Как можно оформить бухгалтерскую справку? (А. Дорохова, 10 сентября 2014 г.)

А. Дорохова, CAP, ДипИФР,

профессиональный бухгалтер РК

КАК МОЖНО ОФОРМИТЬ БУХГАЛТЕРСКУЮ СПРАВКУ?

Есть ли утвержденная форма бухгалтерской справки, и нужно ли подшивать к ней основание (копии документов)? Достаточно ли комментария при оформлении справки, и какой нормативно-правовой акт регулирует данный вопрос?

Нормативная база. В основных нормативно-правовых актах по бухгалтерскому и налоговому учету бухгалтерская справка не упоминается. Однако в соответствии с подпунктом 2 статьи 1 Закона от 28 февраля 2007 года № 234-III «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» ее можно отнести к первичным документам.

Первичные документы - документальное свидетельство, как на бумажном, так и на электронном носителе факта совершения операции или события и права на ее совершение, на основании которого ведется бухгалтерский учет.

Фактически бухгалтерская справка может использоваться в следующих случаях:

- для того чтобы зафиксировать расчет каких-либо сумм, за определение которых отвечает именно бухгалтер. Ведь в программе учета бухгалтер отражает уже итоговые суммы, и если данные суммы получены расчетным лицом, то впоследствии без соответствующих расчетов сложно понять, почему были сделаны проводки на те или иные суммы;

- для того чтобы внести изменения в бухгалтерский и налоговый учет;

- для отражения факта совершения операции без документов (например, по причине утери или порчи и др.)

В соответствии с пунктами 3, 4 статьи 7 Закона от 28 февраля 2007 года № 234-III «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» первичные документы, как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены в соответствии с пунктом 2 указанной статьи, разрабатываются ИП и организациями самостоятельно и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа (формы);

2) дату составления;

3) наименование организации или фамилию и инициалы ИП, от имени которых составлен документ;

4) содержание операции или события;

5) единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);

6) наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события), и правильность ее (его) оформления;

7) идентификационный номер.

В зависимости от характера операции или события, требований нормативно-правовых актов РК и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции или события либо непосредственно после их окончания.

Комментарии. Поскольку бухгалтерская справка составляется для пояснения произведенных вычислений, исправлений и прочего, в нее следует включить всю необходимую информацию. Делается это для того, чтобы по прошествии времени не забыть, почему были сделаны такие расчеты или исправления. Что именно бухгалтер отразит в справке, решает только он, также как и необходимость приложения к ней копий документов, на основании которых и была подготовлена справка. Главное, чтобы она выполняла отведенную для нее роль.