на представительские расходы. В список могут попасть и руководители предприятия, работники бухгалтерии, секретарь руководителя, снабженцы (работники хозяйственных служб), работники, которые направляются в командировку. Денежные средства выдаются из кассы. В учетной политике предприятия в обязательном порядке должен быть учтен порядок учета наличности в кассе. Кроме того, следует установить порядок и сроки представления авансовых отчетов работников по полученным в подотчет суммам. Здесь следует руководствоваться следующими нормативными правовыми актами: - Законом РК "О труде" от 10.12.1999 г. № 493-1; - Кодекс РК "О налогах и других обязательных платежах в бюджет" от 12 июня 2001 г. № 210-II с изменениями, внесенными Законами РК от 5.07.01 г. № 223-II, от 24.12.01 г. № 276-II, от 15.01.02 г. № 279-II, от 21.03.02 г. № 310-II, от 23.11.02 г. № 358-II, от 29.11.03 г. № 500-II; - Постановление Правительства РК от 22.09.2000 г. № 1428 "Об утверждении Правил о служебных командировках в пределах РК работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента РК" (с изменениями, внесенными постановлением Правительства РК от 18.04.2001 г. № 514; - Постановление Правительства РК от 04.12.2001 г. № 1677 "Об утверждении представительских расходов и суточных, выплачиваемых за время нахождения в командировке за пределами РК, подлежащих вычету при определении налогооблагаемого дохода"; - Постановление Правительства РК от 24.12.2001 г. № 1676 "Нормы командировочных расходов по оплате, найме жилого помещения за пределами РК, подлежащих вычету при определении налогооблагаемого дохода"; - "Правила об условиях труда работников РК за границей", утверждены постановлением Кабинета Министров РК от 31.05.1994 г. № 577; - Методические рекомендации к СБУ № 7 в части формирования состава и классификации затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг) - утверждены Приказом Департамента методологии бухгалтерского учета и аудита МФ РК от 21.05.1997 г. № 7; - Методические рекомендации к СБУ № 9 "Учет операций в иностранной валюте" - утверждены Приказом Департамента методологии бухгалтерского учета и аудита МФ РК от 21.05.1997 г. № 7; - Письмо МГД РК от 11.07.2002 г. N ДРН-2-1-21/7026; - Письмо МГД РК от 06.06.2002 г. N ДМ-1-1-22/5672; - Письмо МГД РК от 01.07.2002 г. N ДРН-2-2-17/6602. Для обеспечения сохранности денежных средств должен быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности по получателям подотчетных сумм. Сроки представления авансовых отчетов по полученным подотчетным суммам на представительские расходы, как и сроки вообще представления авансовых отчетов по подотчетным суммам должны быть предусмотрены в учетной политике, исходя из специфики работы предприятия, но обычно крайний срок представления авансовых отчетов по таким суммам или возврат неиспользованных сумм ограничивается одним месяцем. Это связано с изменением в налоговом законодательстве с 1.01.2002 г., при появлении статьи 149 НК РК, которая устанавливает, что доходом работника, облагаемым у источника выплаты, являются начисленные работодателем доходы, уменьшенные на сумму налоговых вычетов. К доходам работника относятся любые доходы, выплачиваемые работодателями в денежной или натуральной форме, включая доходы, предоставленные работодателем в виде материальных, социальных благ или иной материальной выгоды. При составлении и сдаче авансового отчета предстоит серьезная работа по оформлению документов, дающих основание на признание понесенных затрат по представительским расходам. Очень хорошо, если на предприятии существует бизнес план, который предусматривает различные мероприятия, которые могут объяснить необходимость представительских расходов в связи с получением совокупного годового дохода. В соответствии с вышеперечисленными документами издается приказ на предприятии на проведение деловой встречи, где оговариваются: А) список приглашенных лиц, как со стороны гостей, так и со стороны организаторов встречи; Б) лица, ответственные за проведение мероприятия (те, что впоследствии и будут составлять авансовые отчеты); В) дату и место проведения мероприятия. На основании приказа можно составить программу деловой встречи. Не помешает и наличие на предприятии журнала регистрации гостей, который может быть оформлен в праздничном виде. Представительские расходы, чаще всего, производятся в пределах сметы предприятия, составленной на основании приказа. Теперь поговорим о возможном перечне оправдательных первичных документов, прилагаемых к авансовым отчетам по представительским расходам: - Это кассовые документы: Фискальные кассовые чеки; Корешок приходного кассового ордера. - Это материальные документы: Товарные чеки; Накладные; Акты выполненных работ; Закупочные акты, которые кстати, могут находиться и в категории кассовых документов. С какими видами расходов мы можем соприкоснуться в этом случае: А) с буфетно-фуршетным обслуживанием В данном случае возможно предприятие пригласит повара, официанта. Для этого с исполнителями заключается либо Индивидуальный трудовой договор на необходимое время, согласно которого предусматривается оплата труда за фактически проработанное время, либо договор гражданско-правового характера, согласно которому исполнителям оплатят за объем выполненной работы, согласно акта выполненных работ. Б) с транспортными расходами Аналогичными документами оформляется транспортное обслуживание, услуги перевозчиков, не состоящих в штате предприятия. С 1.01.2004 г. в соответствии со статьей 316 Налогового кодекса объектом обложения социальным налогом являются и доходы по договорам возмездного оказания услуг. При составлении с официантами, поварами, перевозчиками, водителями индивидуальных трудовых договоров, с доходов ими полученных удерживается индивидуальный подоходный налог, обязательные пенсионные взносы, начисляется социальный налог. В случае оформления между предприятием и вышеуказанными лицами договора гражданско-правового характера, в безусловном порядке, с доходов от предпринимательской деятельности этих лиц всегда удерживается индивидуальный подоходных налог. Что касается социального налога, то с 1.01.04 нам следует обратиться к статьям 683-687 главы 33 Гражданского кодекса РК, где раскрывается понятие возмездного оказания услуг. К услугам возмездного характера относятся услуги связи, медицинские, ветеринарные, аудиторские, консультационные, информационные услуги, услуги по обучению, туристическому обслуживанию и другие. Не относятся к данному виду услуги, предусмотренные главами 32, 34, 35, 39, 41, 43, 44 Гражданского кодекса РК, это услуги по договорам подряда (бытовой подряд, строительный подряд, подряды на проектно-изыскательские, научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы); по договорам перевозки грузов и пассажиров; по договорам фрахтования (чартера); по договорам организации перевозок; по договорам транспортной экспедиции; по договорам хранения; по договорам поручения; по договорам комиссии; по договорам доверительного управления имуществом. Из вышеуказанного следует, что доход от предпринимательской деятельности на услуги перевозчика, официанта, повара будет облагаться социальным налогом. Транспортные услуги социальным налогом не облагаются. Уже указывалось, что в учетной политике предприятия должен отражаться определенных перечень реквизитов, предъявляемых к документам при отнесении на вычет представительских расходов. Наличие этих реквизитов в товарном чеке, накладной и т.д. придает первичным документам юридическую силу. В зависимости от характера операций или события, требований нормативных правовых актов РК и способов обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Таким образом, все вышеуказанные реквизиты необходимы при составлении первичных кассовых документов и авансовых отчетов подотчетных лиц. Одним из "больных" вопросов у бухгалтеров является отсутствие у подотчетных лиц фискальных чеков. Всем известно, что в соответствии с п.1 статьи 546 Налогового кодекса на территории РК денежные расчеты с потребителями, осуществляемые при торговых операциях или оказании услуг посредством наличных денег, платежных банковских карточек, чеков, производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин с фискальной памятью и выдачей контрольного чека потребителю. А как быть, если во многих организациях поставщиков товаров, работ, услуг просто не выдают фискальные чеки? Конечно же, в первую очередь необходимо стараться работать с теми поставщиками, которые, являясь законопослушными, имеют ККМ и выдают фискальные чеки. Но в случае, когда нет выбора и в выдаче фискального чека отказано, необходимо получить квитанцию к ПКО и счет-фактуру, в которых должны быть указаны все реквизиты юридического лица, заверенные печатью. Хотим напомнить, что Кодексом "Об административных правонарушениях" (КоАП) ответственность за невыдачу фискального чека возложена на продавца. Согласно ст.215 КоАП нарушение порядка применения контрольно-кассовых машин с фискальной памятью путем продажи товаров или оказания услуг без применения ККМ с фискальной памятью, либо применение неисправной, незарегистрированной в налоговых органах машины, либо с применением ККМ с фискальной памятью в нефискальном режиме - влечет штраф на индивидуальных предпринимателей и на должностных лиц в размере от пяти до двадцати пяти месячных расчетных показателей. Выдача налогоплательщиком при применении ККМ с фискальной памятью кассового чека на сумму меньше или больше уплаченной за товар (работу, услугу) - влечет штраф на индивидуальных предпринимателей и на должностных лиц в размере от пяти до десяти месячных расчетных показателей. Те же действия, совершенные повторно в течение года после наложения административных взысканий, влекут штраф на индивидуальных предпринимателей и на должностных лиц в размере от десяти до сорока МРП. В соответствии со ст.517 Налогового кодекса контроль за правилами применения ККМ с фискальной памятью возложен на органы налоговой службы, а не на покупателей. Вместе с тем имеются проблемы с выдачей фискальных чеков не только у покупателей, но и продавцов. При этом следует помнить, что согласно постановлению Правительства РК от 18.04.02 г. № 449 "Правила применения контрольно-кассовых машин с фискальной памятью" контрольный чек, в котором указывается НДС, должен содержать следующую информацию: - РНН продавца; - серию и номер свидетельства о постановке на учет по налогу на добавленную стоимость; - наименование товара (работы, услуги); - сумму налога на добавленную стоимость. В связи с тем, что цены на рынке ниже, чем в магазине, нередко для проведения деловых встреч подотчетные лица приобретают на рынках за наличный расчет продукты, цветы и прочие товары. В данном случае мы неизменно сталкиваемся с понятием специальный налоговый режим на основе разового талона. В соответствии со статьями 372, 373 Налогового кодекса специальный налоговый режим на основе разового талона применяют физические лица, деятельность которых носит эпизодический характер. Под предпринимательской деятельностью, носящей эпизодический характер, понимается деятельность, осуществляемая в общей сложности не более девяноста дней в году. Перечень видов деятельности, форма и порядок выдачи разовых талонов устанавливается уполномоченным государственным органом. Стоимость разовых талонов устанавливается решением местных представительных органов на основе среднедневных данных хронометражных наблюдений и обследований, проведенных налоговым органом, с учетом месторасположения, вида, условий осуществления деятельности, качества и площади объекта извлечения дохода, а также других факторов, влияющих на эффективность занятия деятельностью. Физические лица, осуществляющие деятельность эпизодического характера на основе разового талона без применения наемного труда, не являются плательщиками социального налога и освобождаются от государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя. Факт приобретения ТМЦ в этом случае оформляется закупочным актом, с данными разового талона и справкой рынка. В закупочном акте обязательно указывается, наряду с другими данными, РНН, ФИО продавца, номер и серия разового талона. При соответствии даты выдачи разового талона, даты закупочного акта индивидуальный подоходный налог со стоимости покупки не удерживается. В бухгалтерском учете представительские расходы относятся к общим и административным и признаются расходами периода, поэтому после предоставления подтверждающих документов в пределах норм списываются (Д 821-К 333). Налоговые обязательства могут возникать в случае отсутствия оправдательных документов при сдаче авансового отчета. При отсутствии подтверждающих документов по представительским расходам и необеспечении достоверности расходов данные расходы, не подтвержденные документально, относятся на доходы работника, которые учитываются совокупно с заработной платой и облагаются индивидуальным подоходным, социальным налогами в общеустановленном порядке с обязательным удержанием обязательных пенсионных взносов. В соответствии со статьей 93 Кодекса РК представительские расходы относятся на вычеты в пределах норм, установленных Правительством РК от 24.12.01 г. № 1677. Представительские расходы, превышающие установленные нормы, не относятся на вычеты и не являются объектом обложения индивидуальным подоходным налогом, если данные расходы не являются доходом конкретных физических лиц. Данные расходы производятся за счет собственных средств налогоплательщика, оставшихся после налогообложения. Не надо забывать, что не относятся к представительским расходам и не подлежат вычету расходы на организацию банкетов, досуга, развлечений и отдыха. Г.В. Лазарева, директор ТОО "Центр Налоговых Консультаций"
Доступ к документам и консультации
от ведущих специалистов |