| ||||||||||||||||||||
|
|
|
14.12.2010
Л. Муханбеткалиева, сертифицированный бухгалтер-практик, САР
КАК КЛАССИФИЦИРУЮТСЯ ДОКУМЕНТЫ ПРИ ДОКУМЕНТАЛЬНОМ ОФОРМЛЕНИИ ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ТОВАРОВ?
Оформление хозяйственных операций документами, подтверждающими факт совершения операций являются бухгалтерские документы. В соответствии с Законом РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28 февраля 2007 года № 234-III и правилами ведения бухгалтерского учета в РК, бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов. Также компаниям разрешается самостоятельно разрабатывать первичные документы с соблюдением следующих обязательных реквизитов: 1) наименование документа (формы); 2) дату составления; 3) наименование организации или фамилию и инициалы предпринимателя, от имени которых составлен документ; 4) содержание операции или события; 5) единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении); 6) наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее (его) оформления. В зависимости от характера операции или события, требований нормативных правовых актов Республики Казахстан и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. При помощи документации производится сплошное отражение хозяйственных операций в момент и на месте их совершения. В бухгалтерском учете все записи производятся только на основании полностью оформленных документов. К ведению бухгалтерской документации предъявляются определенные требования, основными из которых являются: документальность, краткость и ясность записей, взаимный контроль записей. Бухгалтерская документация классифицируется по следующим признакам: по порядку составления, место составления, назначение, способ отражения хозяйственных операций, качественные признаки. По назначению документы бывают распорядительные, оправдательные, комбинированные, документы учетного оформления. По порядку составления бывают первичные и сводные. По порядку отражения хозяйственных операций разовые и накопительные. По месту составления внутренние и внешние. По качественным признакам полноценные и неполноценные. Распорядительные документы содержат распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций, но не подтверждают факт совершения хозяйственных операций. Такими документами являются приказы, распоряжения и пр. Так как документы распорядительные, поэтому они не являются основанием для отражения их в бухгалтерском учете. К бухгалтерскому учету принимаются лишь оправдательные документы. Однако если оправдательный документ составлен по операции, которая совершилась на основании распорядительного документа, то хозяйственная операция отражается при наличии распорядительного и оправдательного документов. Оправдательные документы - это документы, удостоверяющие факт совершения хозяйственных операций. Оправдательные документы являются основанием для отражения хозяйственных операций в счетах бухгалтерского учета. К таким документам относятся накладные, акт приема-передачи и пр. Комбинированные документы - это бухгалтерские документы, сочетающие в себе признаки нескольких видов документов. Например, авансовый отчет по командировке является распорядительным документом (руководитель утверждает авансовый отчет) и документом учетного оформления (на основании авансового отчета бухгалтер может сделать проводку). Документы учетного оформления составляются для подготовки и упрощения учетных записей. Документы учетного оформления составляются на основании ранее оформленных первичных документов, данных бухгалтерского учета, действующих положений и пр. Это ведомости, расчеты, бухгалтерские справки и т.д. Первичные документы - документальное свидетельство факта совершения операции или события и права на ее совершение, на основании которого ведется бухгалтерский учет. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме или требованиям, утвержденным государственным органом, осуществляющим регулирование деятельности в сфере бухгалтерского учета и финансовой отчетности (далее - уполномоченный орган) в соответствии с законодательством Республики Казахстан. Первичные документы, формы которых или требования к которым не утверждены уполномоченным органом, и разработаны индивидуальным предпринимателем или организацией самостоятельно, принимаются к учету, если содержат обязательные реквизиты в соответствии с законодательством Республики Казахстан. В зависимости от характера операции или события, требований нормативных правовых актов Республики Казахстан и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Внесение исправлений в кассовые и банковские первичные документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы с указанием даты внесения исправлений. Ошибки в первичных документах исправляются путем зачеркивания неправильного текста или суммы и написания над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать ранее написанное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «Исправлено» и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. Составление первичного документа является началом учетной регистрации хозяйственных операций. Первичными документами являются приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, акты приема-передачи накладные, наряды, квитанции и пр. Внутренние документы - разработанные и (или) составленные в данной организации. Внешние документы поступают от других организаций (выписки банка, счета поставщиков и пр.). Полноценным является такой документ, который составлен по установленной форме, имеет все обязательные реквизиты и правильно отражает действительно совершенную и законную хозяйственную операцию. Документ, не удовлетворяющий этим требованиям, является неполноценным и не должен приниматься к учету. Документы составляются в хозяйственных подразделениях организации, после совершения хозяйственной операции надлежащим образом оформленные документы передаются в бухгалтерию. В бухгалтерии документы проверяются по форме и содержанию, группируются по однородным признакам и служат основанием для записей в учетных регистрах. Движение документов в учетном процессе от момента их составления до сдачи в архив называется документооборотом. В учетной политике организации обязательно должен быть график документооборота. График документооборота составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. Схематично график документооборота можно представить следующим образом:
Например, выписка из графика для продавца розничной торговой точки может выглядеть так:
В целях рациональной организации учета и контроля за использованием материалов в производстве при большом ассортименте запасов разрабатывается номенклатура потребляемых материалов по их однородным признакам. Каждому наименованию, сорту запасов присваивается условное цифровое обозначение - номенклатурный номер, который затем проставляется во всех документах по наличию и движению запасов. Для учета движения запасов на складе по каждому сорту, виду и размеру применяется карточка учета запасов, которая заполняется на каждый номенклатурный номер запасов (при его наличии) и ведется материально-ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке ведут на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции Доверенность применяется для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного индивидуального предпринимателя или организации при получении запасов. Доверенности выдают лицам, с которыми заключен договор материальной ответственности, срок действия доверенности составляет 10 календарных дней. Доверенность подписывается индивидуальным предпринимателем или руководителем организации или лицом, на это уполномоченным, главным бухгалтером и заверяется печатью. Журнал учета выданных доверенностей применяется для регистрации выданных доверенностей и расписки в их получении, который хранится у лица, ответственного за выдачу и регистрацию доверенностей. Все страницы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью индивидуального предпринимателя или организации. Для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки, применяется приходный ордер З-3. В день поступления запасов на склад материально-ответственное лицо составляет приходный ордер в одном экземпляре. Для оформления приемки запасов, имеющих количественное и качественное расхождение с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке запасов, поступивших без документов, применяется акт о приемке запасов З-4. Комиссия, назначенная приказом индивидуального предпринимателя или руководителя организации, составляет акт в двух экземплярах с обязательным участием материально-ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. Для учета движения запасов внутри организации и их отпуска на сторону применяется накладная на внутреннее перемещение материалов З-5. Накладная на отпуск запасов на сторону применяется для учета отпуска запасов на сторону. Акт списания запасов З-6 применяется для учета запасов, подлежащих списанию вследствие порчи, боя, лома запасов, а также вследствие выявления недостач и потерь запасов, находящихся в процессе заготовления, хранения или производства. Оформленный акт является основанием для списания с подотчета материально-ответственных лиц стоимости этих запасов и возмещения за счет виновных лиц. Составляется и подписывается членами комиссии в двух экземплярах. Первый экземпляр акта направляется в бухгалтерскую службу, второй остается в подразделении. Для оформления оприходования запасов, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ, применяется акт об оприходовании запасов, полученных при разборке и демонтаже недвижимости, зданий и оборудования. Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика. Первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий - у подрядчика. Заказчик, в свою очередь, первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету для оплаты подрядчику. Ведомость учета остатков запасов на складе ведется при учете запасов по оперативно-бухгалтерскому (сальдовому) методу учета. Ведомость учета остатков заполняют по данным карточек складского учета, проверенных бухгалтерской службой. Правильность перенесения остатков в ведомость подтверждается подписью проверяющего. Запасы включают товары, закупленные и хранящиеся для перепродажи. Запасы также включают готовую или незавершенную продукцию, выпущенную предприятием и включающую сырье и материалы, предназначенные для дальнейшего использования в производственном процессе. Товары - это запасы, приобретенное исключительно с целью дальнейшей перепродажи без переработки (видоизменения). Если приобретенные запасы предполагается продавать в переработанном (измененном) виде, то они подлежат принятию к учету в качестве материалов. Единицей бухгалтерского учета запасов является номенклатурный номер, который присваивается в момент поступления запасов каждому балансовому счету и материально-ответственным лицам. Запасы отражаются в учете в момент, когда юридическое право собственности на них по договору поставки переходит от поставщика к покупателю. На основании приказа Министра финансов РК от 21 июня 2007 года № 216 утверждены типовые формы первичных документов.
ПРИМЕР При поступлении товара в оптовую торговую организацию ТОО «Макда» бухгалтер присваивает ему номенклатурный номер. В течение дня в торговую организацию поступила мука от разных поставщиков. Бухгалтер присвоил поступившему товару номенклатурные номера следующим образом:
133503 - первые три номер балансового счета 1330 «Товары», четвертый номер группы запасов - 5 мука, два последних - порядковому номеру в картотеке складского учета - мука высшего сорта.
Доступ к документам и консультации
от ведущих специалистов |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||