Как можно закрыть накопившуюся сумму за год на счете 1284? (Ю. Гамалей, менеджер отдела консалтинга «BDO Казахстанаудит») (27 января 2012 г.)

Ю. Гамалей, менеджер отдела консалтинга «BDO Казахстанаудит»

КАК МОЖНО ЗАКРЫТЬ НАКОПИВШУЮСЯ СУММУ ЗА ГОД НА СЧЕТЕ 1284?

У нас в компании установлены нормы на сотовую связь по корпоративным номерам. Согласно приказу, сверхлимитные расходы относим на счет 1284, в корреспонденции со счетом 3310. Как можно закрыть накопившуюся сумму за год на счете 1284, на какой счет посадить? Подскажите, пожалуйста, проводку.

Организация, приняв решение об установлении лимитов по корпоративным номерам сотовой связи, безусловно, руководствовалась соображениями рационального использования денежных средств по данной статье затрат, так как никаких нормативных ограничений на расходы по сотовой связи для коммерческих организаций ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете не установлено.

Раз у организации возникает такой вопрос, то можно сделать вывод, что ни в приказе об установлении лимитов на каждый номер сотовой связи, ни в учетной политике не отражено, как действовать в случае их превышения. Хотя бухгалтерия, относя суммы превышения лимитов на счет 1284 «Прочая краткосрочная дебиторская задолженность» (в соответствии с рабочим планом счетов организации, разработанным в соответствии с Типовым планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным приказом Министра финансов РК от 23.05.2007 г. №185), тем самым признает дебиторскую задолженность. И дебиторами по задолженности, безусловно, являются работники организации, которые при пользовании мобильной связью превысили установленный для них лимит.

Понятно, что дебиторская задолженность требует погашения. И погашать ее необходимо за счет работников организации.

Несколько слов о приказе, устанавливающем лимиты на пользование сотовой связью.

В приказе дается обоснование утверждаемого лимита (как правило, это собранная информация о фактических расходах, производимых тем или иным работником на разговоры по сотовому телефону, связанные с предпринимательской деятельностью; для определения лимита, как правило, берется средняя сумма разговоров по нескольким месяцам). Лимит может быть установлен как экспертным путем, так и специально созданной комиссией, а также просто с подачи руководителя. С приказом непременно ознакамливают работников, использующих сотовую связь.

Так как сверхлимитные расходы по услугам сотовой связи, понесенные организацией, могут трактоваться как доход физического лица (работника), то с него должен быть удержан индивидуальный подоходный, начислены социальный налог и социальные отчисления, осуществлены обязательные пенсионные выплаты. Хотя совсем не факт, что работник превысил лимит, используя сотовую связь в личных целях. Может быть просто лимит установлен в недостаточном объеме.

Руководство организации должно решить, начислять работникам дополнительный доход или нет. Но в случае начисления дополнительного дохода, с одной стороны, не превысив затраты по сотовой связи, организация увеличит их по статье заработной платы, а с другой - начисление доходов необходимо делать своевременно, т. е. в том периоде, когда они получены, и сделав это в конце года, организация безусловно столкнется с необходимостью пересдавать Декларации по форме 200.00, доначислять и перечислять все налоги, отчисления и выплаты, связанные с заработной платой и, соответственно, обязана начислить и выплатить пени за несвоевременное их перечисление.

Таким образом, можно предложить следующее решение по закрытию дебиторской задолженности, сложившейся из сумм превышения лимитов за пользование сотовой связью: организация удерживает из зарплаты работника суммы превышения, установленного для него лимита.

В данном случае дается проводка:

Проводка дается на основании заявления работника, ознакомленного с приказом, и согласного на удержание из его заработной платы сверхлимитной суммы.

Добавим, что наличие в бухгалтерии организации заявления от работника, обосновывает правомерность удержания из его заработной платы. Так как, в соответствии с пунктом 2 статьи 137 Трудового кодека, удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности перед организацией, в которой он работает, могут производиться на основании акта работодателя при наличии письменного согласия работника.