СПРАВКА-ОБОСНОВАНИЕ

Справка-обоснование

Инструкции о централизованном государственном

учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан

Законом Республики Казахстан от 22 декабря 1998 г. "О Национальном архивном фонде и архивах" предусмотрена разработка подзаконных нормативных актов, направленных на укрепление законодательной базы архивной отрасли. В соответствии со статьями 9, 10 данного Закона и пунктами 21, 22 Положения о Национальном архивном фонде Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 9 октября 1999 г. № 1538, Комитетом по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан разработана Инструкция о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан.

Ведение государственного и централизованного государственного учета документов является одним из главных направлений деятельности архивных учреждений. В течение нескольких десятилетий его организационно-методической основой являлись "Основные правила работы государственных архивов СССР", другие нормативно-методические документы Главархива СССР. Кроме того, системой централизованного государственного учета не были охвачены документы Архивного фонда КПСС, Академии наук, Министерства внутренних дел, Министерства обороны, Комитета государственной безопасности, музеев, библиотек, отраслевых фондов, частных архивов.

С обретением независимости Казахстана возникла необходимость разработать механизм централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан. В соответствии с существующей международной архивной практикой подобные нормативные документы приняты в большинстве государств-участников СНГ.

Основными задачами данной Инструкции являются определение объема, состава и содержания документов Национального архивного фонда, проведение государственного учета и контроля за их сохранностью с целью выработки государственной политики по развитию архивного дела и систем документации.

В Инструкции нормативно определены состав и формы документов централизованного учета, обязательность наличия и ведения основных учетных документов централизованного государственного учета, обязательность наличия и ведения основных учетных документов во всех организациях и структурных подразделениях организаций, осуществляющих прием и постоянное или временное хранение архивных документов.

Положения Инструкции базируются на сложившейся практике представления ведомственными и государственными архивами соответственно в архивы и вышестоящие органы управления и ведения архивным делом учетных сведений по специальным формам. Однако требования о порядке и сроках представления этих сведений установлены не только в отношении архивных учреждений и организаций-источников комплектования государственных архивов, но и в отношении других юридических и физических лиц, хранящих документы Национального архивного фонда.

В Казахстане Инструкция разработана впервые.

Инструкция одобрена Центральной экспертно-проверочной комиссией Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры информации и общественного согласия Республики Казахстан (протокол № 2 от 31 марта 2000 г.) и утверждена приказом Председателя Комитета от 11 августа 2000 г. № 47.

Введение Инструкции в действие не потребует выделения дополнительных ассигнований.

Заместитель начальника

управления издательской

деятельности и правового обеспечения

Министерства культуры, информации и

общественного согласия Республики