| |||||||||||||||||||||
|
|
Должностная инструкция делопроизводителя
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель обеспечивает организацию процессов документирования и управления документацией при реализации основных задач и функций организации и должен иметь начальное и среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. 1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации. 1.3. Делопроизводитель подчиняется руководителю организации. 1.4. В случае отсутствия в штатном расписании единицы заведующего архивом, возглавляет работу по организации и ведению архивного дела в организации. 1.5. Прием и сдача дел, при назначении и освобождении делопроизводителя, оформляется актом. 1.6. Делопроизводитель в своей работе руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией РК, местного уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией, соответствующего государственного архивного учреждения, распорядительными документами и указаниями руководителя организации и настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности
2.1. Делопроизводитель, осуществляя работу по ведению делопроизводства: 1) разрабатывает и совершенствует классификаторы документов, образующихся в деятельности организации; 2) осуществляет прием документов, первоначальную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, направление документов в структурные подразделения, учет, хранение, доставку и рассылку документов; 3) организует своевременное рассмотрение руководителем организации входящих документов, осуществляет контроль за оформлением документов, представляемых на подпись; 4) осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки, регулярно информирует руководителя организации о результатах исполнения документов; 5) формирует и ведет контрольно-справочную и другие картотеки, компьютерный банк данных; 6) организует печатание, копирование и размножение документов; 7) разрабатывает и согласовывает проект бланков организационно-распорядительных документов организации; 8) разрабатывает инструкцию по делопроизводству; 9) составляет номенклатуру дел организации, обеспечивает оперативное хранение дел и их использование до передачи в установленном порядке в ведомственный (частный) архив; 10) разрабатывает мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнительской дисциплины; 11) осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях, организует экспертизу ценности документов с целью их отбора на хранение и уничтожение; 12) проводит совещания-семинары и консультации по вопросам документирования и управления документацией.
3. Права
3.1. Делопроизводитель имеет право: 1) контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами; 2) запрашивать от структурных подразделений организации сведения, необходимые для работы делопроизводителя; 3) осуществлять контроль за сокращением объема документооборота в организации; 4) проводить проверку организации документирования и управления документацией в структурных подразделениях и доводить итоги данных проверок до руководителя организации для принятия соответствующих мер; 5) возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушениями установленных правил.
4. Ответственность
4.1. Делопроизводитель несет ответственность за: 1) несоблюдение стандартов, правил документирования и управления документацией в соответствии с законодательством РК; 2) ненадлежащее исполнение и неисполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РК.
5. Взаимоотношения
5.1. Делопроизводитель взаимодействует: 1) со структурными подразделениями организации - по вопросам документирования и управлением документацией; 2) с юристом - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов; 3) с ответственным за перевод - по вопросам перевода документов на государственный, русский и иные языки; 4) с хозяйственным отделом - по вопросам обеспечения средствами вычислительной и организационной техники, бланками организационно-распорядительных документов и канцелярскими принадлежностями.
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
