Правила ведения и хранения трудовых книжек (Отвечает Министерство труда и социальной защиты населения РК)

17.07.2008

Отвечает Министерство труда и социальной защиты населения РК

Правила ведения и хранения трудовых книжек

Б. Жумагулов,

Главный специалист отдела законодательства о труде

Министерства труда и социальной защиты населения РК,

г. Астана

ВОПРОС 1. Предполагается ли, что трудовая книжка как документ, подтверждающий трудовую деятельность работника в соответствующей организации, должен быть у работника в обязательном порядке и в обязательном порядке вестись работодателем?

На практике не все руководители организаций хотят вести трудоемкую работу по выдаче, ведению и хранению трудовых книжек.

Ответ: Статьей 31 Трудового кодекса РК (далее - ТК РК) установлен перечень необходимых документов для заключения трудового договора, в т.ч. для лиц, имеющих трудовой стаж - документ, подтверждающий трудовую деятельность.

Одним из документов, подтверждающим трудовую деятельность работника, в соответствии со ст. 34 ТК РК, является трудовая книжка.

При наличии трудовой книжки, согласно ст. 35 ТК РК работодатель обязан внести в трудовую книжку работника соответствующие записи о трудовой деятельности в организации.

При этом записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться с указанием норм настоящего ТК РК.

ВОПРОС 2. Будет ли какой-либо организации поручено централизованно изготавливать трудовые книжки нового образца?

Ответ: Вопрос издания трудовых книжек в компетенцию Министерства не входит.

ВОПРОС 3. В форме трудовой книжки не предусмотрен номер. Предполагает ли это, что трудовая книжка не является бланком строгой отчетности?

Ответ: Согласно п. 28 Приказа Министра труда и социальной защиты населения РК от 05.07.2007 г. № 149-П «Об утверждении формы и Правил ведения и хранения трудовых книжек» (далее - Приказ) кадровая служба либо уполномоченное работодателем должностное лицо ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам вновь.

ВОПРОС 4. В п. 21 Правил указано, что вкладыш без трудовой книжки недействителен, но при этом Приказом не утверждена форма вкладыша. Если вкладыш недействителен без трудовой книжки, то на нем тоже должен стоять номер соответствующей трудовой книжки?

Ответ: В случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш трудовой книжки является продолжением трудовой книжки, соответственно, его номер должен соответствовать номеру трудовой книжки.

ВОПРОС 5. В п. 4 Правил прописано, что трудовая книжка (при ее наличии) ведется работодателем для подтверждения трудовой деятельности работника.

1. Разъясните, что должен предпринять работодатель в случае отсутствия трудовой книжки у работника? Работник сам за свой счет должен приобрести трудовую книжку (в специализированном магазине, на базаре), форму которой он даже не знает, или работодатель за свой счет приобретает трудовые книжки, а затем работники их оплачивают?

2. Не предполагается ли при этом, что работодатель не обязан вести трудовые книжки? В Трудовом кодексе РК отсутствуют слова «при ее наличии».

Ответ: Приобретение трудовой книжки не является обязанностью работодателя. В случае, если работник представит трудовую книжку, то работодатель согласно ст. 35 ТК РК обязан внести в трудовую книжку работника соответствующие записи о трудовой деятельности в организации.

ВОПРОС 6. В соответствии с п. 8, сведения о работнике должны записываться на первой странице трудовой книжки и заверяться первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом, печатью организации по просьбе работника, впервые приступившего к работе.

1.  Но совсем понятно, в чем должна состоять эта просьба? Что у работника нет трудовой книжки и он в этом случае должен обратиться с просьбой (письменной или устной) завести ее?

2.  Данный пункт не увязан с п. 4, что и вызывает недопонимание.

Ответ: В соответствии с п. 8 Правил, сведения о работнике записываются на первой странице трудовой книжки и заверяются первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом, печатью организации.

Следовательно, суть просьбы заключается в обращении работником к работодателю о заполнении представленной им трудовой книжки (независимо от того, кем и за чей счет она приобретена).

Фамилия, имя, отчество (полностью без сокращений) и дата рождения указываются на основании документов, удостоверяющих личность.

Образование, профессия и специальность указываются на основании подтверждающих документов.

Согласно п. 4 Правил работодатель обязан при наличии трудовой книжки вести записи о трудовой деятельности работника.

ВОПРОС 7. В соответствии с п. 25 Правил, работодатель обязан выдать трудовую книжку в день прекращения трудового договора.

Как поступать руководителю организации, имеющей ряд филиалов на территории республики и ведущей работу с кадрами централизовано в головном офисе, где и хранятся трудовые книжки?

Как поступать руководителю организации, ведущему работу вахтовым методом, когда место работы работника находится на расстоянии до 1 000 км от головного офиса, где и хранятся трудовые книжки?

Ответ: Согласно п. 25 Правил работодатель обязан выдать трудовую книжку в день прекращения трудового договора.

Вместе с тем, полагаем, что порядок выдачи трудовых книжек в указанных вами ситуациях возможно предусмотреть в коллективных договорах, в акте работодателя по согласованию с представителями работников.

ВОПРОС 8. В соответствии с п. 27, по желанию работника трудовая книжка в период действия трудовых отношений может храниться у работодателя по месту работы.

1. Если этого желания у работника не было, а он проработал несколько лет, за которые был переведен, поощрен, изменялось название организации, то как этот случай увязать с п. 16 «Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, прекращении трудового договора, переводе на другую работу, а также о награждениях и поощрениях вносятся первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом после издания соответствующего акта работодателя и должны соответствовать его тексту. При прекращении трудового договора запись в трудовой книжке вносится не позднее дня увольнения. Получение уполномоченным должностным лицом трудовой книжки от работника, внесение записей в нее за несколько лет предполагает соответствующие затраты времени, что может нарушить сроки «не позднее дня увольнения»?

2. В этом случае работодатель или уполномоченное им лицо должно вести обязательный учет получения от работника и выдачи ему на руки трудовой книжки, чтобы не нести ответственности в случае ее утери работником.

Ответ: Все записи, согласно п. 16 Правил, в трудовой книжке о приеме на работу, прекращении трудового договора, переводе на другую работу, а также о награждениях и поощрениях в соответствии с п. 4 Правил ведутся при наличии трудовой книжки. При этом данные вносятся первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом после издания соответствующего акта работодателя и должны соответствовать его тексту. При прекращении трудового договора запись в трудовой книжке вносится не позднее дня увольнения.

Согласно п. 28 Правил кадровая служба либо уполномоченное работодателем должностное лицо ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них, согласно п. 30 Правил, возлагается на работодателя. За нарушение правил ведения, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Республики Казахстан.