Как определяется количество дней командировки у дальнобойщиков? (Г. Дорошева, 30 июля 2013г.)

Г. Дорошева, Партнер по аудиту АК «ТрастФинАудит»,

аудитор РК, член правления ПАО «Коллегия аудиторов»

КАК ОПРЕДЕЛЯЕТСЯ КОЛИЧЕСТВО ДНЕЙ КОМАНДИРОВКИ У ДАЛЬНОБОЙЩИКОВ?

ТОО - транспортно- экспедиторская компания, занимающаяся грузоперевозками по территории РК и за пределами. В компании существует приказ об утвержденных суммах командировочных расходов (суточных) по территории РК и за пределами (без разделения по странам). Водителям - дальнобойщикам выплачиваются суточные по этому приказу по количеству дней нахождения в командировке. Согласно НК суточные в размере более 6 МРП по РК и более 8МРП за пределами РК являются налогооблагаемым доходом сотрудника, в данном случае водителя. Количество дней нахождения в пути считается по командировочному удостоверению и по данным GPRS, как правильно посчитать количество дней, учитывая, что день отправки и день прибытия считаются командировочными днями и иногда время прибытия и выбытия с базы бывает после 18:00 или до 9:00. Например, водитель выехал с грузом в 21:00 20 апреля, чтобы к 10:00 утра 22 апреля успеть к месту выгрузки и вернулся на базу 23 апреля в 8:30 утра, соответственно мы считаем 20,21, 22 и 23апреля? Или дни отправки, т.к. это 21:00 и прибытия, т.к. это 8:30, не считаем? При утере командировочного удостоверения может ли компания использовать для расчета дней нахождения в поездке данные с GPRS?  При международных перевозках как правильно считать количество дней и оплачивать суточные, ведь машина не останавливается, и может быть, что 20 числа она переехала с Астаны в Новосибирск, а в компании утверждены отдельные суточные по РК и отдельно за пределами? Нужно считать пол дня, как по РК и пол дня за пределами? Как правильно посчитать количество дней и соответственно суммы суточных.  Должна ли компания, у которой основной вид деятельности транспортные услуги на каждую поездку готовить приказ на каждую командировку (поездку)? Согласно НК размер суточных в пределах 6ти и 8ми МРП в течении 40 дней считается необлагаемым доходом сотрудника. Бывают случаи, когда водитель выехал в поездку по одному маршруту для одного клиента, а потом, не возвращаясь на базу в Алматы, перегружает машину и везет груз для другого клиента. Как считать дни в данной командировке? Как одна поездка и дни превышения (более 40 дней) рассчитывать как доход водителя или как две отдельные поездки? Какими документами, кроме командировочного удостоверения должны быть в данном случае подтверждены эти поездки? Какими налогами и отчислениями облагается период превышения по суточным за период нахождения в поездке более 40 дней? ИПН, СН, ОПВ и СО? И включается ли данный вид расходов на вычет по КПН? Есть ли какие-либо другие нормативные акты или законы, регулирующие решение данного вопроса, кроме Налогового Кодекса, если по специфике работы компании, особенно во время международных рейсов, это превышение случается зачастую.

Положения НК. Согласно статье 101 Налогового кодекса к компенсациям при служебных командировках, подлежащим вычету, относятся:

1) фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на проезд и за бронь (в том числе электронного билета при наличии документа, подтверждающего факт оплаты его стоимости);

2) фактически произведенные расходы на наем жилого помещения, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения и за бронь;

3) суточные, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке, в размере, установленном по решению налогоплательщика.

Время нахождения в командировке определяется на основании:

приказа или письменного распоряжения работодателя о направлении работника в командировку;

количества дней командировки исходя из дат выбытия к месту командировки и прибытия обратно, указанных в документах, подтверждающих проезд. При отсутствии таких документов количество дней командировки определяется исходя из других документов, подтверждающих дату выбытия к месту командировки и (или) дату прибытия обратно, предусмотренных налоговой учетной политикой налогоплательщика;

На основании подпункта 4 пункта 3 статьи 155 Налогового кодекса не рассматриваются в качестве дохода физического лица: компенсации при служебных командировках, в том числе в целях обучения, повышения квалификации или переподготовки работника в соответствии с законодательством РК, если иное не установлено настоящей статьей:

установленные в подпунктах 1, 2 и 4 статьи 101 настоящего Кодекса;

по командировке в пределах РК - суточные не более 6-кратного размера МРП, установленного законом о республиканском бюджете и действующего на 1 января соответствующего финансового года, за каждый календарный день нахождения в командировке - в течение периода, не превышающего сорока календарных дней нахождения в командировке;

по командировке за пределами РК - суточные не более 8-кратного размера МРП, установленного законом о республиканском бюджете и действующего на 1 января соответствующего финансового года, за каждый календарный день нахождения в командировке - в течение периода, не превышающего сорока календарных дней нахождения в командировке.

Отсюда, время нахождения в командировке определяется на основании документов, подтверждающих проезд, а в случае их отсутствии - исходя из других документов, подтверждающих дату выбытия к месту командировки и (или) дату прибытия обратно, предусмотренных налоговой учетной политикой налогоплательщика.

Выводы. Таким образом, налогоплательщику предоставлено право при осуществлении международных перевозок самостоятельно принять документ, подтверждающий время нахождения в командировке.

При этом, аббревиатура GPRS расшифровывается и переводится как «пакетная передача данных по радиоканалу» и трудно представить, что такие данные могут служить подтверждающим документом, хотя не исключено, что Компания может предпринять меры для их документирования.

По нашему мнению, транспортная накладная, имеющая даты отгрузки, пересечения границы и дату разгрузки прямо указывает на даты начала и окончания командировки, а также территориальное прохождение груза, но в любом случае, решение по первичному документу принимает сама Компания и отражает их в своей Учетной политике.

Каждая командировка, согласно статье 101 Налогового кодекса должна оформляться приказом или письменным распоряжением работодателя о направлении работника в командировку.

Время нахождение командировки начинает отсчитываться с первого дня направления в командировку, не зависимо от того, начинается она утром или в последние часы суток, также и по времени прибытия из командировки.

В случае, если время прохождения границы РК указывается в талоне о прохождении государственного контроля, выдаваемого территориальными подразделениями Пограничной службы Комитета национальной безопасности РК, то срок командировки на территории РК и России определяется раздельно по количеству часов пребывания на этих территориях в период прохождения границы.

Ввиду того, что Налоговым кодексом устанавливаются предельные нормы суточных, то на практике предприниматели устанавливают суточные ниже установленного предела, а в Вашем случае установив, например, общие суточные в размере 6 МРП для всех видов командировок, можно избежать налоговые риски в части превышения их размера.

Предел пребывания в командировках Налоговым кодексом установлен в 40 суток, не зависимо от того, что работник может выполнять разные маршруты. Суточные, выплачиваемые при превышении нахождения в командировке, признаются доходом работника, с налогообложением всеми налогами и отчислениями (ИПН, ОПВ, соцналог и соцотчисления). Такие расходы при исчислении КПН относятся на вычет в составе расходов по оплате труда.

Корреспонденция счетов:

Д-т сч.3350 - К-т сч.1250 - превышение суточных отнесено за счет работника.

Д-т сч.7210 - К-т сч.3350 - на сумму превышения суточных доначислена заработная плата работника.