Требования к заголовку: 1) заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела; 2) не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «исходящая корреспонденция» «входящие документы»), а также вводных слов и сложных оборотов; 3) заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и другие) или разновидности документов (протоколы, приказы и другие); название организации или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела; 4) в заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и другие); 5) в заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В случае ведения переписки с однородными корреспондентами, в заголовках указывается их общее видовое название; 6) в заголовках дел, содержащих переписку с более тремя разнородными корреспондентами, их наименования не перечисляются; 7) при обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название; если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела; 8) в заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты); 9) заголовки судебных, следственных, личных, персональных, арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному вопросу, начинаются со слова «дело»; 10) если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. 122. Заголовки дел внутри разделов номенклатуры располагаются в соответствии со степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих нормативную правовую документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Проекты распорядительных документов и другие документы по их подготовке, изменения к планам, основания к приказам помещаются в номенклатуре дел вслед за соответствующими основными документами. Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий и корреспондентов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. 123. Графа 3 заполняется после завершения календарного года. 124. В графе 4 указываются сроки хранения дела со ссылкой на номера пунктов (статей) типового или ведомственного (отраслевого) перечня документов с указанием сроков их хранения, при их отсутствии - на типовую (примерную) номенклатуру дел. 125. В графе 5 службой ДОУ указываются наименования перечня документов, типовой (примерной) номенклатуры дел, использованных при определении сроков хранения дел, и делаются отметки о переходящих делах, особо ценных документах и делах, передаче дел в другое структурное подразделение или организацию для их продолжения, в архив организации, наличии электронных копий документов, виде и месте хранения их носителей. 126. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Сведения о количестве заведенных дел сообщаются архиву организации.
127. Исполненные документы формируются исполнителем в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел вне номенклатуры дел не допускается. 128. Контроль за формированием дел осуществляет служба ДОУ. 129. При формировании дел соблюдаются следующие общие требования: 1) в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; 2) помещаются вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка. 3) совместно группируются версии документа на государственном, русском и иных языках; 4) группируются в дела документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; истории болезней и другие. 5) раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения; 6) телеграммы, ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел; 7) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновики и лишние экземпляры; 8) по объему дело не должно превышать 180 листов; 9) при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), в последнем томе (части) добавляется слово «последний» («последняя»). 130. Документы располагаются в соответствии с последовательностью решения вопроса (хронологическом порядке по решаемым вопросам) или в начале дела помещается инициативный документ, затем - документ с окончательным решением вопроса, далее - иные документы, освещающие ход решения вопроса. 131. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов и поручений вышестоящих организаций, в которых организация являлась основным исполнителем, подшиваются в отдельные дела по их исполнению. В остальных случаях эти документы подшиваются в дело переписки за текущий год. 132. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Инструкции, правила, положения, уставы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела. 133. Приказы (распоряжения) по основной деятельности, приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела. 134. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам вместе с документами к ним. 135. Переписка группируется, за делопроизводственный год и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 136. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением. 137. Лицевые счета по заработной плате формируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий работников. 138. Трудовые договоры формируются в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников. В пункт 139 внесены изменения в соответствии с постановлением Правительства РК от 18.10.13 г. № 1115 (см. стар. ред.) 139. Списки физических лиц и документы, подтверждающие перечисление обязательных пенсионных взносов, обязательных профессиональных пенсионных взносов в единый накопительный пенсионный фонд формируются в одно дело. Списки физических лиц и документы, подтверждающие перечисление социальных отчислений формируются в одно дело. 140. Планы, отчеты, сметы, лимиты и штатные расписания формируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления, утверждения или поступления. 141. Обращения физических и юридических лиц формируются в дела по вопросам, направлениям деятельности организации или по административно-территориальным единицам. При незначительных объемах обращений допускается формирование дел по фамилиям авторов обращений в алфавитном порядке.
142. Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится ответственным лицом за ведение делопроизводства структурного подразделения, при методической помощи и под контролем службы ДОУ. 143. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела согласно приложению 28 к настоящим Типовым правилам; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела согласно приложению 29 к настоящим Типовым правилам; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 144. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются следующие реквизиты: 1) наименование организации; наименование структурного подразделения; 2) наименование населенного пункта, в котором дислоцирована организация; номер (индекс) дела; 3) заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; 4) архивный шифр дела. 145. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: 1) наименование организации в соответствии с учредительскими документами указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; 2) наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел организации; 3) заголовок дела - переносится из номенклатуры дел; дата дела -указывается год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. 146. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, в том числе резолюции, составленные на отдельном листе (фишки), кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются черным, мягким, графитовым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. 147. Порядок нумерации листов дела: 1) лист более формата А4, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу; 2) документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле. 3) листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно; 4) фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу; 5) подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте; 6) приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно; 7) в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист - заверитель, при этом старый лист - заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле; 8) при наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных номеров листов. 148. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения о составе и состоянии дела (повреждения, изъятие документов) отмечаются в листе - заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью. 149. Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанными в перечнях документов, с указанием сроков хранения. 150. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». 151. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве только после включения этих дел в разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого он проставляется карандашом). 152. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 153. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и другие), составляется внутренняя опись документов дела согласно приложению 29 к настоящим Типовым правилам. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. 154. Документы, составляющие дело, подшиваются не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Первый и последний прокол производятся на расстоянии одного сантиметра от верхней (нижней) границы листа. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и другие) из документов удаляются. 155. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Оперативное хранение документов
156. После завершения в делопроизводстве документы до передачи в архив организации в течение одного года хранятся в делах по месту их формирования. 157. Служба ДОУ, руководители структурных подразделений организации обеспечивают сохранность документов и дел. Дела хранятся в шкафах и сейфах в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях. 158. Дела располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации, на корешках обложек указываются их индексы. 159. Выдача дел во временное пользование иным организациям производится на основании письменного обращения и только с разрешения руководителя организации. Выдача дел другим подразделениям организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения, а внутри структурного подразделения - под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. 160. Изъятие документов из дел производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан, при этом в дело вкладывают копии документов и акт (протокол) об изъятии подлинников.
Передача дел в архив организации
161. Передача дел из структурных подразделений в архив организации осуществляется по описям дел, составляемым по результатам экспертизы ценности документов и дел, завершенных в делопроизводстве. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в архив организации по номенклатуре дел. 162. Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу по форме согласно приложению 30 к настоящим Типовым правилам. 163. Графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, все остальные однородные дела обозначаются словом «то же», при этом другие сведения о них вносятся в опись полностью. На новом листе описи заголовок однородных дел воспроизводится полностью. 164. Каждое дело (том, часть дела) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. 165. Графа описи «Примечание» используется для простановки отметок об особенностях физического состояния дела, о передаче дела другому структурному подразделению (другой организации). 166. Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а второй — остается в качестве контрольного в структурном подразделении. 167. Правильность формирования и подготовки дел к передаче в архив организации проверяется службой ДОУ. Имеющиеся нарушения устраняются структурным подразделением организации. 168. Прием каждого дела производится работником, ответственным за архив организации в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив и лица, передавшего дела. 169. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись. 170. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, ответственное лицо за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях
Схема расположения реквизитов документа
Примечание: 1 - изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знак обслуживания) 2 - официальное наименование организации 3 - справочные данные об организации 4 - наименование вида документа 5 - дата документа 6 - регистрационный номер (индекс) документа 7 - ссылка на регистрационный номер (индекс) и дату входящего документа 8 - место составления или издания документа 9 - гриф ограничения доступа к документу 10 - адресат 11 - гриф утверждения документа 12 - резолюция 13 - заголовок к тексту документа 14 - отметка о контроле 15 - текст документа 16 - отметка о наличии приложения к документу 17 - подпись 18 - отметка о согласовании документа 19 - оттиск печати 20 - отметка о заверении копии документа 21 - отметка об исполнителе документа 22 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело 23 - идентификатор электронной копии документа 24 - отметка о поступлении документа в организацию
к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях
Формат А4 (210X297)
к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях
Формат А4 (210X297)
к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях
Формат А4 (210X297)
к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях
Образец внутреннего документа
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Об увеличении штатной численности Управления архивов и документации
В связи со значительным увеличением объемов работ, связанных с внедрением электронного документооборота и архивов электронных документов, прошу Вас изыскать возможность увеличения штатной численности управления на одну единицу.
Формат А4 (210X297)
к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
Наименование вида проекта документа, заголовок к тексту
Формат А4 (210X297)
к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях
О внесении изменений в должностные инструкции сотрудников
В связи с _____________________________________________________________________________________________________________ (основание) _________________________________________________________________________________________________________________________ ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Внести в должностные инструкции сотрудников ТОО следующие изменения: 1) ___________________________________________________________________________________________________________________ 2) ___________________________________________________________________________________________________________________ 3) ___________________________________________________________________________________________________________________ 2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ______________________________________________________________.
Отметка о согласовании:
Формат А4 (210X297)
к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях
По личному составу
1. ПРИНЯТЬ Ескендирова Еркебулана Амантаевича на должность главного менеджера маркетингового отдела с 15 марта 2009 года. Основание: трудовой договор от 15 марта 2009 года № 31 и заявление Ескендирова Е.А. от 14 марта 2009 года. 2. ПЕРЕВЕСТИ Зубареву Анастасию Викторовну старшего бухгалтера, на должность главного бухгалтера с 16 марта 2009 года. Основание: дополнение к трудовому договору от 14 апреля 2007 года № 28 и заявление Зубаревой А.В от 13 марта 2009 года. 3. РАСТОРГНУТЬ трудовой договор от 17 января 2007 года № 15 с Керимовым Маратом Сериковичем с 15 марта 2009 года в соответствии с пунктом 1 статьи 57 Трудового кодекса Республики Казахстан. Основание: заявление Керимова М.С от 14 марта 2009 года. 4. ОБЪЯВИТЬ ВЫГОВОР Пазыловой Салтанат Абаевне, менеджеру проектного отдела. Основание: докладная записка начальника проектного отдела Салова П.Г. от 10 марта 2009 года и объяснительная записка Пазыловой С.А. от 12 марта 2009 года.
Визы:
Ознакомлены:
Формат А4 (210X297)
к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях
Структура текста протокола
2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ:
Формат А4 (210X297)
к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях
Образец акта
Государственный Герб Республики Казахстан или эмблема, логотип, товарный знак (знак обслуживания) организации
Об итогах проверки
Основание: приказ руководителя организации от (дата) № ______ «О проведении проверки ...» (или иной документ: план работы, поручение вышестоящего органа и т.д.). Составлен комиссией в составе: Председатель комиссии ________________________________________________________________________ должность, фамилия, инициалы Члены комиссии: 1. ___________________________________________________________________________ должность, фамилия, инициалы 2. ___________________________________________________________________________ должность, фамилия, инициалы __________________________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________ Текст
Составлен в 2-х экземплярах: 1-й экземпляр: в деле 5-7 2-й экземпляр: направлен проверяемой организации
Формат А4 (210X297)
к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях
Образец справки
Комитет информации и архивов Министерства связи и информации Республики Казахстан
О состоянии работы по подготовке информационного справочника «История Казахстана в зарубежных архивах (XVI-XX вв.)»
ТЕКСТ Директор подпись Б. Конысбаева
Исп. Паримбекова К. Тел.: 24-06-32
Формат А4 (210X297)
к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях
Образец справки
КСК «Егемен»
Аяпбергенова Кульжан Хайбулловна работает главным бухгалтером Национального центра археографии и источниковедения.
Директор подпись Б. Конысбаева
Исп. Закирова А. Тел.: 24-04-70
Формат А5 (148X210)
к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях
Образец письма
ТОО «Кулагер» Юридический отдел пр. Рыскулова, 12, г. Алматы, 020000
О претензии по договору от 15.03.2008 № 44/56
Уважаемые господа!
В партии лакокрасочных материалов, отгруженных Вами 28.12.2008 по железнодорожной накладной № 324 в соответствии с договором от 15.03.2008 № 44/56 обнаружено 3 деформированных вследствие удара или иного механического воздействия ящика, о чем свидетельствует акт от 15.01.2009 № 23. Лакокрасочные изделия, находящиеся в поврежденных ящиках реализации не подлежат. Оплата партии товара произведена нами в полном объеме по счету № 33-675. Просим Вас возместить понесенные нами убытки в размере 175 тыс. 570 тенге. Сумму следует перечислить на наш расчетный счет. Приложение: акт на 2 л. в 1 экз., на русском языке
С уважением, Коммерческий директор (подпись) (расшифровка подписи)
Исп. Петрова Н.Н. тел. 35-45-44
Формат А4 (210X297)
к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в документационной службе организации
Письма, направленные в копиях для сведения. Рекламные извещения, проспекты, плакаты, программы совещаний.
Доступ к документам и консультации
от ведущих специалистов |