Настройка дополнительных прав пользователей (С. Попова, сертифицированный бухгалтер-практик, САР) (24 июня 2011 г.)

С. Попова, сертифицированный бухгалтер-практик, САР

НАСТРОЙКА ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ПРАВ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

Как заполнить справочники?

Для того чтобы пользователь мог использовать некоторые функциональные возможности конфигурации необходимо произвести настройку дополнительных прав пользователей, обратившись к меню «Сервис» → «Пользователи» → «Настройка дополнительных прав пользователей». Настройку дополнительных прав можно производить как для конкретных пользователей, так и для группы пользователей.

При заполнении справочников рекомендуется соблюдать определенную последовательность. Это связано с тем, что в отдельных справочниках используется информация из других справочников. Для ведения торгового учета рекомендована следующая последовательность заполнения справочников:

Ввод информации о документах удостоверяющих личность - справочник «Документы, удостоверяющие личность» («Справочники» → «Классификаторы» → «Документы удостоверяющие личность»).

Справочник предназначен для указания по каждому физическому лицу реквизитов документа, удостоверяющего его личность.

Ввод информации о должностях организации - справочник «Должности организаций» («Справочники» → «Предприятие» → «Должности организаций»)

Справочник предназначен для указания должности физического лица организации. Выбирается в форме справочника Физические лица в реквизите «Занимаемая должность».

Ввод информации о сотрудниках организации - справочник «Физические лица» («Справочники» → «Предприятие» → «Физические лица»).

В данном справочнике хранится список собственных сотрудников (физических лиц) - сотрудников, подотчетных лиц, торговых агентов и т.д. Информация из справочника Физические лица используется:

при выписке документов;

для заполнения списка пользователей;

Ввод информации о банке, в котором открыт основной расчетный счет организации - справочник «Банки» («Справочники» → «Классификаторы» → «Банки»).

В данном справочнике хранится информация о банках, в которых открыты расчетные счета организации и контрагентов.

Занесение информации о подразделениях организации - справочник «Подразделения» («Справочники» → «Предприятие» → «Подразделения»)

Информация о подразделениях торгового предприятия используется при оформлении документов. Кроме того, в отчетах можно проводить анализ по подразделениям торгового предприятия.

Ввод информации о курсах валют - справочник «Валюты» («Справочники» → «Классификаторы» → «Валюты»).

Данный справочник используется во всех видах учета (управленческом, регламентированном бухгалтерском, налоговом).

Ввод классификационной информации о различных странах мира справочник «Классификатор стран мира» («Справочники» → «Классификаторы» → «Классификатор стран мира»).

Данный справочник предназначен:

для хранения списка стран, из которых когда-либо поступали импортные товары или граждане которых принимались на работу;

используется при заполнении справочника «Номенклатура»;

для заполнения спецификации документов, сопровождающих поступление импортных товаров;

для ввода данных, о гражданстве физических лиц.

Ввод классификационной информации о единицах измерения - справочник «Классификатор единиц измерения» («Справочники» → «Классификаторы» → «Классификатор единиц измерения»).

В справочнике хранится список используемых компанией единиц измерения (штуки, упаковки, кг. и т.д.), которые используются при задании единиц измерения позиций номенклатуры.

Ввод информации об элементах, составляющих адреса внутри РК - регистр сведений «Адресный классификатор» («Справочники» →«Классификаторы» → «Адресный классификатор»).

Данный регистр предназначен для хранения адресных элементов - регионов, районов, городов, населенных пунктов, улиц, из которых составляются адреса внутри РК и предназначен для правильного и быстрого заполнения адреса.

Для возможности классификации контрагентов по регионам заполните справочник «Регионы» («Справочники» → «Контрагенты (покупатели и поставщики» → «Регионы»).

В качестве реквизита информация о регионе выбирается в справочнике Контрагенты, что позволяет в дальнейшем производить структурированный анализ продаж товаров по регионам.

Ввод информации о видах деятельности контрагентов - справочник «Виды деятельности контрагентов» («Справочники» → «Контрагенты (покупатели и поставщики» → «Виды деятельности контрагентов»).

Справочник предназначен для хранения возможных видов деятельности контрагентов и возможности классификации и группировки контрагентов в различных отчетах по их основным видам деятельности.

Ввод информации об организациях, входящих в состав торгового предприятия - справочник «Организации» («Справочники» → «Предприятие» → «Организации»).

Справочник «Организации» предназначен для ведения списка собственных организаций, входящих в состав предприятия (группы), и хранения постоянных сведений о них. Данный справочник предназначен для описания формальной структуры торгового предприятия. В справочнике хранится статичная информация, идентифицирующая организации, и дополнительные сведения для ведения учета по ним в единой информационной базе.

Ввод информации об основном расчетном счете организации - справочник- «Банковские счета» («Операции» → «Справочник» → «Банковские счета»).

В данный справочник вносится информация о банковских счетах организации и контрагентов.

Ввод информации об ответственных лицах организации - регистр сведений «Список ответственных лиц организации» («Операции» → «Регистр сведений» → «Ответственные лица организации»).

В данном справочнике хранится информация о таких ответственных лицах организации, как: руководитель, главный бухгалтер, кассир, уполномоченный за главного бухгалтера и уполномоченный за руководителя. Информация об ответственных лицах является периодической.

Ввод информации о поставщиках и покупателях и их расчетных счетах справочник «Контрагенты» и справочник «Банковские счета» («Справочники» → «Контрагенты (покупатели и поставщики)» → «Контрагенты»).

Справочник контрагентов предназначен для хранения информации о покупателях, поставщиках, организациях и частных лицах.

Ввод информации о контактных лицах контрагентов - справочник «Контактные лица контрагентов» («Справочники» → «Контрагенты (покупатели и поставщики)» → «Контактные лица контрагентов»).

Данный справочник предназначен для хранения сотрудников и работников компаний-контрагентов, а так же контактных лиц с ними связанных.

Ввод информации о типах цен номенклатуры - справочник «Типы цен номенклатуры» («Справочники» → «Номенклатура» → «Типы цен номенклатуры»).

Данный справочник предназначен только для типов отпускных цен компании.

Ввод информации о типах цен контрагентов - справочник «Типы цен номенклатуры контрагентов» («Справочники» → «Номенклатура» → «Типы цен номенклатуры контрагентов»).

В данном справочнике можно хранить различные тины цен контрагентов (поставщиков, конкурентов).

Ввод информации о применяемых в компании скидках (наценках) - справочник «Типы скидок и наценок» («Справочники» → «Номенклатура» → «Типы скидок и наценок»).

В данном справочнике хранится информация только об автоматических скидках. Скидка в справочник вводится со знаком «плюс», а наценка - со знаком «минус».

Ввод информации о складах организации справочник «Склады (места хранения)» («Справочники» → «Предприятие» → «Склады (места хранения)»).

Справочник предназначен для ведения списка мест хранения товаров.

Ввод детальной информации о местах хранения номенклатур - справочник «Места хранения» («Операции» → «Справочник» → «Места хранения»).

Справочник предназначен для дополнительной детализации расположения материальных ценностей на каждом складе по конкретным местам хранения: ячейка, стеллаж, паллета и т.д.

Объединение складов в группы доступности - справочник «Группы доступности складов» («Справочники» → «Предприятие» → «Группы доступности складов»).

Группа доступности складов может быть определена для каждого пользователя, и используется при резервировании товаров на складе, при заполнении схемы размещения с помощью механизма автоматического резервирования по складам и размещения по заказам поставщиков; в качестве мест доступного размещения будут использоваться только те склады, которые указаны в группе доступности для пользователя.

Ввод информации об основных средствах (нематериальных активах) - справочник «Основные средства» («Справочники» →«Предприятие» → «Основные средства»).

Ввод информации о территориях предприятия - справочник «Территории» («Справочники» →«Предприятие» → «Территории»).

Справочник предназначен для хранения списка территорий предприятия. В форме элемента справочника можно просматривать, а так же редактировать список помещений, расположенных на данной территории. Перечень помещений содержится в подчиненном справочнике «Помещения». Данные из справочника «Территории» используются для указания места проведения мероприятий (встреч) при работе с документом «Событие».

Заполнение справочника «Статьи затрат» («Справочники» → «Предприятие» →«Статьи затрат»).

Справочник статей затрат предназначен для хранения перечня статей затрат, используемых для получения отчетности по затратам торгового предприятия в разрезе статей затрат.

Ввод информации о видах взаиморасчетов - справочник «Виды взаиморасчетов» («Справочники» → «Предприятие» → «Виды взаиморасчетов»).

Справочник предназначен для дополнительного разделения взаиморасчетов для анализа данных в отчетах.

Ввод информации о дисконтных картах покупателей и регистрационных картах сотрудников - справочник «Информационные карты» («Справочники» →«Предприятие» → «Информационные карты»).

Ввод информации о кассах компании - справочник «Кассы» («Справочники» →«Денежные средства» → «Кассы»).

Данный справочник используется для идентификации мест фактического хранения и движения денежных средств.

Ввод информации о кассах ККМ - справочник «Кассы ККМ» («Справочники» → «Денежные средства» → «Кассы ККМ»).

В данном справочнике хранится список денежных ящиков контрольно-кассовых машин (ККМ), используемых в качестве касс предприятия при розничной торговле.

Ввод информации о возможных видах оплаты чеков ККМ - справочник «Виды оплат чека KKМ» («Справочники» →«Денежные средства» → «Виды оплат чека ККМ»).

Данный справочник хранит информацию о различных видах оплаты чеков ККМ

наличные;

платежная карта;

банковский кредит.

Дополнение информации о статьях движения денежных средств - справочник «Статьи движения денежных средств» («Справочники» → «Денежные средства» → «Статьи движения денежных средств»).

Справочник предназначен для дополнительного разделения денежных средств для анализа поступивших денежных средств и произведенных расходов. Статьи движения денежных средств в качестве реквизита выбираются в платежных документах.

Ввод информации о возможных ролях контактных лиц в структуре компании- контрагента - справочник «Роли контактных лиц» («Справочники» → «Контрагенты (покупатели и поставщики)» → «Роли контактных лиц»).

Ввод информации о классификации видов событий, поступающих от контрагентов, или прочих контактных лиц - справочник «Группы событий» («Справочники» → «Контрагенты (покупатели и поставщики)» → «Группы событий»).

Ввод информации о возможных источниках, из которых покупатель (при первом обращении) узнал о компании - справочник «Источники информации при обращении покупателей» («Справочники» → «Контрагенты (покупатели и поставщики)» → «Источники информации при обращении покупателей»).

К источникам информации можно отнести:

реклама в периодических изданиях;

реклама на телевидении и радио;

информация на рекламных щитах (баннерах);

информация в интернете;

и так далее.

Ввод информации о видах номенклатуры применяемых в торговом предприятии - справочник «Виды номенклатуры» («Справочники» →«Номенклатура» → «Виды номенклатур»).

При всем множестве видов номенклатур, для каждого вида можно выбрать один из шести возможных типов:

товар;

услуга;

набор-пакет;

набор-комплект;

готовая продукция;

сырье и материалы.

Ввод информации о дополнительной классификации номенклатуры по ценовым группам - справочник «Ценовые группы» («Справочники» → «Номенклатура» → «Ценовые группы»).

Ценовые группы можно использовать для установки новых цен и скидок (наценок) сразу по группе товаров.

Ввод информации о товарах и услугах - справочник «Номенклатура» («Справочники» → «Номенклатура» → «Номенклатура»).

Данный справочник хранит информацию о товарах, услугах, таре, наборах и комплектах.

Добавление информации о различных качествах, которыми может обладать товар - справочник «Качество номенклатуры» («Справочники» → «Номенклатура» → «Качество номенклатуры»).

Предопределенным качеством товара, является «Новый». Данное качество заполняется в документах поступления товаров. Например, причиной списания товара может стать такое качество товара, как «Брак».

Ввод информации о видах дисконтных карт, используемых для назначения скидок на товары в торговой компании - справочник «Виды дисконтных карт» («Справочники» → «Номенклатура» → «Виды дисконтных карт»).

Дисконтная карта может быть именной.

Ввод информации о возможных условиях продаж, при которых предоставляется наценка (скидка) - справочник «Условия продаж» («Справочники» → «Номенклатура» → «Условия продаж»).

Наценка (скидка) на отпускные цены товаров в зависимости от условий продаж может быть назначена при оформлении документов поступления/реализации.