Может ли компания разработать форму путевого листа, необходимо ли отражать детализацию каждого маршрута? (В. Зубку, 3 февраля 2015 г.)

В. Зубку, аудитор, профессиональный бухгалтер РК, САР

МОЖЕТ ЛИ КОМПАНИЯ РАЗРАБОТАТЬ ФОРМУ ПУТЕВОГО ЛИСТА, НЕОБХОДИМО ЛИ ОТРАЖАТЬ ДЕТАЛИЗАЦИЮ КАЖДОГО МАРШРУТА?

ТОО (ОУР, с НДС) имеет на бухгалтерском балансе автомобиль «Фургон цельнометаллический 3-х местный с грузовым отсеком «Газель-Бизнес» ГАЗ 2705-244». Данный автомобиль предназначен для доставки товаров клиентам в пределах города. Автомобиль не выезжает за пределы города. Для списания ГСМ может ли компания самостоятельно разработать форму путевого или маршрутного листа? Надо ли в путевом или маршрутном листе все поездки отражать детально? За день бывает большое количество выездов, все это не может поместиться в путевом листе. Можно ли в путевом или маршрутном листе указывать только показания спидометра на начало и на конец дня и количество пробега за день?

Нормативная база. Согласно пункту 15 статьи 1 Закона Об автомобильном транспорте путевой лист - документ, предназначенный для ведения учета и контроля работы водителя и автотранспортного средства.

При этом, путевой лист является основным первичный документ, который содержит данные для списания ГСМ на расходы Компании.

В соответствии с пунктом 3 статьи 7 Закона О бухгалтерском учете и финансовой отчетности первичные документы как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены в соответствии с пунктом 2 настоящей статьи, ИП и организации разрабатывают самостоятельно либо применяют формы или требования, утвержденные в соответствии с законодательством Республики Казахстан, которые должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа (формы);

2) дату составления;

3) наименование организации или фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, от имени которых составлен документ;

4) содержание операции или события;

5) единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);

6) наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее (его) оформления;

7) идентификационный номер.

В зависимости от характера операции или события, требований нормативных правовых актов Республики Казахстан и способа обработки учетной информации, если это не противоречит законодательству Республики Казахстан, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Выводы. Таким образом, документальным свидетельством факта совершения выполненных услуг, может служить путевой лист, оформленный в соответствии с требованиями статьи 7 вышеуказанного Закона. При этом, в данную форму путевого листа дополнительно можно включить необходимую информацию для учета работы автотранспорта организации, в том числе, период действия данного первичного документа, детальное заполнение маршрута движения и т. п.

В соответствии с пунктом 22 Правил перевозки автомобильным транспортом путевые листы оформляются на один рабочий день (смену, рейс) с указанием даты выдачи, штампом или печатью Компании при условии сдачи путевого листа предыдущего дня работы (смены, рейса).

Комментарии. Пробег транспортного средства - один из важных показателей, по которому определяется нормируемое количество топлива. Пробег определяется на основании показаний спидометра, отраженных в путевом листе. Если в течение дня было несколько выездов, то отметки делаются по каждой из поездок. Все маршруты следует отражать так, что бы из записи было ясно, когда, куда и на какое расстояние была совершена каждая поездка. Сведения о пробеге автомобиля, указанные в путевом листе, служат расчетной базой для определения нормируемого расхода топлива по данному автомобилю.

Таким образом, Компания вправе разработать форму путевого листа. При этом в путевом листе следует отражать и показания спидометра, и детализацию маршрута по каждой поездке.