Законность применения личной подписи и факсимиле в документообороте (Алымбаев Н.С., Директор Юридической фирмы «ALYMBAEV»)

Законность применения личной подписи и факсимиле в документообороте

1. Введение

Срочно требуется подпись руководителя организации. Как быть, если он в этот момент отсутствует: болеет, находится в командировке и т.д. или необходимо подписать большое количество бумажных документов.

Один вариант: наделить заместителя руководителя или кого-то из сотрудников правом подписи путем издания приказа или выдачи доверенности. Другой: использовать аналог личной подписи, такой как факсимиле. При этом следует соблюдать некоторые правила. Иначе это может привести к признанию документов, подписанных таким способом, недействительными.

2. Собственноручная подпись

Начнем с того, что в нашем законодательстве нет регламентирующих положений о личных подписях. Юридическое определение понятия «подпись» отсутствует. Поэтому обратимся к значению слова «подпись» в словарях.

По Ефремовой: «Подпись собственноручно написанная фамилия под текстом в подтверждение своего авторства или согласия с чем-либо».

А вот значение слова по финансовому словарю: «Подпись - полномочие должностных лиц организации на подписание исходящих документов. Подпись является обязательным реквизитом документов, которые служат основанием для приемки и выдачи денежных средств и товарно-материальных ценностей. Такие документы снабжаются двумя подписями: первой и второй. Право первой подписи принадлежит руководителю организации и лицам, уполномоченным руководителем».

Из практики мы знаем, что при открытии счета в банке в обязательном порядке предоставляют карточки с образцами подписей лиц, которым предоставлено право первой и второй подписи по счету, и оттиска печати.

Подпись, как правило, содержит как минимум несколько букв имени или фамилии человека. Существует также стереотип, что неграмотные люди для подписи используют крестик или галочку.

С помощью подписи мы решаем следующие задачи:

1.  Удостоверяем, что подписавшийся является тем лицом, за которого мы его принимаем;

2.  Это лицо обладает необходимыми полномочиями на подписание документа;

3.  Подписавшийся не может отказаться от документа, который он подписал;

4.  Подтверждаем, что подписан именно тот документ, который нам нужен, а не какой-либо другой.

Подпись - реквизит, позволяющий индивидуализировать подписавшего документ человека. Поэтому подпись можно рассматривать как самостоятельное, индивидуализирующее каждого гражданина средство, наравне с такими понятиями, как имя и место жительства гражданина (ст.54 и 55 Гражданского кодекса).

3. Факсимиле