| ||||||||||||||||||||
|
|
|
Ю. Белогорцев, УКФ Аудиторская компания «ТрастФинАудит», г. Усть-Каменогорск
КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ЯВЛЯЮТСЯ ОСНОВАНИЕМ ДЛЯ СПИСАНИЯ РАСХОДОВ ПРОИЗВЕДЕННЫХ ПО КОРПОРАТИВНЫМ КАРТОЧКАМ ЗА ПРЕДЕЛАМИ РК?
Посредством корпоративной карточки оплачиваются интернет услуги (реклама, объявление о вакансиях и т.д.) заграницей. Компании заграницей не предоставляют оригиналы инвойсов и акты выполненных работ (так как они работают в онлайн режиме). На основании, каких документов резидент РК может закрыть эти суммы?
Нормативная база. Сначала обратимся к статье 7 нашего казахстанского Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности»: «1. …Бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов… 4. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции или события либо непосредственно после их окончания… 6. При составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях ИП и организации должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государственных органов, которым такое право требования предоставлено в соответствии с законодательством РК…». Комментарии. Выписка по корпоративной банковской платежной карте является документом, который свидетельствует о платеже, также на ее основании можно признавать расходы или доходы от исполнения договора с банком. По другим контрагентам для обоснованного признания в учете расходов необходимо документальное подтверждение контрагента. При непредставлении первичных документов (счетов, актов и др.) рекомендуем обратиться к руководству контрагента для получения общепринято оформленных документов. Документы могут не иметь подписи и печати, но быть заверены законным в этом государстве способом. Если уполномоченный сотрудник не смог предоставить заверенных первичных документов, подтверждающих факт и назначение расходов, то к авансовому отчету он может приложить объяснение расходов, акт с письменным подтверждением свидетелей, копии, распечатки и др. В случае утверждения руководителем указанного авансового отчета, бухгалтерия признает расходы в виде материальной выгоды сотрудника, исчислит соответствующие налоги.
По корпоративным карточкам банк предоставляет выписку в эквиваленте тенге, однако, и сумма в долларах в выписке тоже указывается, соответственно оплата к поставщику в 1С отражается в тенге, а закрывающие документы (инвойсы) в иностранной валюте. В таких случаях, в какой валюте закрывать счета, если карточка по сути мультивалютная?
Если валюта договора по банковской платежной карте одна, то выдается выписка в одной валюте. Если карточка мультивалютная, то на ней одной ведется несколько карт-счетов в разных валютах (например, у Казкоммерцбанка мультивалютная карточка допускает три валюты), по каждому карт - счету клиенту выдается информация о движении валюты. При этом, кроме обязательной выписки в валюте (валютах) договора казахстанским банком для целей отчетности выдается выписка в казахстанских тенге, которая рассчитывается по соответствующим валютным курсам. Прежде всего, учет необходимо организовать в валюте договора, как по карт - счетам, так и по расчетам с поставщиками. Затем данные учета в валюте подлежат оценке в казахстанском тенге по рыночному курсу валюты на день операции (за исключением выданных авансов, когда курс при оценке полученных товаров фиксируется на день аванса). Для подготовки отчетности при оценке банковских операций рекомендуем использовать данные тенговой выписки.
С начала года был произведен ряд платежей в зарубежные страны (в иностранных валютах), в конце года для закрытия этих счетов требуется оригиналы инвойсов и акты выполненных работ. Если по разным причинам зарубежные контрагенты не предоставляют оригиналы документов, то на основании каких документов можно закрыть счета? Также согласно пункту 3 статьи 7 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности»: первичные документы, как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены в соответствии с пунктом 2 настоящей статьи, разрабатываются ИП и организациями самостоятельно и должны содержать следующие обязательные реквизиты. Вопрос. Может ли организация сами при отсутствии документов от заграничных партнеров (инвойсы и акты) сами разработать первичный документ/документы, со всеми обязательными реквизитами, на основании, которого/которых организация могла бы списать суммы, указанные выше?
Комментарии. Самостоятельно разработать формы первичных документов можно, но согласно пункту 3 статьи 7 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» чтобы документы состоялись они «должны содержать следующие обязательные реквизиты… наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события), и правильность ее (его) оформления» (подписи возможны в электронном виде, в установленной законом форме). А вопрос-то и заключается в отсутствии подписей представителей контрагентов. Поэтому, проблему можно решить, сузив ее до урегулирования отношений между подотчетным лицом и организацией. При невозможности представления первичных документов сотрудник, осуществлявший платеж, должен отчитаться за оплаченные суммы. Изобретать какой-то особенный документ не нужно, для урегулирования отношений между подотчетными лицами и организациями в Казахстане давно полуофициально применяется Авансовый отчет. Уполномоченный сотрудник, произведший платеж, для отчета должен использовать авансовый отчет, к которому будет приложена объяснительная и другие доказательства. Хотим обратить внимание, что подобное списание (на основании авансового отчета, без юридически значимых доказательств) ослабляет контроль над расходованием денег компании и не должно быть систематическим.
Доступ к документам и консультации
от ведущих специалистов |