Как составить номенклатуру дел бухгалтерии? (Г. Шахворостова, 15 августа 2017 г.)

Как составить номенклатуру дел бухгалтерии?
(Г. Шахворостова, бухгалтер-практик (САР), 15 августа 2017 г.)

Как составить номенклатуру бухгалтерского отдела?

В целом порядок составления и оформления номенклатуры дел определен Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденными приказом Министра культуры и спорта РК от 22 декабря 2014 года № 144 (разделы 16, 17). После внимательного изучения данных разделов Типовых правил составление номенклатуры дел не вызовет больших затруднений.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего делопроизводственного года.

Номенклатура дел нужна для того, чтобы обеспечить сохранность документов и быстроту их поиска.

Номенклатура дел - это перечень заголовков или названий дел (папок), в которые собраны документы определенного вида (например, счета-фактуры, накладные, авансовые отчеты и т.п.), с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел бухгалтерии организации должна охватывать все документы, используемые ею для ведения учета и составления бухгалтерской, налоговой, статистической отчетности, а также отчетности по ОПВ, социальным отчислениям и отчислениям на ОСМС. В номенклатуру включаются внутренние и исходящие документы, то есть документы, созданные непосредственно в организации, и входящие документы, то есть полученные от других лиц.

Для разработки и утверждения номенклатуры дел нужно действовать следующим образом:

1. Необходимо определить перечень видов документов, которые составляются, используются и хранятся в бухгалтерии.

2. Необходимо озаглавить (дать название) папкам (делам). Название включает в себя описание документов, которые будут подшиваться в конкретную папку. То есть папке присваивается общее наименование документов, хранящихся в деле, их вид (например, входящие или исходящие), а также период их составления или получения.

Папке можно присвоить краткое обозначение (цифровой или буквенно-цифровой индекс).

При составлении номенклатуры дел в целом по организации каждому отделу (структурному подразделению), как правило, присваивается определенный номер, например, канцелярии присваивается номер 1, кадровой службе - 2, бухгалтерии - 3 и т. п. Таким образом, первая цифра индекса для дел бухгалтерии уже определена - допустим, это цифра 3. По этой первой цифре на папке любой сотрудник компании уже будет знать, что данное дело (папка) принадлежит бухгалтерии.