| ||||||||||||||||||||
|
|
|
Утверждена распоряжением и.о. Руководителя Департамента по обеспечению деятельности судов при Верховном Суде Республики Казахстан (аппарата Верховного Суда Республики Казахстан) от 21 июня 2012 года № 255
Инструкция по делопроизводству в районном и приравненном к нему суде по программе «Единая автоматизированная информационно-аналитическая система судебных органов Республики Казахстан»
См.: Письмо ГУ «Департамент по обеспечению деятельности судов при Верховном Суде Республики Казахстан (аппарат Верховного Суда Республики Казахстан)» от 26 апреля 2017 года № 6001-17-10-7/30 "О предоставлении копии Правил делопроизводства в районном и приравненном к нему суде"
Инструкция по ведению делопроизводства в районном и приравненном к нему суде далее - (Инструкция) разработана на основании Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и не государственных организациях, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года № 1570, в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности районного и приравненного к нему суда с учетом современных информационных технологии. В Инструкции учтены требования норм Гражданского процессуального, Уголовно-процессуального кодексов РК, Кодекса РК «Об административных правонарушениях», Закона Республики Казахстан «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц» от 12.01.2007 года за №221 и других нормативно правовых актов, регулирующих деятельность судов, в том числе Закона РК «О государственной правовой статистике и специальных учетах» от 22 декабря 2003 года № 510-II, Государственной программы формирования «электронного правительства» в Республике Казахстан на 2005-2007 годы, утвержденной Указом Президента от 10 ноября 2004 года №1471, Постановление Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 года № 430 «Об утверждении Правил электронного документооборота». Порядок работы с электронной почтой в суде регулируется Правилами по работе с электронной почтой в Верховном Суде Республики Казахстан, местных судах Республики Казахстан, Комитете по судебному администрированию при Верховном Суде Республики Казахстан и его администраторами в областях, городах Астане и Алматы, утвержденными Распоряжением Председателя Верховного Суда Республики Казахстан от 04 апреля 2005 года № 62. Ведение учета и систематизация законодательства определяется Правилами ведения учета и систематизации законодательства в Верховном Суде Республики Казахстан, местных судах Республики Казахстан, Комитете по судебному администрированию при Верховном Суде Республики Казахстан и его администраторах, утвержденными Распоряжением Председателя Верховного Суда Республики Казахстан от 31 августа 2005 года № 157. Работа ведомственной библиотеки суда регулируется Типовыми правилами о ведомственных библиотеках Верховного Суда Республики Казахстан и местных судов, утвержденными Распоряжением Председателя Верховного Суда Республики Казахстан от 12 сентября 2005 года № 166. Настоящая Инструкция устанавливает единые правила организации и ведения делопроизводства в канцелярии районного и приравненного к нему суда, в том числе городского, межрайонного специализированного - экономического суда, административного суда, суда по уголовным делам, суда по делам несовершеннолетних, военного суда гарнизона и других (далее - районный суд) электронным способом по системе ЕАИАС. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Порядок хранения документации в электронном виде и передачи их в архив осуществляется в соответствии с данной Инструкцией. В судах делопроизводство производится безбумажным способом. Все, не предусмотренные Инструкцией ситуации, регулируются требованиями норм Гражданского процессуального кодекса (далее - ГПК) Республики Казахстан, Уголовного процессуального кодекса (далее - УПК) Республики Казахстан, Кодекса Республики Казахстан об административных правонарушениях (далее - КоАП) и других нормативных правовых актов.
1. Основные понятия, используемые в Инструкции
1. В настоящей Инструкции используются термины, установленные Государственным стандартом Республики Казахстан СТ РК 1037-2001 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», а также действующим процессуальным законодательством Республики Казахстан: 1) заявление - обращение граждан, юридических лиц, посредством которого реализуются их субъективные права, не связанные с обжалованием, опротестованием судебных актов; 2) предложение - вид обращения, цель которого обратить внимание на необходимость совершенствования работы суда и канцелярии, а также деятельности местных судов, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных перед ними задач; 3) отклик - вид обращения, посредством которого граждане реализуют свое отношение к проводимой государством судебно-правовой реформе, отправлению правосудия; 4) запрос - обращение, выражающее потребность гражданина, юридического лица в получении информации по интересующим его вопросам личного или общественного характера; 5) жалоба - письменное обращение гражданина, юридического лица на несогласие с судебным актом, порядок рассмотрения которого регулируется положениями действующего законодательства; 6) коллективное обращение - обращение двух и более граждан, а также обращение, принятое на митинге или собрании и подписанное организаторами или участниками митинга, собрания; 7) Резидентами Республики Казахстан признаются физические лица, постоянно пребывающие в Республике Казахстан, или центр жизненных интересов которых находится в Республике Казахстан, также юридические лица, созданные в соответствии с законодательством Республики Казахстан, и (или) иные юридические лица, место эффективного управления (фактические органы управления) которых находится в Республике Казахстан; 8) Нерезидентами признаются физические и юридические лица, не являющиеся резидентами в соответствии с положениями Кодекса РК «О налогах и других обязательных платежах в бюджет»; 9) корреспонденция - поступающие в суд уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях, материалы, а также служебная корреспонденция, обращения органов государственной власти и управления, местных исполнительных и представительных органов, судов, жалобы, заявления и иные обращения юридических лиц и граждан, документы нормативно-правового характера; 10) корреспонденция, не подлежащая регистрации - копии документов, в том числе письма, ранее прошедшие регистрацию, (поступившие одним из способов связи (электронной почтой, факсом и др.); поздравительные письма, пригласительные билеты; расписки о вручении судебных повесток; 11) внутренние документы - распоряжения, поручения, заключения, обзоры, справки, протоколы, планы мероприятий и иные документы информационно-аналитического и организационного характера, связанные с деятельностью суда; 12) делопроизводство - установленный настоящей Инструкцией порядок приёма, регистрации, движения, учёта, отправки и хранения поступившей корреспонденции, внутренних документов и судебных дел, как на бумажных носителях, так и в виде электронных данных, полученных посредством информационных технологий; 13) Единая автоматизированная информационно-аналитическая система судебных органов Республики Казахстан (далее - ЕАИАС) - автоматизированная электронная система регистрации, учёта движения жалоб, заявлений, протестов и представлений, а также гражданских, уголовных дел и дел об административных правонарушениях, материалов, обращений граждан, составления статистических и ведомственных отчетов и иных аналитических материалов, установленная Инструкцией в соответствии с требованиями действующего законодательства и вложенные в учетные документы электронное содержание корреспонденции и судебных актов; 14) База данных «Судебное делопроизводство» (далее - База данных) - составная часть ЕАИАС, которая предназначена для организации систематического учета входящих, исходящих и внутренних организационно-распорядительных документов на основе регистрационно-контрольных карточек в электронном виде. Посредством базы данных осуществляется контроль за исполнением документов, резолюций руководства, исполнительской дисциплины работников суда. База данных обеспечивает автоматическую подготовку различных отчетов по рассмотрению дел, разрешению обращений и рассмотрению иной корреспонденции, а также получение стандартных учетных документов канцелярии суда; 15) информационный учетный документ (далее - учетный документ) - документ электронной базы данных установленного образца для системы автоматизированного оформления регистрации и учёта движения входящей, исходящей, внутренней корреспонденции, связанной с судопроизводством и судебных дел (учетно-статистическая карточка); 16) работники районного суда - судьи, а также работники канцелярии суда, как состоящие в штате, так и работающие по индивидуальным трудовым договорам.
2. Общие требования к обеспечению документооборота и
2. Ответственность за ведение делопроизводства, судебной статистики, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил, и порядка работы с корреспонденцией и судебными делами и материалами, учет, сохранность и своевременное прохождение корреспонденции и судебных дел и материалов, контроль за исполнением документов, поручений возлагается на заведующего канцелярией районного суда. В отчетный период, за два дня до передачи статистических сведений в уполномоченные органы, судьи, секретари судебного заседания обязаны обеспечить сведениями по делам, находящимся на их рассмотрении для заполнения реквизитов учетных документов. Рассмотрение дел следует заканчивать за пять дней до окончания отчетного периода. 3. Прием граждан в суде производится в соответствии с Типовыми правилами внутреннего распорядка местных судов, утвержденных распоряжением Председателя Верховного Суда от 05 августа 2011 года № 168. 4. Инструкция распространяется на работу с документами несекретного характера, а также на документы с грифом «Для служебного пользования». Порядок работы с секретными документами и их ведения определяется соответствующей Инструкцией. Правила и порядок работы с документами, предусмотренными настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников районного суда. 5. Ведение делопроизводства обеспечивается на государственном языке. По обращениям ответы даются на государственном языке и языке обращения. 6. Заведующий канцелярией районного суда, в течение 3 рабочих дней, знакомит под роспись вновь принятых работников с настоящей Инструкцией и другими документами, регламентирующими работу районного суда. 7. Контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет Руководитель канцелярии областного и приравненного к нему суда. 8. Обязанности, права и ответственность работников канцелярии определяются их должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем канцелярии областного и приравненного к нему суда, по согласованию с председателем районного суда. 9. Заведующий канцелярией районного суда организует и руководит работой канцелярии районного суда. Заведующий канцелярией является материально ответственным лицом в районном суде. На заведующего канцелярией возлагаются следующие обязанности: 1) распределение работы и обязанностей между работниками канцелярии районного суда и контроль за исполнением ими своих обязанностей; 2) осуществление контроля за исполнительской и трудовой дисциплиной работников районного суда; 3) организация приема входящей корреспонденции; 4) организация работы по автоматическому распределению дел, материалов, заявлений, жалоб; 5) ведение наряда распоряжений председателя районного суда; 6) осуществление контроля за ведением информационных учетных документов по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях, материалам, обращениям граждан и др., правильным и своевременным составлением статистических отчетов. Ответственность за полноту и достоверность статистических отчетов, и их сдачу в уполномоченный орган несет заведующий канцелярией. Наряду с заведующей канцелярией персональную ответственность за полноту и достоверность статистических отчетов, несет главный специалист суда, на которого, должностной инструкцией и распоряжением председателя суда возложены обязанности о ведении статистической отчетности по делам, обращениям, материалам и жалобам. 7) осуществление контроля по учету и регистрации поступающих в районный суд предложений, заявлений, жалоб, запросов, откликов и сроками их исполнения; 8) осуществление контроля за своевременной отправкой дел с апелляционными, частными жалобами и протестами, а также по запросам в вышестоящий суд, а также их возврат в суд; 9) осуществление контроля за исполнением судебных поручений других судов республики и иностранных государств, поступивших в соответствии с международными соглашениями; 10) организация работы и контроль по учету и хранению уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях, материалов, вещественных доказательств; 11) осуществление контроля за исполнением указаний, распоряжений вышестоящих судов, приказов и поручений Департамента по обеспечению деятельности судов при Верховном Суде Республики Казахстан (Аппарат Верховного Суда) и его территориального органа; 12) разработка и распределение функциональных обязанностей работников канцелярии районного суда. Заведующий канцелярией районного суда вносит руководителю канцелярии представление о распределении должностных обязанностей между работниками канцелярии районного суда для их утверждения; 13) ознакомление вновь принятых работников канцелярии районного суда с настоящей Инструкцией, в течение 3 рабочих дней с момента вынесения приказа о принятии; 14) организация работы архива районного суда; 15) организация выдачи исполнительных листов по гражданским, уголовным делам, постановлений по делам об административных правонарушениях и материалам, направления на исполнение судебных актов; 16) организация исполнения судебных актов в части вещественных доказательств; 17) ответственность за приемку, хранение и отпуск материальных ценностей в районном суде возлагается на заведующего канцелярией, с которым заключается письменный договор о полной материальной ответственности; 18) обеспечение хозяйственной деятельности районного суда по согласованию с Руководителем канцелярии соответствующей области; 19) организация деятельности работников, осуществляющих техническое обслуживание, и иных работников, принятых на работу по индивидуальному трудовому договору; 20) участие в инвентаризации материальных ценностей в сроки, установленные приказом Руководителем канцелярии; 21) определение потребности районного суда в основных средствах, хозяйственном инвентаре и канцелярских принадлежностях, составление заявок по ним и обеспечение экономии материальных ценностей; 22) своевременное предоставление сведений Руководителю канцелярии об обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности материальных ценностей районного суда; 23) организация доставки, своевременное снабжение товарно-материальными ценностями работников районного суда; 24) организация контроля за общим порядком и санитарным состоянием кабинетов, залов судебных заседаний, помещений здания и прилегающей территории районного суда; 25) организация составления и сдачи ежемесячного материального отчета о движении и остатках материальных ценностей в отдел бухгалтерского учета и отчетности Канцелярии суда не позднее 5 числа последующего месяца; 26) организация ведения автоматизированного рабочего места (далее - АРМ); 27) организация ведения кодификации; 28) выполнение других поручений председателя, судей районного суда и Руководителя канцелярии. 10. На главных специалистов районного суда, в соответствии с распределением обязанностей возлагается: 1) учет и регистрация поступающих предложений, заявлений, жалоб и контроль за соблюдением сроков их рассмотрения; 2) регистрация и учет приема граждан, осуществляемого председателем районного суда; 3) ведение делопроизводства по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях, материалам, в том числе оформление уголовных дел после предварительного слушания и главного судебного разбирательства, а также оформление гражданских дел и дел об административных правонарушениях после их рассмотрения, сдача судебных дел и приобщенных вещественных доказательств в канцелярию районного суда в установленные сроки; 4) регистрация, учет и хранение уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях и материалов; 5) автоматическое распределение судебных дел, материалов и исковых заявлений; 6) ведение систематизации законодательства РК и судебной практики; 7) доведение до работников районного суда изменений и дополнений в действующем законодательстве и судебной практике; 8) подготовка оперативного совещания районного суда, ведение протокола; 9) организация работы по взаимодействию со СМИ; 10) учет частных постановлений, определений и контроль за их исполнением; 11) ведение учета судебных поручений других судов республики и иностранных государств, поступивших в соответствии с международными соглашениями; 12) ведение электронных нарядов, журналов (в случаях необходимости в бумажном виде), электронно-информационных учетных карточек (далее ЭУИД), 13) ведение информационных учетных документов по уголовным, гражданским делам, по делам об административных правонарушениях, материалам; 14) составление статистической отчетности по судебным делам и материалам; 15) осуществление контроля за своевременной сдачей дел в канцелярию суда и направлением дел с апелляционными жалобами и протестами в вышестоящий суд; 16) своевременное исполнение запросов вышестоящих судов о высылке дел и контроль по их возврату; 17) подготовка и направление документов по исполнению приговоров, решений, определений, постановлений суда и контроль за получением сообщений об их исполнении; 18) регистрация, учет, хранение и исполнение судебных актов в части вещественных доказательств; 19) подготовка и сдача в архив законченных дел, журналов; 20) подготовка и сдача в архив электронных документов в программе ЕАИАС; 21) ведение кодификации, учет обобщений судебной практики и юридической литературы в программе КГЖЭД; 22) работа по взаимодействию со СМИ по согласованию с председателем районного суда, судьей, в чьём производстве находится дело, и заведующим канцелярией; 23) выполнение других поручений председателя, судей, заведующего канцелярией районного суда и Руководителя канцелярии. 11. На старшего судебного пристава (судебного пристава) районного суда возлагается: 1) осуществление охраны судей и иных лиц, участвующих в судебном процессе, во время совершения таких действий; 2) обеспечение охраны совещательных комнат, других судебных помещений и зданий; 3) в соответствии с законодательством об исполнительном производстве участие в совершении исполнительных действий; 4) предупреждение и пресечение правонарушения в зале судебного заседания и помещении суда, а также во время совершения исполнительных действий; 5) обеспечение по поручению судьи доставку уголовного дела и вещественных доказательств, и их сохранность при проведении судебного разбирательства вне места постоянного пребывания суда; 6) выполнение распоряжения судьи, связанные с соблюдением порядка проведения судебного разбирательства; 7) осуществление привода лиц, уклоняющихся от явки в суд; 8) взаимодействовать с сотрудниками конвойной службы по вопросам охраны и безопасности лиц, содержащихся под стражей; 9) составление отчета о работе судебного пристава; 10) выполнение другой работы по поручению председателя районного суда, судьи, заведующего канцелярией районного суда, Руководителя канцелярии и старшего судебного исполнителя по согласованию с председателем районного суда. 12. На ведущего специалиста канцелярии районного суда возлагается: 1) ведение служебной переписки; 2) оформление текущей документации; 3) регистрация исходящей и входящей корреспонденции в журналах, реестрах и электронном виде; 4) ведение архива, осуществление приема дел в архив районного суда; 5) учет и отправление дел по запросам; 6) выдача копий архивных документов; 7) подготовка и отбор нарядов и дел к уничтожению; 8) ведение разносной книги; 9) своевременная доставка по назначению судебной корреспонденции; 10) составление реестров отправляемой корреспонденции, ведение наряда реестров; 11) ведение АРМ; 12) выполнение другой работы по поручению председателя районного суда, судьи, заведующего канцелярией районного суда и Руководителя канцелярии.
3. Учет, хранение и использование печатей, штампов и бланков строгой отчетности
13. Гербовая печать, штампы и бланки строгой отчетности подлежат обязательному учету и особому режиму хранения. 14. Лица, ответственные за пользование гербовыми печатями и штампами, получение и выдачу бланков строгой отчетности, назначаются распоряжением председателя районного суда. Указанные функции отражаются в функциональных обязанностях данных лиц. 15. Печати, штампы, бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах или опечатываемых несгораемых металлических шкафах. 16. Учет печатно-бланочной продукции, подлежащей защите, в том числе с изображением Государственного Герба Республики Казахстан, и выдача ведется в журнале учета и выдачи печатно-бланочной продукции, подлежащей защите. Данный журнал заводится на каждый вид печатно-бланочной продукции, подлежащей защите. Бланки фишек с изображением Государственного Герба Республики Казахстан не подлежат специальному учету. Учет печатей, штампов, подлежащих защите, и специальной штемпельной краски с химическими добавками, имеющими индивидуальные свойства с целью защиты от подделки, а также их выдача ведется в журнале учета и выдачи печатей, штампов с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и специальной штемпельной краски. 17. Гербовые бланки и бланки строгой отчетности выдаются под роспись в журнале работникам суда лицом, ответственным за их выдачу, а также регистрируются в электронном журнале выдачи гербовых бланков, исполнительных листов по программе ЕАИАС. Проверка наличия экземпляров печатно-бланочной продукции, печатей, штампов, подлежащих защите, и средств защиты документов производится не реже одного раза в год комиссией, создаваемой распоряжением председателя суда. Отметки о результатах проверок проставляются в журналах учета и выдачи. 18. Испорченные и неиспользованные гербовые бланки по акту передаются ответственному лицу для их уничтожения.
4. Обращение с судебными делами, процессуальными
19. Работники районного суда несут ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность служебных документов и судебных дел, материалов и неразглашение содержащейся в них информации, государственной, служебной и коммерческой тайны. 20. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни все находящиеся у судей, работников канцелярии неисполненные документы по указанию председателя районного суда или заведующим канцелярией передаются другому лицу под роспись с обязательной отметкой в учетных документах (реквизит «Другие отметки»). 21. Судебные дела, процессуальные или служебные документы, гербовые бланки в нерабочее время следует хранить в сейфах, железных шкафах и других определенных для этой цели хранилищах. При выходе из кабинетов в рабочее время, двери помещений должны быть закрыты на замок. Двери помещений, где хранятся судебные дела и другие служебные документы в открытом виде (на стеллажах), в нерабочее время закрываются и опечатываются. Запрещается без служебной необходимости вынос из здания судебных дел, процессуальных или служебных документов. 22. Судебные дела выдаются для ознакомления в помещении суда в порядке и в пределах, установленными процессуальным законодательством с разрешения председателя районного суда, а также судьи, рассмотревшего дело, под расписку лица, его получившего, при предъявлении следующих документов: 1) лицам, участвующим в процессе (подсудимый, осужденный, оправданный, потерпевший, сторонам, третьим лицам и их законным представителям) - документа, удостоверяющего личность; 2) адвокатам - ордера юридической консультации или доверенности и удостоверения личности; 3) общественным обвинителям и защитникам при предъявлении документа, удостоверяющего личность и полномочия; 4) другим лицам, выступающим по гражданским делам, гражданскими истцами, ответчиками и их представителями, выступающими по уголовным делам, - доверенности на ведение дела и документа, удостоверяющего личность. 23. Ознакомление с делами должно проходить в специальном помещении в присутствии соответствующих работников районного суда. 24. Судебные дела направляются только по письменным запросам органов, которым законом предоставлено право истребования дел, с согласия председателя районного суда. Запрос, копия сопроводительного письма о высылке дела подшиваются в соответствующий наряд и находятся на контроле до поступления дела. В учетном документе отмечаются соответствующие графы и разделы. При возвращении дела проверяется наличие в нем материалов по описи. 25. Выдаваемые копии приговоров, решений, определений, постановлений должны быть прошиты, пронумерованы, заверены подписью судьи, в чьем производстве находилось на рассмотрении дело, а при его отсутствии председателем суда, и скреплены гербовой печатью. 26. Повторная выдача копий судебных документов стороне и другим лицам, участвующим в деле, или их представителям осуществляется по письменному заявлению с согласия председателя районного суда, после представления квитанции, подтверждающей уплату государственной пошлины в соответствии с Кодексом РК «О налогах и других обязательных платежах в бюджет». Заявление и квитанция об уплате госпошлины приобщаются в соответствующее дело. Вся переписка по делам, подшивается в соответствующее гражданское, уголовное, административное дело.
5. Прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции
27. Вся поступившая корреспонденция, в том числе судебные дела и материалы, регистрируется в учетных документах входящей корреспонденции в электронном виде. Корреспонденция принимается и в электронном формате, если иное не предусмотрено законодательством, которая также регистрируется в учетном документе входящей корреспонденции. При регистрации обязательно заполняются все реквизиты учетных документов входящей корреспонденции. Электронное содержание входящих прилагается в текстовом формате Adobe Acrobat и при возможности в текстовом формате Word, внутренних документов обязательно прилагается в текстовом формате Word вкладывается в учетные документы и при необходимости производится связка между входящими, исходящими и внутренними документами. При возможности применения к сканированной копии корреспонденции технологии оптического распознавания образов производится ее преобразование в формат, обрабатываемый с помощью текстовых процессоров. Корреспонденция, поступающая в суд, принимается в течение всего рабочего дня. Зарегистрированная корреспонденция передается на рассмотрение председателю районного суда, кроме корреспонденции, требующей автоматического распределения. Одновременно с регистрацией на обложке поступивших дел и материалов, а при отсутствии обложки, с лицевой стороны первого листа документа в правом нижнем углу, проставляется штамп районного суда с указанием наименования суда, порядкового номера, даты. 28. Работник канцелярии районного суда, на которого по распределению обязанностей возложено получение корреспонденции, проверяет целостность конвертов, бандеролей, вскрывает пакеты, конверты, проверяет наличие в них документов и приложений к ним, сверяет соответствие номеров поступивших документов номерам, указанным на конверте. Корреспонденция, поступившая на имя работников районного суда с отметкой «лично», передается по назначению невскрытой. В случае недостачи документов, повреждения пакетов, расхождения номеров на конвертах (пакетах) и документах составляется акт в трех экземплярах: один экземпляр остается в канцелярии, второй вместе с документом передается по назначению, а третий направляется отправителю. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются в том случае, если адрес отправителя, время отправки или получения документа можно установить только по конверту, а также при поступлении личных документов. Конверты от исковых заявлений, жалоб о пересмотре судебных актов, частных и других жалобах сохраняются во всех случаях. 29. Регистрационный штамп с указанием даты поступления, входящего номера и количества листов ставится на первой странице. При регистрации корреспонденции на иностранном языке штамп ставится на оригинале и тексте перевода. 30. Исковые и иные заявления, судебные дела, подлежащие рассмотрению в судебном порядке, после регистрации передаются работнику канцелярии для заведения ЭУД на дело, а затем осуществляется их автоматическое распределение. Письменные и устные обращения, полученные председателем суда во время личного приема лиц, также подлежат централизованной регистрации, отдельно от общих документов. 31. Не подлежат регистрации, а передаются специалистами, с отметкой о времени получения их районным судом для приобщения к делам: а) судебные повестки, возвращенные районному суду за отсутствием адресата; б) расписки о получении судебных повесток, копий исковых заявлений. 32. Зарегистрированные предложения, заявления, жалобы, отзывы, запросы, отклики, в тот же день передаются на рассмотрение председателю районного суда, за исключением тех, которые подлежат автоматическому распределению. В соответствии с резолюцией председателя районного суда обращение передается соответствующему исполнителю под расписку в разносном журнале не позднее следующего дня. Все разносные журналы должны быть в обязательном порядке прошиты, пронумерованы, заверены подписью председателя районного суда и скреплены гербовой печатью. Заведующий канцелярией по обращениям, по которым истекает установленный срок разрешения, отправляет напоминания. 33. Разрешенные обращения вместе с копией ответа заявителю и другой перепиской по ним подшиваются в наряд. О результатах рассмотрения обращения производится отметка в учетном документе. 34. Отдельной регистрации подлежат также все внутренние документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях, создаваемые внутри районных судов (справки, обзоры, распоряжения, планы, протоколы и другие документы, составленные во исполнение плановых мероприятий).
6. Оформление исходящей корреспонденции и документов
35. Вся исходящая корреспонденция, в том числе дела и материалы, регистрируется в учетных документах исходящей корреспонденции в электронном виде. При регистрации обязательно заполняются все реквизиты учетных документов исходящей корреспонденции. Электронное содержание исходящих документов вкладывается в учетные документы с проставлением электронно-цифровой подписи и при необходимости производится связка между входящими, исходящими и внутренними документами. 36. При оформлении документов необходимо руководствоваться Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и не государственных организациях, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года № 1570.
7. Порядок отправления исходящей корреспонденции и судебных документов
37. Исходящая корреспонденция принимается работниками канцелярии для отправки ежедневно. О принятии корреспонденции на отправку, работник канцелярии должен делать отметку на последнем экземпляре исходящей корреспонденции (сопроводительных писем, в копиях ответов на жалобы, заявления и т.д.) путем проставления даты, времени принятия документа на отправку и росписи в получении документа. 38. Отправка документов, судебных дел и материалов производится работниками канцелярии в день их поступления. В случае большого объема отправляемой корреспонденции исходящая корреспонденция может быть отправлена адресатам не позднее следующего рабочего дня. Телеграммы и срочная корреспонденция принимаются и отправляются в тот же день. Документы и судебные дела передаются для отправки по назначению, оформленные с пометкой категории почтового отправления. 39. Работник канцелярии перед отправкой документа обязан проверить: - правильность адреса получателя; - наличие ссылки на исходящий номер поступившего документа или дела, если исходящий документ является ответом на запрос; - наличие указанных в документах приложений (количество страниц или томов приложенных документов); - наличие и соответствие подписей должностного лица, подписавшего документ; - наличие фамилии, инициалов исполнителя и номера служебного телефона; - наличие электронного вложения документа в учетной карточке; - наличие связки с учетной карточкой регистрации входящего документа и (или) внутреннего документа. 40. Затем работник канцелярии, осуществляющий отправку документа, должен: - на письмах с несколькими адресами сделать отметку напротив адреса того корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма; - произвести регистрацию исходящей корреспонденции, заполнив обязательные реквизиты учетной карточки исходящего документа. В случаях, когда корреспонденции присваивается порядковый исходящий номер, сотрудник канцелярии выполняет действия по автоматическому присвоению очередного номера. Присвоенный системой номер указывается на исходящем регистрационном штампе или в соответствующем поле титульного бланка. - при отправке ответов на входящие документы, либо при переписке по уголовным, гражданским делам в учетном документе исходящей корреспонденции сделать ссылку на учетную карточку регистрации входящей корреспонденции или дела. Ссылка создается в разделе «Контроль в целом» учетной карточки исходящей корреспонденции. - поставить дату и исходящий номер на документе, составить опись о направлении документа. 41. При регистрации исходящей корреспонденции автоматически формируются реестры. Ежедневно при отправке корреспонденции, отправляемой посылками, заказной бандеролью, реестры распечатываются в 2-х экземплярах на бумажном носителе. Один экземпляр сдается на почту вместе с корреспонденцией, а второй - с соответствующей отметкой почтового отделения или с квитанцией подшивается в наряд, предусмотренный утвержденной номенклатурой дел. В таком же порядке распечатывается автоматически сформированная опись отправленной простой корреспонденции (в 1 экз.), которая помещается на хранение в соответствующий наряд по утвержденной номенклатуре дел. 42. За пределы населенного пункта, где расположен суд, судебные дела направляются заказными бандеролями, а материалы исковых заявлений и исполнительные документы - заказными письмами, или в установленном судом порядке. Исковые заявления при наличии приложений к ним в большом объеме отправляются по назначению также заказными бандеролями. 43. Судебные дела и документы, направляемые адресатам через курьера или получаемые нарочно, записываются в разносную книгу для местной корреспонденции. Корреспонденция передается адресатам под роспись в этой книге, при этом фамилия лица, получившего корреспонденцию, записывается полностью и разборчиво, а также проставляется дата их получения.
Доступ к документам и консультации
от ведущих специалистов |