Сокращение документооборота - залог эффективности (М. Жакыпов, заведующий общим отделом Администрации Президента РК)

Сокращение документооборота - залог эффективности

Никого убеждать не надо, что документы играют в жизни каждого государства огромную роль. Ведь именно через них проводятся важнейшие решения, изменяющие жизнь к лучшему. Однако когда их становится слишком много, может возникнуть немало проблем.

Согласитесь, нельзя назвать нормальным явление, когда у человека требуют «справку о том, что требуется справка». Благотворная среда для этого «правила» бюрократа - это госаппарат. Поэтому наша задача - чтобы документы служили людям (отсюда и термин «служебные документы») и не превращались в прикрытие и имитацию «бурной» деятельности.

Надо изживать ненужные бумаги. Обычно такие «документы» составляются лишь для того, чтобы отчитаться перед руководством или чтобы «прикрыться» бумагой, перестраховаться, избежать критики за ничегонеделанье или неумение выполнить порученное дело. Зачастую работник рассылает запрос в нижестоящие госорганы, хотя нужная ему информация есть в базе данных своего ведомства или того же статагентства. При этом, что обидно, на составление, согласование, рассмотрение, подписание, доставку таких бумаг тратится драгоценное рабочее время. Такое же время тратит и тот, кто отвечает на такие письма.

По объективной закономерности служебный документооборот имеет тенденцию к увеличению во всем мире: один документ рождает второй, третий и т. д. Поэтому необходимо перманентно принимать меры по его сокращению в учреждениях.

Глава государства Нурсултан­ Назарбаев неоднократно ставил задачу по решительному сокращению бумажного потока в госаппарате и скорейшему переходу на электронный документооборот. Примечательно то, что такие задания Президент давал руководству Правительства в формате личных поручений, которые контролируются Администрацией Президента в особом порядке.

Действительно, переход государственных органов и учреждений на электронный документооборот приводит к кардинальному сокращению бумажного делопроизводства, повышению оперативности обработки, исполнения и пересылки документов.

К примеру, мы в Администрации Президента, благодаря целенаправленной комплексной работе по сокращению документооборота, в том числе бумажного, добились реальных результатов - все документы - от поступления из госорганов и отправки им, составления проектов документов, их согласования, рассмотрения, исполнения поручений, контроля до сдачи в архив - ходят в электронном формате. Только часть самых важных дублируется на бумаге.

В Администрации поступающие из госорганов бумажные документы не принимаются, если отсутствует их электронный формат. Исключение сделано для нацкомпаний, физических и юридических лиц, не подключенных к Единой системе электронного документооборота (ЕСЭДО), - их корреспонденция сканируется, в базе данных создаются электронные копии писем.

Внедрение электронного документооборота в Администрации Президента привело к 10-кратному сокращению расхода бумаги: с 24,3 тыс. кг в 2006 году (первый год полноценного перехода на электронный документооборот) до 2,4 тыс. - в 2013 году.

По итогам 2013 года общий объем документооборота Администрации составил 620 тыс. документов (в т. ч. 472 тыс. электронных сообщений). Только за последний год достигнуто дополнительное его сокращение на 32% (по сравнению с 2012 годом). Из них служебной корреспонденции сокращено на 22%, в т. ч. бумажных документов - на 15%, электронных сообщений - на 36%. Это - результат принятых системных мер по выполнению поручения Главы государства.

Следует отметить, что международными экспертами опыт Казахстана в развитии электронного документооборота в государственных органах признан самым передовым в СНГ. При этом, и это главное, дело не пострадало. Я имею в виду своевременное и полное исполнение указов и других поручений Главы государства. Более того, такое кардинальное сокращение переписки и отчетности дало возможность сотрудникам Администрации Президента больше сосредоточиться на аналитической и организационно-контрольной работе. Несмотря на рост количества контрольных поручений руководства (в 2013 году их число составило 4 642), коэффицент исполнительности составил 95,5 из 100 баллов. Количество продлений сроков поручений за год уменьшили на 33%, а неоднократно продленных поручений - на 42%.

Конечно, нужные документы не сократишь. Но системный анализ структуры и содержания документооборота поможет выявить ненужные бумаги, без которых можно обойтись без ущерба.

В первую очередь следует проанализировать основополагающие документы: положения о госоргане или организации, о его структурных подразделениях, регламент работы, функциональное распределение между сотрудниками и т. д. Здесь следует обратить внимание, нет ли в них несвойственных задач и функций, соответствуют ли они законодательству, правильно ли распределены функции, не дублируются ли они и другие моменты. Нередко именно в этих документах заложены причины дополнительных переписок и бумаготворчества.

Затем необходимо пересмотреть, с точки зрения сокращения документооборота, положения инструкции по делопроизводству, касающиеся подготовки, согласования, исполнения, контроля, подготовки заключений, порядка доклада их руководству и рассмотрения им, снятия с контроля, рассылки поручений, переписки подразделений между собой, в т. ч. по каким вопросам, и т. д. На каждой стадии рассмотреть необходимость составления, согласования, запросов, рассылки тех или иных документов.

Например, в случаях принятия нормативных и других актов, разработанных по поручениям руководства, можно исключить составление дополнительных служебных записок об исполнении указанных поручений (если не требуются какие-то пояс­нения или имеются замечания). И такие поручения можно снимать с контроля при представлении самого принятого акта.

При направлении документов с поручениями руководства следует максимально уменьшать количество исполнителей, поскольку это приводит к излишней переписке, размножению экземпляров документов, их рассылке и т. д.

Следующий этап - детальный анализ схемы документооборота в организации и в подразделениях: маршруты поступивших, внутренних и отправляемых документов, их оптимальность, отсутствие возвратных или зигзагообразных движений, на каких уровнях управления. Обоснованность этих маршрутов.

Далее - анализ самого содержания документооборота: по каким вопросам и из каких организаций поступают документы, соответствуют ли они компетенции самого учреждения, документы каких видов составляются в подразделениях и рассылаются в вышестоящие и подведомственные организации, на каких уровнях они подписываются и т. д. То есть по отдельности проанализировать документационные потоки: поступающей корреспонденции, внутренних документов и рассылаемых вне.

Необходимо провести анализ и в разрезе видов носителей информации: бумажных и электронных документов, электронных сообщений, факсов, телеграмм, телефонограмм, какова их доля в общем объеме документооборота, кто является составителями этих документов.

К примеру, рассылку бумажных документов для ознакомления можно не производить (законы, указы, распоряжения, приказы, резолюции руководства, постановления, положения, инструкции, протоколы совещаний и др.), а публиковать их на внутреннем веб-портале с предоставлением права доступа соответствующим работникам организации.

Внутри организации переписку по текущим вопросам, согласование проектов, пересылку документов надо вести только по системе электронного документооборота, без распечатки.

Прием различных отчетов, тем более табличных, следует осуществлять только в электронном виде, например через свой внешний веб-портал или интранет-портал госорганов.

Работу по обращению граждан надо максимально проводить также в электронном виде, в том числе путем сканирования заявлений граждан, что тоже приведет к значительному сокращению бумажного документооборота.

По мере решения проблемы долговременного хранения цифровой информации (электронный архив) появится более широкая возможность перевода оставшейся части важных документов на бумажных носителях в электронный формат.

Практика показывает, что в случае внедрения данных предложений документооборот, особенно бумажный, резко уменьшится примерно наполовину.

Конечно, для проведения анализа состояния дел в отношении такой непростой управленческой проблемы, как сокращение объема документооборота, требуются высокая квалификация, мобилизация всех документационных служб учреждения и поддержка руководства.

Вместе с тем неизбежное в переходный период параллельное хождение бумажных и электронных видов документации приводит к двойной работе по обработке документов. Но это - временно. По мере освоения электронного документооборота доля бумажных документов резко уменьшается. Для этого необходимо принять меры нормативного и организационного характера: подготовить приказ по учреждению о переходе на электронный документооборот с конкретной даты и перечень видов документов, составляемых только в электронном виде. Полезно провести консультативные занятия с сотрудниками. Затем надо мониторить и контролировать процесс.

Одна из проблем - это преодоление исполнителями и руководителями психологического барьера, отвыкание от работы с бумажными документами.

Так, объем безбумажного электронного документооборота в 38 министерствах и агентствах и 16 областных акиматах за 2013 год составил в среднем 67% от общего документооборота. При этом по центральным госорганам он составил 64%, по местным исполнительным органам - 82% документов. Работа продолжается.

Теперь систему электронного документооборота предстоит внедрить в 3,5 тыс. нижестоящих территориальных госорганов. За 2010-2013 годы ЕСЭДО внедрено в 827 территориальных учреждениях, в 2014 году за февраль-март внедрено дополнительно в 50, на апрель - ноябрь запланировано внедрение еще в 616 учреждениях за счет республиканского бюджета и 91 - за счет собственных средств госорганов. В остальных 1 116 территориальных органах внедрение электронного документооборота возможно после обеспечения технической готовности.

Более активному переходу госучреждений на полный электронный документооборот будет способствовать и то, что показатели применения информационных технологий включены в систему ежегодной оценки эффективности деятельности центральных и местных государственных органов.

Известно, что электронные технологии не только дисциплинируют рабочие процессы, но и дают неограниченные возможности для эффективного управления.

Мирболат ЖАКЫПОВ, заведующий общим отделом Администрации Президента РК