Как списать подотчетную сумму денежных средств на командировочные расходы, если по приезду из командировки сотрудник не представил авансовый отчет и был уволен? (Е. Кубиев, 25 декабря 2013 г.)

Е. Кубиев, МВА

Сертифицированный бухгалтер-практик (САР)

Профессиональный бухгалтер Республики Казахстан

Профессиональный бухгалтер ИПБ России

Действительный член ПОБ «Палаты профессиональных бухгалтеров РК»

Директор ТОО «Almer Int.Pro.»

КАК СПИСАТЬ ПОДОТЧЕТНУЮ СУММУ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ НА КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ, ЕСЛИ ПО ПРИЕЗДУ ИЗ КОМАНДИРОВКИ СОТРУДНИК НЕ ПРЕДСТАВИЛ АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ И БЫЛ УВОЛЕН?

Сотрудник направлен в командировку. По приказу, кроме суточных, была выдана сумма для дополнительных расходов в подотчет. По приезду сотрудник не отчитался, т.к. было принято решение о его увольнении. Нет никакой возможности с ним связаться.

Как списать подотчетную сумму? Отнести на 7211, удержав ИПН или 7212 ничем не облагая? Как бухгалтеру оформить документально?

В соответствии с пунктом 57 Правил ведения бухгалтерского учета, утвержденных постановлением Правительства РК, подотчетные суммы выдаются только сотрудникам субъекта.

Учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника. Учет наличных денежных средств, выданных в подотчет, регламентируется учетной политикой субъекта, при этом в зависимости от назначения устанавливаются сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств.

Авансовый отчет подписывается руководством субъекта и сдается в бухгалтерскую службу, которая обеспечивает своевременность сдачи авансового отчета и оставшихся в подотчете наличных денежных средств.

Согласно подпункту 1 пункта 3 статьи 6 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» операции и события отражаются в системе бухгалтерского учета, при этом должно обеспечиваться адекватное подкрепление бухгалтерских записей оригиналами первичных документов.

В соответствии со статьей 101 Налогового кодекса к компенсациям при служебных командировках, подлежащим вычету, относятся:

1) фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на проезд и за бронь (в том числе электронного билета при наличии документа, подтверждающего факт оплаты его стоимости);

2) фактически произведенные расходы на наем жилого помещения, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения и за бронь;

3) суточные, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке, в размере, установленном по решению налогоплательщика.

Время нахождения в командировке определяется на основании:

приказа или письменного распоряжения работодателя о направлении работника в командировку;

количества дней командировки исходя из дат выбытия к месту командировки и прибытия обратно, указанных в документах, подтверждающих проезд. При отсутствии таких документов количество дней командировки определяется исходя из других документов, подтверждающих дату выбытия к месту командировки и (или) дату прибытия обратно, предусмотренных налоговой учетной политикой налогоплательщика.

Таким образом, в связи с тем, что сотрудник не предоставил вовремя авансовый отчет по расходам во время командировки, то, соответственно, у данного сотрудника висит задолженность перед предприятием по выданным ему подотчетным суммам.

В связи с отсутствием авансового отчета и первичных документов, подтверждающие осуществленные расходы, выданная сотруднику подотчетная сумма должна быть удержана с его заработной платы.

Но согласно пункту 1 статьи 137 Трудового кодекса удержания из заработной платы работника производятся по решению суда, а также в случаях, предусмотренных законами РК. Как указано в пункте 2 данной статьи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности перед организацией, в которой он работает, могут также производиться на основании акта работодателя при наличии письменного согласия работника. Но общий размер ежемесячного удержания не может превышать 50% причитающейся работнику заработной платы.

Таким образом, в связи с отсутствием письменного согласия работника, подотчетная сумма не может быть удержана из заработной платы работника.

Списание задолженности сотрудника перед предприятием может быть произведено лишь по акту работодателя: приказу или распоряжению руководителя предприятия.

В соответствии с подпунктом 2 статьи 165 Налогового кодекса списание по решению работодателя суммы долга или обязательства работника перед ним - при списании суммы долга является доходом работника в виде материальной выгоды, подлежащим налогообложению у источника выплаты. Согласно подпунктом 3 пункта 2 статьи 163 Налогового кодекса доходы работника в виде материальной выгоды являются начисленными работодателем доходами работника, подлежащими обложению ИПН у источника выплаты.

Кроме того, в соответствии с пунктом 2 статьи 357 Налогового кодекса расходы работодателя, выплачиваемые работникам-резидентам в виде доходов, определенных пунктом 2 статьи 163 Налогового кодекса, являются объектом обложения социального налога.

Согласно пункту 5 Правил исчисления, удержания (начисления) и перечисления обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды, утвержденных постановлением Правительства РК, удержание и уплата ОПВ в накопительные пенсионные фонды осуществляются юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, а также частными нотариусами, частными судебными исполнителями и адвокатами, использующими труд наемных работников, в размере десяти процентов от ежемесячного дохода, начисленного работодателем в денежной или натуральной форме, включая доходы, предоставленные работодателем в виде материальных, социальных благ или иной материальной выгоды.

В соответствии с пунктом 3 Правил исчисления и перечисления социальных отчислений, утвержденных постановлением Правительства РК, для работодателя объектом исчисления социальных отчислении являются его расходы, выплачиваемые работнику в виде доходов за выполненные работы, оказанные услуги. Как указано в части второй пункта 5 Правил к расходам юридических лиц, а также самостоятельно занятых лиц, использующих труд наемных работников, относятся доходы, выплачиваемые работнику в денежной или натуральной форме, включая доход, полученный в виде материальных, социальных благ или иной материальной выгоды.

Таким образом, при списании с работника его задолженности перед предприятием сумму долга необходимо обложить ОПВ, ИПН, социальным налогом и обязательными социальными отчислениями.

Списанная сумма задолженности работника в соответствии с пунктом 1 статьи 110 Налогового кодекса в качестве доходов работника, подлежащим налогообложению, указанным в пункте 2 статьи 163 Налогового кодекса подлежа вычету как расходы работодателя по начисленным доходам работников.