Правомерно ли при покупке товара юридическим лицом производить оплату по пластиковой карте физ. лица - сотрудника? (И. Смурыгина, 13 февраля 2015 г.)

И. Смурыгина, начальник отдела налогового консалтинга ТОО «BDO Казахстанаудит»

ПРАВОМЕРНО ЛИ ПРИ ПОКУПКЕ ТОВАРА ЮРИДИЧЕСКИМ ЛИЦОМ ПРОИЗВОДИТЬ ОПЛАТУ ПО ПЛАСТИКОВОЙ КАРТЕ ФИЗ. ЛИЦА - СОТРУДНИКА?

Можно ли при покупке товара юридическим лицом производить оплату по пластиковой карте физ. лица - сотрудника? И, в случае положительного ответа, каким образом будет осуществляться возврат денег при возврате товара?

При использовании пластиковой карты работника для оплаты приобретенных товаров, работ, услуг, компании следует определить – каким образом она будет доказывать налоговым органам в случае проверки и/или камерального контроля, что понесенные расходы непосредственно понесены самой компанией и направлены на получение дохода.

Во избежание налоговых рисков, в данном ситуации следует издать приказ, с указанием в нем о том, что пластиковая карточка конкретного работника будет использоваться для предпринимательской деятельности самой компании, сотрудник является подотчётным лицом и т.п. Желательно не использовать данную карточку для получения заработной платы работником.

Перечисляемые суммы на карточку, зарегистрированную на работника компании, следует отнести к подотчетным суммам, по которым работник обязан будет предоставлять отчёт по расходам, произведённым по карточке, например, еженедельно/ежедекадно/ежемесячно и т.п.

В связи с чем, если компания сможет наладить строгий учёт по расходам, понесённым работником посредством использования пластиковой карточки, которая не должна использоваться для расчётов по ЗП, то при покупке товара юридическим лицом возможно производить оплату по пластиковой карте физ. лица – сотрудника.

При использовании пластиковой карточки сотрудника, возврат денег может быть осуществлён поставщиком как за наличный расчёт, так и безналом, в зависимости от установленного поставщиком порядка. Пи возврате сотруднику поставщиком денег за наличный расчёт, денежные средства, полученные от поставщика за возврат товаров должны быть обязательно сданы в кассу компании, работник обязан отчитаться перед бухгалтерией компании посредством составления авансового отчёта.

В этом случае, в компании должен быть налажен строгий учёт, а порядок использования пластиковой карточки в подотчёте сотрудником компании, в том числе при возврате ТМЗ, следует отразить в учётной налоговой политике компании.

Вместе с тем, так как у налоговых органов, по данному поводу может быть мнение, отличное от изложенного в ответе, то, во избежание налоговых рисков и претензий со стороны налоговых органов, в том числе по отнесению расходов компанией на вычеты посредством использования пластикой карточки сотрудника, следует оформить пластиковую (корпоративную) карточку непосредственно на само юридическое лицо.