Какой договор заключить с сотрудником при использовании его автомобиля в служебных целях: договор аренды или договор на использование личного автотранспортного средства для осуществления служебных обязанностей? (Ю. Гамалей, 7 ноября 2013 г.)

Ю. Гамалей, менеджер Департамента консалтинга

ТОО «BDO «Казахстанаудит»

КАКОЙ ДОГОВОР ЗАКЛЮЧИТЬ С СОТРУДНИКОМ ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЕГО АВТОМОБИЛЯ В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ: ДОГОВОР АРЕНДЫ ИЛИ ДОГОВОР НА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО АВТОТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА ДЛЯ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ?

Компания использует автомобиль сотрудника в своих целях. В данном случае необходимо заключить договор. Какой договор лучше всего заключить: договор аренды или договор на использование личного автотранспортного средства при осуществлении служебных обязанностей (Договор компенсации)? Как правильно оформить договор? Какие пункты необходимо отразить в нем? Какие обязательства возникают у Компании перед сотрудником? Какие обязательства возникают по налогам?

Существует несколько вариантов оформления отношений между работодателем и работником для использования имущества последнего в коммерческой деятельности компании.

Во-первых, за использование автомобиля в интересах фирмы нередко выплачивается компенсация. Во-вторых, можно заключить договор аренды автомобиля, причем как с экипажем, так и без него.

Компенсация

Если работа сотрудника связана со служебными поездками и он с согласия или ведома работодателя использует собственный автомобиль, работодатель выплачивает ему компенсацию за использование автотранспорта, а также возмещает расходы на ГСМ, техническое обслуживание и др. Общий размер компенсации должен быть прописан в отдельном соглашении к трудовому договору.

В соответствии со статьей 155 Трудового кодекса РК (далее - Трудовой кодекс) при использовании работником личного имущества в интересах работодателя и с его согласия работодателем производится компенсационная выплата за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, других технических средств и расходы на их эксплуатацию по соглашению сторон.

Работник обязан представить нотариально заверенную копию техпаспорта, а если он пользуется автомобилем по доверенности — еще и доверенность собственника автомобиля. Кроме того, чтобы подтвердить использование транспорта в служебных целях, работнику необходимо вести учет служебных поездок в путевых листах.

В данном случае, данная компенсация будет являться доходом работника и в соответствии с требованиями Налогового кодекса с данного дохода, как с дохода работника, будет удерживаться ИПН, уплачиваться социальный налог, в соответствии с Законом РК «О пенсионном обеспечении в РК удерживаться ОПВ и в соответствии с Законом РК «Об обязательном социальном страховании» исчисляться социальные отчисления.

Аренда транспортного средства с экипажем и без экипажа

Право на использование автомобиля сотрудника в интересах фирмы закрепляется в договоре аренды.

Порядок заключения таких договоров и их содержание изложен в статьях 585-594 (аренда с экипажем) и 594-1 - 594-7 (аренда без экипажа) Гражданского кодекса РК (Особенная часть).

То есть транспортное средство можно арендовать как с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации, так и без таковых. В любом случае договор составляется в письменной форме.

При заключении договора аренды автотранспортного средства с работником компенсация, предусмотренная в статье 155 Трудового кодекса, не выплачивается.

Договора аренды с экипажем или без экипажа будут, заключенные в соответствии с Гражданским кодексом будут являться договорами ГПХ.

В соответствии с подпунктом 2 статьи 160 Налогового кодекса к доходам, облагаемым у источника выплаты, относится доход физического лица от налогового агента.

В соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 168 Налогового кодекса доходом физического лица от налогового агента, подлежащим налогообложению, является доход физического лица по заключенным с налоговым агентом в соответствии с законодательством РК договорам ГПХ.

Таким образом, если Компания заключит договор с работником в соответствии с Гражданским кодексом, то с доходов, получаемые им от предоставления в аренду личного автомобиля будут, будет исчисляться ИПН.

Социальный налог, социальные отчисления, ОПВ с доходов физического лица, получаемые им по договорам ГПХ, не исчисляются.