Где должны храниться оригиналы первичных документов по деятельности Филиала по месту нахождения Филиала или в Головном офисе, находящимся в другом регионе? (А. Капаева, 28 января 2014 г.)

А. Капаева, консультант по налогам

ГДЕ ДОЛЖНЫ ХРАНИТЬСЯ ОРИГИНАЛЫ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФИЛИАЛА ПО МЕСТУ НАХОЖДЕНИЯ ФИЛИАЛА ИЛИ В ГОЛОВНОМ ОФИСЕ, НАХОДЯЩИМСЯ В ДРУГОМ РЕГИОНЕ?

Бухгалтеру филиала, с головного офиса, находящегося в другом городе, пришел приказ «подготовить и упаковать в коробки всю первичную документацию по бухгалтерии за весь период деятельности филиала, в целях проведения внутреннего аудита», правомерно ли это действие, и где должны находиться первичные документы?.

Нормативная база. Согласно Правилам ведения бухгалтерского учета субъекты обеспечивают оперативное (в случаях необходимости пользования теми или иными материалами), временное (долговременное) и постоянное хранение документов.

Меры по организации оперативного хранения документов определяются руководством субъекта, и включают в себя установление лица (или лиц - по отдельным направлениям деятельности), ответственного(ых) за формирование и полноту документов, подлежащих специальному учету и хранению.

Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствующим образом подготовить: однородные первичные документы формируют в дела.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве субъекта, с указанием сроков их хранения, оформляемый в соответствии с действующим законодательством РК о Национальном архивном фонде и архивах.

Постоянное, временное хранение документов субъекта обеспечивается самостоятельно при наличии собственного специально оборудованного помещения или путем передачи документов на хранение в соответствующие архивные учреждения за счет средств субъекта.

Законченные делопроизводством дела после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче для постоянного хранения, подлежат оформлению и описанию в соответствии с действующим законодательством РК о Национальном архивном фонде и архивах.

Согласно пункту 4 статьи 59 НК учетная документация хранится до истечения срока исковой давности, установленного статьей 46 настоящего Кодекса для каждого вида налога или другого обязательного платежа, к которому относится такая документация, начиная с налогового периода, следующего за периодом, в котором составлена учетная документация, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи.

Согласно статьи 43 ГК РК филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все или часть его функций, в том числе функции представительства. Филиалы и представительства не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом, создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

Вывод: На основании изложенного, следует учесть, что в целом субъектом хозяйственной деятельности и плательщиком налогов выступает само юридическое лицо по всей деятельности, в том числе по деятельности своих филиалов. В связи с чем, само юридическое лицо как головное предприятие принимает решения по обеспечению оперативного, временного (долговременного) и постоянного хранения бухгалтерских документов, в том числе документов по филиалу. В связи с этим, требования головного предприятия правомерны.