Как правильно отразить расходы за проживание в командировке, при отсутствии фискального чека? (И. Агуцкова, зам. гл. бухгалтера ТОО «Геофизическая компания «Каспий») (10 сентября 2012 г)

И. Агуцкова, зам. гл. бухгалтера ТОО «Геофизическая компания «Каспий»

КАК ПРАВИЛЬНО ОТРАЗИТЬ РАСХОДЫ ЗА ПРОЖИВАНИЕ В КОМАНДИРОВКЕ, ПРИ ОТСУТСТВИИ ФИСКАЛЬНОГО ЧЕКА?

Сотрудники организации ездили в командировку в Москву, проживали не в гостинице, а на квартире. По оказанным услугам им предоставили договор аренды квартиры на время пребывания в командировке, акт выполненных работ, а вот подтверждения того, что сумма была оплачена нет. Нет ни чека, ни квитанции к приходнику. Как правильно отразить данные расходы в бухгалтерском и налоговом учете?

Положения НК. В соответствии с пунктом 1 статьи 100 Налогового кодекса, расходы налогоплательщиков в связи с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, подлежат вычету при определении налогооблагаемого дохода, за исключением расходов, не подлежащих вычету в соответствии с Налоговым кодексом.

Пунктом 3 этой же статьи установлено, что вычеты производятся налогоплательщиком при наличии документов, подтверждающих расходы, связанные с его деятельностью, направленной на получение дохода. Данные расходы подлежат вычету в том налоговом периоде, в котором они фактически были произведены, за исключением расходов будущих периодов, определяемых в соответствии с МСФО и требованиями законодательства РК о бухгалтерском учете и финансовой отчетности.

Согласно пункту 2 статьи 56 Налогового кодекса налоговый учет основывается на данных бухгалтерского учета. Порядок ведения бухгалтерской документации устанавливается законодательством РК о бухгалтерском учете и финансовой отчетности.

В свою очередь, согласно Закону «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» предусмотрено, что бухгалтерская документация включает в себя первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность и учетную политику.

Бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов.

В пункте 4 Правил ведения бухгалтерского учета прописаны все правила и требования документирования хозяйственных операций.

Вывод. Документы представлены не в полном объеме, а именно нет подтверждения факта оплаты услуг по проживанию (отсутствует фискальный чек, или приходный ордер), вы не можете компенсировать данную сумму работнику. Но Вы в праве отнести данную сумму на затраты так как имеется акт выполненных работ и договор аренды квартиры. Данную сумму необходимо удержать с командированного сотрудника (и компенсировать ему эту сумму другим способом, например премией), либо попросить Вам выслать корешок приходного ордера.

1. Вам прислали корешок приходного ордера, что подтверждает оплату:

2. У Вас нет корешка приходного ордера, то есть, нет подтверждения оплаты:

Здесь Вы должны решить как Вы закрываете сумму 25 000 за счет работника или же за счет премии ему начисленной, если за счет работника то эти затраты Вы не принимаете, и сумму ему не компенсируете, а если за счет премии то проводите по з/плате начисление с удержанием налогов, удерживаете у работника эту сумму на основании его заявления, и берете тогда ее на затраты.