Аренда телефонов (В. Скала, Н. Скала, специалисты Аудиторской компании «АСИКО»)

Аренда телефонов

Основано на налоговом законодательстве, действовавшем до 1 января 2009 г.

В. Скала, Н. Скала, специалисты Аудиторской компании «АСИКО»

Одной из ситуаций, наиболее часто возникающих в хозяйственной деятельности предприятия, является аренда телефонов. Существует несколько вариантов аренды телефонов сотрудников организации. В статье рассматривается, как правильно оформить аренду и какие документы необходимы для того, чтобы в дальнейшем обоснованно отнести эти расходы на вычеты.

Учет операций с использованием работником платной телефонной связи имеет свои особенности оформления в разделении затрат.

Юридическое лицо, использующее в своей предпринимательской деятельности любой вид связи (сотовая, телекоммуникационная, транкинговая и т. п.) должно в первую очередь создать систему контроля и разделения затрат по разговорам, связанным с производственной деятельностью и личными разговорами работников. Только в этом случае можно достаточно аргументированно доказать отнесение расходов на затраты и вычеты, либо на доход работника.

Как правило, в практике встречаются следующие случаи, требующие организации раздельного учета затрат:

1. Использование работником стационарных служебных телефонов для междугородных и международных разговоров.

Этот вариант предполагает:

требование по ведению раздельного учета согласно статье 67 Кодекса РК «О налогах…» (Налоговый кодекс);

наличие приказа о закреплении номеров служебных телефонов за отделами (службами, департаментами и т. п.) и назначение ответственного лица;

наличие базовых документов для разделения затрат, которыми являются распечатки операторов связи;

справка-отчет, подготовленная ответственным лицом, в которой выделены затраты на переговоры, связанные и не связанные с производственной деятельностью. Первые могут быть отнесены на затраты и вычеты, вторые отнесены за счет чистого дохода, если не удается их персонифицировать;

если переговоры персонифицируются, то работник должен возместить эти затраты, в противном случае они включаются в доход работника согласно статьям 150-151 Налогового кодекса;

расходы по производственной деятельности не лимитируются и относятся на затраты и вычеты по факту, подтвержденному документально.

2. Использование работником мобильных средств связи, принадлежащих фирме.

Этот вариант предполагает требования, предъявляемые к I варианту, при этом справку-отчет готовит пользователь, за которым этот телефон закреплен по карточке учета ОС и с ним же заключен договор о материальной ответственности.

3. Использование работником личного стационарного телефона в служебных целях.

При возникновении необходимости в таком варианте должны быть:

- приказ по фирме с разрешением конкретному работнику использовать личный телефон в каких-либо междугородных или международных переговорах по конкретным контрактам, с указанием периода использования;

- базовые распечатки операторов с отражением в них конкретных номеров телефонов;

- отчет пользователя.

4. Использование работником личного мобильного телефона.

Данный вариант предполагает:

- наличие договора об использовании личного имущества в производственных целях;

- наличие базовых распечаток оператора;

- наличие справки-отчета.

Аренда личного телефона работника нецелесообразна при использовании любого варианта:

- расходы не лимитируются и включаются в вычеты по фактическим затратам, подтвержденным документально;

- фирма может контролировать расходы путем выборочной сверки отчетов с базовым документом.

Исходя из изложенной информации, очевидно, что доказательная база основывается не только на нормах законодательства Республики Казахстан, но и на ряде документов внутреннего пользования, которые необходимо разработать применительно к выбранному варианту и использовать в качестве аргументов для защиты выбранных вариантов, при этом в учетную политику необходимо включить раздел «Арендованные основные средства и нематериальные активы».