Как оплатить проживание работника в другом городе в командировке при отсутствии подтверждающих документов? (Иванова И., 29 апреля 2014 г.)

Иванова И., Сертифицированный бухгалтер-практик, САР

КАК ОПЛАТИТЬ ПРОЖИВАНИЕ РАБОТНИКА В ДРУГОМ ГОРОДЕ В КОМАНДИРОВКЕ ПРИ ОТСУТСТВИИ ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ?

Как оплатить проживание работника, направляемого в другой город на республиканский конкурс юных музыкантов в качестве концертмейстера, если размещаться он будет в общежитии при школе искусств, оплата за проживание и питание в котором составляет 2000 тенге в сутки, но документов, подтверждающих оплату (чек, счет-фактуру) не предоставляет?

Согласно статье 152 Трудового кодекса работодатель при направлении работника в командировку обязан возместить работнику суточные за дни нахождения в командировке, включая дни нахождения в пути, расходы на проезд к месту командировки и обратно, расходы на проживание работника в командировке.

В соответствии со статьей 101 Налогового кодекса компенсации по служебным командировкам относятся на вычеты при наличии подтверждающих документов. При этом подтверждающими расходы на проживание документами является акт выполненных работ либо иной документ, подтверждающий проживание работника (например, квитанция о заселении в номер).

Если работник не представляет никаких документов, подтверждающих его проживание в командировке, то сумма возмещения данных расходов подлежит признанию в качестве дохода работника в соответствии со статьей 165 Налогового кодекса. С данной суммы удерживаются ОПВ, ИПН, исчисляются СН и СО.

Размер возмещения суммы за проживание при отсутствии подтверждающих документов может быть установлен учетной политикой.

При установлении размера суммы возмещения при отсутствии документов организация вправе воспользоваться Правилами о служебных командировках в пределах РК работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента РК, утвержденными Постановлением Правительства РК от 22 сентября 2000 года № 1428.

Пунктом 9 настоящих Правил установлено, что при отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 50 % от норм суточных по служебным командировкам, кроме случаев, когда работники пользовались бесплатно предоставленным жилым помещением.