Как отнести расходы по командировке на вычет, если нет подтверждающих документов? (А. Снежковский, 22 сентября 2014 г.)

А. Снежковский, консультант по бухгалтерскому и налоговому учету группы

компаний по внедрению и сопровождению ПО «К2. Бюджет», САР, DipIFR

КАК ОТНЕСТИ РАСХОДЫ ПО КОМАНДИРОВКЕ НА ВЫЧЕТ, ЕСЛИ НЕТ ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ?

ТОО ведет учет по МСФО для МСБ. Сотрудник находился в командировке для организации участия компании в выставке. Документов по найму жилья не было предоставлено, т. к. на момент выставки все гостиницы были заняты, и сотруднику пришлось снять квартиру у частного лица. Как провести расходы по БУ и НУ?

Согласно положениям Трудового кодекса командировка - направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку.

В соответствии со статьей 152 Трудового кодекса за время командировки за работником сохраняются место работы (должность) и зарплата.

Работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:

а. суточные за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время в пути;

б. расходы по проезду к месту назначения и обратно;

в. расходы по найму жилого помещения.

Условия и сроки направления в командировки работников определяются трудовым, коллективным договорами или актом работодателя.

Согласно статье 101 Налогового кодекса к компенсациям при служебных командировках, подлежащим вычету, относятся:

- фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на проезд и за бронь (в том числе электронного билета при наличии документа, подтверждающего факт оплаты его стоимости);

- фактически произведенные расходы на наем жилого помещения, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения и за бронь;

- суточные, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке, в размере, установленном по решению налогоплательщика.

На основании статьи 7 Закона о бухгалтерском учете и финансовой бухгалтерская документация включает в себя первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность и учетную политику.

Бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции или события либо непосредственно после их окончания.

Таким образом, если нет подтверждающих документов, то

а. либо сумму выданных в подотчет денежных средств, расход которых не подтвержден документально, работник должен вернуть в кассу.

б. либо необходимо оформить договор найма помещения с физическим лицом-Арендодателем, подписать с ним акт на сумму проживания, удержать с суммы выплаченного дохода ИПН.

в. либо компания вправе «простить» эту сумму работнику, признав ее доходом и обложив всеми налогами совокупно с ЗП (согласно статье 164 Налогового кодекса).