О некоторых проблемных вопросах внедрения электронного архива (В.Н. Шепель, Директор архива президента Республики Казахстан)

О некоторых проблемных вопросах внедрения электронного архива

В. Н. Шепель

Директор архива президента Республики Казахстан

Информационно-методический бюллетень № 2, 2006 (Подписано в печать 22.11.2006)

Как известно, в последние годы в Казахстане происходит интенсивное развитие информационных технологий, и информация в электронном виде превратилась в ценный источник. Уже четко проступили назревшие вопросы создания и функционирования электронных архивов и хранения документации на электронных носителях (ЭД).

Еще большую остроту этим вопросам придали государственные программы информатизации государственных органов и формирования инфрастуктуры «Электронного правительства». В этой связи проблемы приема и хранения ЭД, выработка стратегии по этой теме приобрели чрезвычайно актуальное значение.

В мировой практике долговременного хранения ЭД уже есть накопленный опыт. Центр хранения ЭД Национальной администрации по архивам и делопроизводству (CFER NARA) США хранит более 80 тыс. БД.

Издан ряд международных стандартов, среди которых хотел бы отметить ISO 18925:2002 Imagine Materials. Optical Disk Media. Storage practices (Оптические диски. Правила хранения, «ISAD (G)», «Общий международный стандарт описания архивных документов» Оттава, 1994).

Продвинутыми считаются архивы Австралии, в которых действует Australian Standard Management, 1996 г.; Дании: SSD, Стандарт описания исследования исторических данных 1994г.; Национальный электронный архив баз данных Великобритании, который принял свой стандарт (NDAD) описания информационных ресурсов.

Среди стран СНГ первыми к организации архивного хранения ЭД приступили в Республике Беларусь. В 1996г. был создан Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации. В Российской Федерации созданы специализированные архивы: Центр электронной документации Чувашской Республики, Центр электронной документации Республики Калмыкия, Центральный архив документов на электронных носителях Москвы.

Вполне естественно, чтобы организовать архивное хранение ЭД в Казахстане, необходимы руководящие материалы и методика проведения работ, которая даже при беглом ознакомлении существенно отличается от традиционной с бумажными документами.

Чем же мы сегодня располагаем? Правовую основу составляют законы РК «Об электронном документе и электронно цифровой подписи» (2003 г. № 370) и «О Национальном архивном фонде и архивах» (1998 г. № 224).

В первом законе в ст. 8 «Хранение ЭД» сказано лаконично: «ЭД хранятся в государственных и негосударственных информационных системах в порядке, установленном законодательством РК». Обращаемся ко второму закону, в п. 3 статьи 4 указано, что машинно-ориентированная документация входит в состав Национального архивного фонда, и в п. п. 1), 3) статьи 11 установлено, что для пополнения, хранения и использования документов НАФ юридическими лицами создаются ведомственные архивы, из которых документация поступает в государственные архивы.