Юридическая сила организационно-распорядительных документов предприятия (В.А.Дегтярев, юрист аудиторской фирмы «Актив»)

Юридическая сила организационно-распорядительных документов предприятия

Особенности организационно-распорядительных документов предприятия

График документооборота

Полномочия  сотрудников  предприятия  по  изданию

организационно-распорядительных документов

Требования, предъявляемые к оформлению документов

Дата и номер документа

Порядок подписания документов

Утверждение документов

Печать

Юридическая сила копий документов

Эффективность работы предприятия, результативность проводимых им сделок не в последнюю очередь зависят от того, как организована деятельность этого предприятия, насколько четко определен круг вопросов, которые решает каждое подразделение, насколько верно с точки зрения производственных интересов установлены права и обязанности каждого сотрудника и полномочия должностных лиц, какова система принятия решений и их исполнения и каков порядок документооборота. Все это регламентируется организационно-распорядительными документами предприятия. К таким документам относятся положения о структурных подразделениях, регламенты работы отделов и отдельных специалистов, инструкции о должностных обязанностях, постановления, распоряжения, приказы, фиксирующие управленческие решения, протоколы, отражающие ход заседаний коллегий и собраний.

Нередко на предприятиях не придают должного значения этим документам. Составляют их некорректно или вовсе предпочитают обходиться в работе "без формальностей" и не фиксируют, скажем, в приказах и протоколах важные производственные решения. Но это оборачивается зачастую негативными последствиями во взаимоотношениях с работниками предприятия, налоговыми органами, учредителями, партнерами по бизнесу. Из-за отсутствия документально оформленных протоколов и приказов суд может признать некоторые договоры ничтожными.

Особенности организационно-распорядительных документов предприятия

Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются. Для подписания же внешних документов договоров, накладных, актов приемки работ и пр. волеизъявления представителей только одного юридического лица недостаточно. Необходимо решение должностных лиц как минимум двух организаций, неподотчетных друг другу.

Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу.

Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее:

положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;

документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;