Делопроизводство в организации (Бережанская Л.В., Ведущий специалист по кадровому администрированию Службы по работе с персоналом и организационному развитию ООО «Sky Mobile» (TM Beeline))

Делопроизводство в организации

Уважаемые читатели журнала «Налоги и право» в вашей повседневной жизни или в работе наверняка вам приходилось работать с документами, возможно, вы сами создавали документы, а возможно, вы предъявляли документы в компетентные государственные органы для реализации ваших прав. И уже тогда вы задавались вопросом, есть ли правила, которых необходимо придерживаться при создании документов, и почему, обращаясь в государственные органы и предъявляя документы, вам иногда отказывали в их приеме на том основании, что они не соответствовали требованиям делопроизводства. Вот о правилах создания документов, об организации работы с документами, об учете и хранении документов мы поговорим в данной статье.

Итак, что же такое делопроизводство, и какие задачи оно решает? Вы удивитесь, но термин «делопроизводство» появился предположительно в XVII веке для обозначения процесса решения вопросов - «дело водить (производить)», то есть закреплять результаты решений. Само слово «дело» в отношении собрания документов появилось еще в конце XVI века. В настоящее время делопроизводство (документационное обеспечение управления) это - отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.

Задачи делопроизводства это - оформление деловых документов в соответствии с требованиями государственных стандартов, создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения), создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел), создание условий для хранения документов.

Итак делопроизводство это:

-обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

-организация работы с документами (прием, обработка, передача, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка для сдачи в архив или уничтожение).

Правила ведения делопроизводства в организациях на государственном уровне устанавливаются следующими нормативными правовыми актами Кыргызской Республики:

•Закон Кыргызской Республики «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики» (в редакции Законов КР от 23 июля 2002 года № 127, от 18 июня 2005 года № 79, от 24 февраля 2006 года № 62).

•Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Правительства Кыргызской Республики от 31 декабря 2010 года № 346).

•Типовая инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в Кыргызской Республике (утверждена постановлением Правительства КР от 25 августа 1995 года № 370, в редакции постановления Правительства КР от 30 сентября 2002 года № 665).