Является ли командировочное удостоверение сотрудника обязательным документом при отнесении на вычет затрат на командирование? (А. Снежковский, 31 октября 2014 г.)

А. Снежковский, консультант по бухгалтерскому и налоговому учету

группы компаний по внедрению и сопровождению ПО « К2.Бюджет», САР, DipIFR

ЯВЛЯЕТСЯ ЛИ КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ СОТРУДНИКА ОБЯЗАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТОМ ПРИ ОТНЕСЕНИИ НА ВЫЧЕТ ЗАТРАТ НА КОМАНДИРОВАНИЕ?

Является ли командировочное удостоверение обязательным документом, при отнесении на вычет затрат на командирование, и будет ли являться его отсутствие нарушением ведения бухгалтерского учета компании?

Согласно положениям Трудового кодекса командировка - направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку.

В соответствии со статьей 152 Трудового кодекса за время командировки за работником сохраняются место работы (должность) и зарплата.

Работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:

а. суточные за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время в пути;

б. расходы по проезду к месту назначения и обратно;

в. расходы по найму жилого помещения.

Условия и сроки направления в командировки работников определяются трудовым, коллективным договорами или актом работодателя.

Согласно статье 101 Налогового кодекса к компенсациям при служебных командировках, подлежащим вычету, относятся:

- фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на проезд и за бронь (в том числе электронного билета при наличии документа, подтверждающего факт оплаты его стоимости);

- фактически произведенные расходы на наем жилого помещения, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на наем жилого помещения и за бронь;

- суточные, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке, в размере, установленном по решению налогоплательщика.

Время нахождения в командировке определяется на основании:

- приказа или письменного распоряжения работодателя о направлении работника в командировку;

- количества дней командировки исходя из дат выбытия к месту командировки и прибытия обратно, указанных в документах, подтверждающих проезд. При отсутствии таких документов количество дней командировки определяется исходя из других документов, подтверждающих дату выбытия к месту командировки и (или) дату прибытия обратно, предусмотренных налоговой учетной политикой налогоплательщика.

Время нахождения в командировке определяется на основании:

- приказа или письменного распоряжения работодателя о направлении работника в командировку;

- количества дней командировки исходя из дат выбытия к месту командировки и прибытия обратно, указанных в документах, подтверждающих проезд. При отсутствии таких документов количество дней командировки определяется исходя из других документов, подтверждающих дату выбытия к месту командировки и (или) дату прибытия обратно, предусмотренных налоговой учетной политикой налогоплательщика.

Таким образом, законодательно требование об обязательном наличии командировочного удостоверения не закреплено, поэтому для оформления и признания вычетов оно не требуется, если иное не оговорено в учетной политике самого субъекта.