Как поступить в случае, если в расходном кассовом ордере была неверно указана формулировка основания выдачи денег за оказанные услуги? (Г. Дорошева, 19 ноября 2014 г.)

Г. Дорошева, аудитор РК, директор Аудиторской компании «DSAudit»,

член правления ПАО «Коллегия аудиторов»

КАК ПОСТУПИТЬ В СЛУЧАЕ, ЕСЛИ В РАСХОДНОМ КАССОВОМ ОРДЕРЕ БЫЛА НЕВЕРНО УКАЗАНА ФОРМУЛИРОВКА ОСНОВАНИЯ ВЫДАЧИ ДЕНЕГ ЗА ОКАЗАННЫЕ УСЛУГИ?

Поставщик услуг фото съемки, с которым заключен договор, получил оплату из кассы наличными деньгами, но не выполнил своих обязательств по договору. Компания вынуждена обратиться в суд. Но бухгалтер при формировании РКО в графе «основание», к сожалению, указал: «выплата зарплаты по ведомостям». Вновь распечатать и переподписать имеющиеся РКО не предоставляется возможным. Как поступить в данной ситуации, что можно предпринять? Имеют ли юридическую силу эти РКО?

Согласно пункту 7 статьи 7 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» внесение исправлений в кассовые и банковские первичные документы не допускается.

В соответствии с Правилами ведения бухгалтерского учета, утвержденными Постановлением Правительства РК от 14 октября 2011 года № 1172, выдача наличных денег из кассы производится по расходному кассовому ордеру (далее - расходный ордер). Расходный ордер подписывается руководством субъекта, главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным руководством субъекта, и кассиром.

Все приходные и расходные ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерской службой в специальных журналах регистрации приходных и расходных кассовых документов.

При выдаче денег по расходному ордеру или ведомости отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя (паспорт или удостоверение личности гражданина), записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан.

Получатель денег расписывается в расходном ордере или ведомости только собственноручно чернилами или пастой шариковых ручек.

Выдача наличных денег лицам, не состоящим в списочном составе субъекта, производится по расходным ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. В расходных ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы. Расходные ордера или платежные ведомости не выдаются на руки лицам, получающим наличные деньги.

В ситуации, когда компания в судебном порядке намерена взыскать неправомерно полученные денежные средства за нарушение условий договора, необходимым доказательством совершенного деяния является документ, подтверждающий получение денежных средств этим лицом, с его подлинной подписью. Таким документом является расходный кассовый ордер.

По мнению автора, тот факт, что основанием для выплаты является не договор ГПХ, а как указано - зарплата, не меняет факт того, что это лицо получило денежные средства, в чем это лицо и расписалось.

На всякий случай, не лишним будет наличие докладной на имя руководства о том, что бухгалтер допустил ошибку. На основании чего издается приказ о том, что на работника за совершенный проступок налагается дисциплинарное взыскание в форме замечания (подпункт 1 пункта 1 статьи 72 Трудового кодекса). Этот пункт необходимо обсудить с юристом, представляющим интересы компании в суде, но, в любом случае, последнее слово остается за судьей.