Как будет производиться акт приема-передачи бухгалтерских документов вновь принятым на работу бухгалтером, если ранее учет велся внештатным бухгалтером? (З. Зотова, 4 февраля 2015 г.)

З. Зотова, бухгалтер практик

КАК БУДЕТ ПРОИЗВОДИТЬСЯ АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ ВНОВЬ ПРИНЯТЫМ НА РАБОТУ БУХГАЛТЕРОМ, ЕСЛИ РАНЕЕ УЧЕТ ВЕЛСЯ ВНЕШТАТНЫМ БУХГАЛТЕРОМ?

Вопрос следующего характера: в организации отсутствует бухгалтер. Бухгалтерский учет велся внештатным, приходящим бухгалтером. Как будет производиться акт приема-передачи бухгалтерских документов вновь принятым на работу бухгалтером? От кого он должен принимать документы, если нет бухгалтера? Есть ли определенный бланк акта приема-передачи или можно составлять его в произвольной форме? И вообще, какова необходимость данной процедуры, если полную ответственность за все бухгалтерские, налоговые документы несет бухгалтер, работающий в компании в данный момент?

Нормативная база. В соответствии с разделом 2 Постановления Правительства РК «Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета» руководителем бухгалтерской службы (далее - главный бухгалтер) является главный бухгалтер или другое должностное лицо, обеспечивающее ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности, формирование учетной политики в соответствии с международными стандартами и требованиями законодательства РК о бухгалтерском учете и финансовой отчетности. Под руководством субъекта следует понимать руководителя юридического лица или уполномоченное ими лицо в порядке, установленном законодательством.

Главный бухгалтер назначается руководством субъекта в соответствии с трудовым законодательством РК. Назначение оформляется в письменном порядке.

При освобождении главного бухгалтера от должности производится передача дел вновь назначенному главному бухгалтеру (а при его отсутствии - работнику, назначенному руководством субъекта, или самому ИП или руководителю организации).

Прием и передача дел производятся на основании приказа руководства субъекта, где указываются:

1) сроки приема-передачи дел бухгалтерской службы, но не более 2-х недель с момента подписания приказа;

2) порядок оплаты труда сдающего и принимающего;

3) кому предоставлено на период приема-передачи дел право подписи на документах, при этом, до оформления права подписи лица, принимающего дела, документы подписывает сдающий дела под контролем принимающего.

В процессе передачи дел проверяется состояние бухгалтерского учета, достоверность отчетных данных, составляется акт приема-передачи, подписываемый принимающей и сдающей сторонами, утверждаемый руководством субъекта. Акт составляется в двух экземплярах. Один остается в бухгалтерской службе, другой - у передающей дела стороны.

В случае неудовлетворительного состояния бухгалтерского учета, организация процесса восстановления бухгалтерского учета возлагается на руководство субъекта.

А так же в соответствии со статьей 8 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» руководство должно обеспечивать организацию бухгалтерского учета, в том числе наличие утвержденных внутренних документов, регламентирующих порядок отражения в бухгалтерском учете всех совершаемых организацией операций. Руководство может в зависимости от объема учетной работы:

1) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

2) ввести в штат должность главного бухгалтера;

3) передать на договорной основе ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности бухгалтерской или аудиторской организации или профессиональному бухгалтеру;

4) вести бухгалтерский учет лично.

Комментарии. Таким образом, исходя из вышеизложенного, следует, что ведение бухгалтерского учета возлагается на главного бухгалтера/бухгалтера или на руководителя организации. Возложение этих функций должно утверждаться приказом. Если у компании приказом был назначен ответственным лицом внештатный бухгалтер, то он должен прийти и передать дела. В случае если такого назначения не было, то ответственность за ведение бухгалтерского учета лежит на руководителе. Поэтому при приемке дел передающей стороной может выступать руководитель. На сегодняшний день не установлен порядок приемки-передачи дел, а так же форма акта приема-передачи дел. Вышеуказанным Законом и Правилами предусмотрено при увольнении Главного бухгалтера передавать дела вновь принятому/назначенному.

Поэтому, по мнению автора, это обязательный процесс, который необходимо проводить. В момент приемки дел вы можете увидеть, как велся бухгалтерский учет, составлялись регистры, велись первичные документы, предоставлялась финансовая и налоговая отчетности, проверить достоверность отчетных данных, есть ли в организации учетная и налоговая политика. И на что в будущем вам необходимо обратить внимание. В составленном акте на момент приемки дел вы можете указать все выявленные неточности и процедуру их устранения. А так же отразить с какого момента на вас лежит ответственность за ведение бухгалтерского учета.