Как оформляются командировки сотрудника за границу? (Е. Кубиев, 23 июля 2014 г.)

Е. Кубиев, МВА,

профессиональный бухгалтер Республики Казахстан,

профессиональный бухгалтер России,

председатель экспертного совета ПОБ «Институт сертифицированных бухгалтеров Казахстана»,

директор ТОО «Almer Int.Pro.»

КАК ОФОРМЛЯЮТСЯ КОМАНДИРОВКИ СОТРУДНИКА ЗА ГРАНИЦУ?

Работник был отправлен в командировку за границу на неделю жил в двух гостиницах. Инвойсы и чеки предоставлены от 10.06 и 15.06 (это даты оплаты гостиниц, отраженные в чеке). Работник оплачивал гостиницы за свой счет, командировочные согласно учетной политике не предоставляются - является ли это нарушением? По приезду сотрудника из командировки, бухгалтеру нужно составить авансовый отчет (дата составления авансового отчета 18.06) и перечислить денежные средства на карту сотруднику за гостиницы. Составление авансового отчета (на дату 18.06) пересчитываем в тенге на обе даты инвойсов (сумма по одному инвойсу 1 000 у.е. (курс на 10.06) и сумма по другому инвойсу 800 у.е. (курс на 15.06)? А если оплата осуществляется 19.06 на карту сотрудника, то какой курс на какую дату применять? И возникает ли в этом случае курсовая разница, как детально это отобразить проводками? Какие документы необходимы для оформления командировки?

В связи с тем, что в соответствии с подпунктом 81 пункта 1 статьи 1 Трудового кодекса Республики Казахстан (далее - Трудовой кодекс) командировка - это направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку, то эти отношения с сотрудником также регулируются Трудовым кодексом.

Пунктом 1 статьи 152 Трудового кодекса установлено, что за время командировки за работником сохраняется рабочее место (должность) и заработная плата.

При этом согласно пункту 2 данной статьи работникам, направленным в командировки, оплачиваются:

1) суточные за календарные дни нахождения в командировке, в т. ч. за время в пути;

2) расходы по проезду к месту назначения и обратно;

3) расходы по найму жилого помещения.

Как указано в пункте 3 статьи 152 Трудового кодекса условия и сроки представления в командировки работников определяются трудовым, коллективным договором или актом работодателя.

Налоговым кодексом Республики Казахстан (далее - Налоговый кодекс) установлены только пределы расходов на командировочные расходы, а именно суточных, которые не рассматриваются в качестве дохода работника, облагаемого ИПН, согласно подпункту 4 пункта 2 статьи 155 Налогового кодекса:

- по командировкам в пределах РК - не более 6 МРП,

- по командировкам за пределы РК - не более 8 МРП.

Размер суммы суточных, превышающих данные пределы, будут облагаться налогами, взносами и отчислениями, как и заработная плата работника.

На вычеты согласно статье 101 Налогового кодекса все расходы по командировке, связанной с деятельностью налогоплательщика, направленной на получение дохода, относятся на вычеты.

Согласно пункту 57 Правил ведения бухгалтерского учета, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 14 октября 2011 года № 1172, подотчетные суммы выдаются только сотрудникам хозяйствующего субъекта. При этом учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника. Учет наличных денежных средств, выданных в подотчет, регламентируется учетной политикой субъекта, при этом в зависимости от назначения устанавливаются сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств.

Также в данном пункте указано, что авансовый отчет подписывается руководством субъекта и сдается в бухгалтерскую службу, которая обеспечивает своевременность сдачи авансового отчета и оставшихся в подотчете наличных денежных средств.

Форма авансового отчета Т-3 утверждена приказом Министра финансов Республики Казахстан от 20 декабря 2012 года № 562.

Иных норм, отраженных в законодательстве Республики Казахстан, нет. Все устанавливается внутренней учетной политикой предприятия.

Для командировок за пределы РК достаточно оформления следующих документов:

1) приказ о направлении сотрудника в командировку;

2) авансовый отчет командированного лица с приложением оригиналов всех первичных документов, подтверждающих расходы во время командировки;

3) для оформления суточных не требуется командировочное удостоверение, достаточно наличия копия паспорта сотрудника с визой и отметками о въезде и выезде в страну командировки.

В соответствии с пунктом 2 статьи 19 Закона Республики Казахстан от 28 февраля 2007 года № 234-III «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» финансовая отчетность представляется в национальной валюте РК - тенге.

Согласно пункту 17 МСФО (IAS) 21 «Влияние изменений обменных курсов валют» учет на предприятии должен перевести статьи в иностранной валюте в свою функциональную валюту и отразить результаты такого перевода в своей отчетности, т.е. валютные операции отражать в учете в функциональной валюте. Как указано в пункте 8 МСФО (IAS) 21 под функциональной валютой понимают валюту, используемую в основной экономической среде, в которой предприятие осуществляет свою деятельность. Следовательно, для компаний, созданных в соответствии законодательством РК и осуществляющих деятельность на территории РК, функциональной валютой будет выступать национальная валюта РК - тенге.

В соответствии с пунктом 21 МСФО (IAS) 21 при первоначальном признании операция в иностранной валюте учитывается в функциональной валюте с применением к сумме в иностранной валюте текущего обменного курса иностранной валюты на функциональную по состоянию на дату операции.

Так как сотруднику не выдавался аванс на командировочные расходы, то по приезду он отчитывается, и датой признания командировочных расходов будет являться дата представления авансового отчета. Следовательно, для пересчета командировочных расходов в иностранной валюте на тенге необходимо использовать курс валюты на дату представления авансового отчета, а не даты совершения расходов, как в вашем случае. То есть все расходы в иностранной валюте в вашем случае должны быть пересчитаны на 18 июня.

В дальнейшем следует опираться на признание статьи либо в качестве монетарной или немонетарной. Как указано в пункте 16 МСФО (IAS) 21 существенной характеристикой монетарной статьи является право получить (или обязательство предоставить) фиксированное или определяемое количество валютных единиц. Примерами монетарных статей являются: пенсии и другие вознаграждения работникам, подлежащие выплате в виде денежных средств, резервы, подлежащие погашению денежными средствами, а также дивиденды, подлежащие выплате в виде денежных средств и признанные в качестве обязательства. Напротив, существенной характеристикой немонетарной статьи является отсутствие права получить (или обязательства предоставить) фиксированное или измеримое количество валютных единиц. Примерами немонетарных статей являются: суммы авансовых платежей за товары и услуги (например, предоплата по аренде), гудвил, нематериальные активы, запасы, основные средства и расчетные обязательства, расчет по которым должен быть произведен путем предоставления немонетарного актива.

В данном случае, кредиторская задолженность сотруднику по командировке в иностранной валюте будет являться монетарной статьей. И если вы будете погашать в соответствующей иностранной валюте, то у вас будет возникать курсовая разница.