Как оформить выезды членов Совета директоров и Наблюдательного совета на проекты как в пределах РК, так и за пределами РК? (П. Лошкарев, директор ТОО «Восток-аудит», Аудитор РК, CIPA, DipIFR) (9 января 2013 г.)

П. Лошкарев, директор ТОО «Восток-аудит»,

Аудитор РК, CIPA, DipIFR

КАК ОФОРМИТЬ ВЫЕЗДЫ ЧЛЕНОВ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ И НАБЛЮДАТЕЛЬНОГО СОВЕТА НА ПРОЕКТЫ КАК В ПРЕДЕЛАХ РК, ТАК И ЗА ПРЕДЕЛАМИ РК?

У ТОО имеется Наблюдательный Совет (физические лица резиденты и нерезиденты). Компания занимается инвестиционной деятельностью и в целях рассмотрения новых проектов члены Наблюдательного Совета регулярно проводят встречи и презентации совместно с руководством и ездят на проекты как в пределах РК, так и за пределами РК (Кыргызстан, Россия).

Рассчитываются везде данное ТОО (проживание, аренда транспорта, питание) доходами нерезидента эти суммы не будут.

1. Как оформить данные расходы? В статье 192 Налогового кодекса звучит «компенсация расходов членам органа управления», а оплата напрямую производилась на компанию, то есть документы выписаны на компанию, но питались и проживали члены Наблюдательного Совета.

2. Будут ли браться на вычеты данные суммы расходов, либо будут браться только в пределах норм представительских расходов?

Комментарии. В данной ситуации необходимо правильно классифицировать понесенные расходы:

1) в случае компенсации работникам суточных, расходов по проезду к месту назначения и обратно, расходов по найму жилого помещения согласно статье 152 Трудового кодекса, - признать их командировочными расходами;

2) в случае приема и обслуживания лиц, в том числе физических лиц, не состоящих в штате налогоплательщика в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества, понесенные расходы признавать представительским расходами.

Нормативная база. В соответствии с подпунктом 59 пункта 1 статьи 1 Трудового кодекса, работник - физическое лицо, состоящее в трудовых отношениях с работодателем и непосредственно выполняющее работу по трудовому договору.

Согласно подпункту 39 пункта 1 статьи 1 Трудового кодекса, трудовой договор - письменное соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым работник обязуется лично выполнять определенную работу (трудовую функцию).

Согласно подпункту 81 пункта 1 статьи 1 Трудового кодекса, командировка - направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку.

Выводы. Исходя из, определений следует, что члены Совета директоров и Наблюдательного совета не признаются работниками, с ними не заключаются трудовые договоры, они не обязаны исполнять распоряжения исполнительного органа, их поездки не будут являться командировкой. В связи с этим, компенсация членам Совета директоров и Наблюдательного совета суточных, расходов по проезду к месту назначения и обратно, расходов по найму жилого помещения будет являться их доходами и подлежать налогообложению.

Однако, это касается только членов Совета директоров и Наблюдательного совета, являющихся резидентами, поскольку для членов органа управления - нерезидентов подпунктом 2 пункта 2 статьи 192 Налогового кодекса  предусмотрена специальная норма о том, что указанные в ней расходы не являются доходом нерезидента из источника в РК.

Рекомендации. При возмещении расходов работникам либо членам органа управления необходимо оформить приказ руководителя о выделении и возмещении средств, а также первичные бухгалтерские документы, подтверждающие расходы.

При оформлении представительских расходов необходимо издать приказ руководителя о встрече и обслуживании, смету расходов, программу встречи, протокол встречи, а также первичные бухгалтерские документы, подтверждающие расходы.

Согласно пункту 2 статьи 102 Налогового кодекса представительские расходы относятся на вычеты в пределах 1% от суммы расходов работодателя по доходам работника, подлежащим налогообложению, указанным в пункте 2 статьи 163 Налогового кодекса.

Таким образом, в данной ситуации необходимо разделять понесенные расходы на:

1) командировочные расходы работников;

2) расходы на проезд, проживание и питание, возмещаемые членам органа управления - резидентам;

3) расходы на проезд, проживание и питание, возмещаемые членам органа управления - нерезидентам;

4) представительские расходы.

После правильной классификации понесенных расходов следует применить налогообложение в соответствии с вышеуказанными нормами.