Бланк «Акт приема-передачи бухгалтерской документации» (Юлия Чумаченко, юрист Юридической фирмы «AEQUITAS»)

Бланк «Акт приема-передачи бухгалтерской документации»

Юлия Чумаченко, юрист

Юридической фирмы «AEQUITAS»

Как правильно оформить акт, и что еще кроме акта нужно при смене бухгалтера?

В соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в государственных учреждениях, утвержденной приказом Департамента казначейства МФ РК от 27.01.1998 г. № 30, в редакции от 02.08.2002 г. при освобождении главного бухгалтера от занимаемой должности (увольнении, назначении на другую должность, перемещении) производится сдача дел главному бухгалтеру, назначенному на должность в соответствии с законодательством, а при отсутствии последнего - работнику, назначенному приказом руководителя государственного учреждения.

Прием и сдача дел главным бухгалтером, сдающим дела (далее - сдающим), и работником, принимающим дела (далее - принимающим), производятся на основании приказа руководителя государственного учреждения. В приказе указывается срок приема-сдачи дел бухгалтерской службы, но не более двух недель; порядок оплаты труда сдающего и принимающего. В приказе также указывается, кому предоставлено на период приема-сдачи дел право подписи на документах. При этом должно быть оговорено, что до оформления права подписи лица, принимающего дела, документы подписывает сдающий дела под контролем принимающего. 

В процессе сдачи дел определяется состояние бухгалтерского учета в данном государственном учреждении и достоверность отчетных данных. При этом составляется соответствующий Акт приема-сдачи дел (далее - Акт), разграничивающий ответственность принимающего и сдающего дела. 

Передача дел бухгалтерской службы производится на основе последнего представленного баланса. В Акте должно быть указано, на какую дату осуществлена передача дел. 

В начале приема и сдачи дел проверяется состояние кассы на момент приема-сдачи дел (обеспечены ли надлежащие условия для хранения денежной наличности, состояние записей в кассовой книге, состояние по другим ценностям, хранящимся в кассе, и соответствие их бухгалтерским записям, наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков). Акт проверки кассы подписывается лицом, как сдающим, так и принимающим дела бухгалтерской службы, а также кассиром, либо лицом, отвечающим за ведение кассовых операций. 

При приеме и сдаче дел проверяется состояние денежного учета, учета расчетных операций, расчетных статей баланса (реальность дебиторской и кредиторской задолженности, наличие нереальной для взыскания задолженности, с указанием виновных в этом лиц, наличие актов сверки взаимных расчетов, наличие не перечисленных своевременно в бюджет сумм), а также составление отчетности (соблюдение отчетной дисциплины, качество представляемой отчетности) государственного учреждения. 

Кроме того, в Акте отражаются:

· состояние организации учета в бухгалтерской службе (штат, его укомплектованность, распределение обязанностей, должностные инструкции, наличие инструктивных материалов по бухгалтерскому учету и отчетности, обеспеченность бухгалтерскими книгами, бланками учета и отчетности), формирование учетной системы;

· состояние первичной документации учета, бухгалтерской отчетности;

· мероприятия, необходимые для организации учета и финансового контроля;

· правильность оформления и хранения документов, состояние архива. 

Составленный по завершении проверки состояния учета и отчетности государственного учреждения Акт подписывается принимающим и сдающим дела и утверждается руководителем государственного учреждения. В случае несогласия принимающего с какими-либо положениями Акта, он вправе при его подписании указать соответствующие мотивированные оговорки.  

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых остается у лица, сдающего дела. После подписания Акта главный бухгалтер, сдающий дела, освобождается от руководства бухгалтерской службой. 

Кроме того, при увольнении бухгалтера следует учитывать следующие законодательные требования. Согласно п. 46 вышеназванной Инструкции все активы организации должны находиться на ответственном хранении должностных лиц, назначенных приказом руководителя государственного учреждения. Если увольняемый бухгалтер имеет на ответственном хранении какие-либо активы, т. е. является ответственным лицом, то при его смене производится инвентаризация активов, находящихся на его хранении, о чем составляется приемо-сдаточный акт по форме ОС-1 Акт приемки-передачи (перемещения) активов, а при передаче нематериальных активов - по форме НОС-1 Акт приемки-передачи нематериальных активов. Акт утверждается руководителем государственного учреждения. 

Как видно из вышеприведенных положений законодательства, они распространяются в первую очередь на государственные учреждения. В отношении частных организаций аналогичного нормативного акта действующее законодательство не содержит. Однако, руководствуясь общепризнанным принципом применения законодательства по аналогии (аналогия закона), при смене бухгалтера в частной организации возможно (и с точки зрения практикующего юриста необходимо) применить порядок передачи дел, установленный в отношении государственных учреждений. 

С точки зрения трудового законодательства увольнение бухгалтера как работника потребует издания работодателем приказа об увольнении с указанием основания и соответствующей нормы Закона РК «О труде в Республике Казахстан». При этом процедура увольнения с точки зрения надлежащего документального оформления может варьироваться в зависимости от того, кто является инициатором прекращения трудовых отношений - работник или работодатель, что будет выступать основанием для увольнения, истек ли срок индивидуального трудового договора с работником, заключен ли с работником договор о полной материальной ответственности, использовал ли работник свой трудовой отпуск и т. д.