Можно ли взять квитанцию для авансового отчета и возместить сотруднику расходы при оплате через систему Стар-банкинг? (В. Зубку, 5 февраля 2015 г.)

В. Зубку, аудитор, профессиональный бухгалтер РК, САР

МОЖНО ЛИ ВЗЯТЬ КВИТАНЦИЮ ДЛЯ АВАНСОВОГО ОТЧЕТА И ВОЗМЕСТИТЬ СОТРУДНИКУ РАСХОДЫ ПРИ ОПЛАТЕ ЧЕРЕЗ СИСТЕМУ СТАР-БАНКИНГ?

Сотрудник производит оплату за услуги сотовой связи через ИП, который имеет систему Стар-Банкинга для физических лиц. ИП не имеет договора с сотовым оператором, а договор, скорее всего между Картел и БанкЦентркредит. В квитанции указан БанкЦентрКредит (штамп имеется), плательщик - ИП, получатель ТОО - Картел (оператор связи), номер сотового телефона сотрудника указан, и сумма платежа, с примечанием: Платеж проведен через систему StarBanking. Можно ли взять такую квитанцию для авансового отчета и возместить сотруднику расходы по связи?

Нормативная база. В соответствии с пунктом 2 статьи 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» (далее - Закон) бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов. Кроме того, квитанция не относится к первичным документам, утвержденным Приказом Министра финансов РК.

На основании пункта 3 и 3-1 статьи 7 Закона первичные документы как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены в соответствии с пунктом 2 настоящей статьи, ИП и организации разрабатывают самостоятельно либо применяют формы или требования, утвержденные в соответствии с законодательством Республики Казахстан, которые должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа (формы);

2) дату составления;

3) наименование организации или фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, от имени которых составлен документ;

4) содержание операции или события;

5) единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);

6) наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) и правильность ее (его) оформления;

7) идентификационный номер.

В зависимости от характера операции или события, требований нормативных правовых актов Республики Казахстан и способа обработки учетной информации, если это не противоречит законодательству Республики Казахстан, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Мнение автора. Для оформления авансового отчета и списания суммы с подотчета недостаточно наличие квитанции, так как она не относится к первичным документам и в ней отсутствуют обязательные реквизиты. Кроме того, документ, оформленный на другое лицо, не будет являться доказательством приобретения данных услуг сотрудником.