Составление и утверждение графика отпусков (Г. Дурановская, специалист высшего уровня квалификации по вопросам труда и заработной платы) (2 декабря 2010 г.)

Г. Дурановская, специалист высшего уровня квалификации по вопросам труда и заработной платы

СОСТАВЛЕНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ГРАФИКА ОТПУСКОВ

С чего начинается составление графика отпусков?

Ответ на этот вопрос должен содержаться в нормативных актах организации, например, в правилах внутреннего трудового распорядка, в положении о персонале и т.д. Порядок составления графиков отпусков может быть закреплен и в коллективном договоре, особенно это целесообразно в организациях, где существуют профсоюзы. Процедура разработки этого документа может быть изложена и в инструкции по кадровому делопроизводству на предприятии.

Начнем с того, что график отпусков - это акт организации, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году. Он содержит сведения о времени распределения отпусков между работниками всех структурных подразделений.

В каждом структурном подразделении может быть свой график отпусков, определяющий очередность ухода в отпуск работников конкретного подразделения. Такая схема применяется на многих предприятиях и считается наиболее удобной при большом количестве персонала. При таком подходе руководители отделов, цехов и т.д. изначально готовят графики на вверенные им подразделения. Затем эти документы (правильнее назвать (проекты графиков)) передаются в отдел кадров, специалисты которого анализируют их, вносят свои корректировки. Дальнейшая схема предполагает обсуждение внесенных изменений непосредственно с работниками (например, с теми, чьи отпуска могут быть перенесены на более благоприятный период) и с руководителями структурных подразделений. Ограничиваться соглашением проекта графика только с работниками не рекомендуется. Во-первых, руководитель подразделения, так или иначе, при его составлении планирует работу своего подразделения, а во-вторых, смещение времени отпусков одних работников, может повлечь изменение во времени других работников, закончив работу со всеми структурными единицами организации, отдел кадров приступает к формированию сводного, единого графика организации.

Как правило, специалисты кадровой службы начинают заниматься составлением и утверждением графика отпусков на следующий год уже в ноябре-декабре текущего года.

Вторая схема предварительной работы по подготовке графика отпусков предполагает опросы всех работников организации. Как правило, такой подход практикуется на средних и малых предприятиях. Если компания имеет много подразделений, то опять же основная работа по поводу выяснения и сбора пожеланий работника ложится на плечи менеджеров, начальников, заведующих (служб отделов, секторов и т.д.). Опрос могут провести самостоятельно и работники отделов кадров. Но исключать от этого процесса руководителей структурных подразделений не следует по той, же причине, что была изложена выше, именно они оценивают очередность предоставления отпусков исходя из производственной необходимости.

Самое большое количество споров в связи с графиками отпусков возникает по причине ошибок, допускаемых работниками отделов кадров и руководителями структурных подразделений при первичном сборе информации. Как именно доказать, что работник принимал самое действенное участие в подготовке графика? Конфликты по поводу «мое мнение (пожелание) не было учтено», не раз рассматривались в судах и в тех случаях, когда намерение и согласие работника уйти отпуск еще на этапе разработки графика не подтверждались письменными доказательствами, решение принималось не в пользу работодателя. Поэтому при сборе графиков отпусков, структурных подразделений или записок работников, оформлении результатов опросов персонала позаботьтесь о том, чтобы пожелание работника подтверждалось его подписью. Если же оно не учтено (в силу различных обстоятельств), целесообразно получить письменное подтверждение того, что работник не возражает против предложенного ему периода отпуска.

Во многих компаниях существует проблема, когда сотрудники не хотят идти в отпуск. С помощью графика отпусков можно настоять на том, чтобы сотрудник отдыхал. Формальный подход при составлении графика состоит в том, что он составляется как документ, необходимый для предъявления проверяющим органам. Такой подход практикуют организации с небольшим штатом работников. Но поскольку законодательством предусмотрен график отпусков, его необходимо составить и утвердить. К разработке графика отпусков следует приступить раньше, так как к началу нового года его следует утвердить. Когда именно приступить к данной работе, следует решить работникам кадровой службы самостоятельно, так как в законодательстве нет требований на этот счет.

Для работы над составлением графика отпусков необходимо получить следующую информацию:

- пожелания работников по времени предоставления отпусков;

- сведения о том, кто из работников может пойти в отпуск в любое удобное для него время;

- данные по продолжительности отпуска, на которую имеет право каждый из работников;

- период, когда организация имеет максимальную возможность, предоставить отпуска, не нарушая производственный или технологический процесс.

После того как получены все необходимые требования, следует приступить к оформлению графика отпусков. Примерный образец графика отпусков прилагается, при необходимости его можно дополнить (см. образец).

На этапе планирования и оформления графика отпусков не следует отражать разделение отпуска на части. Эту информацию не следует вносить в уже утвержденный график в течение года.

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы, затем он утверждается руководителем организации, каждый работник должен знать и под роспись ознакомлен с утвержденным графиком отпусков.

В случае изменения графика отпусков в связи с производственной необходимостью работодатель обязан уведомить работника об этом не менее чем за две недели до начала трудового отпуска (ст. 107 ТК).