Как вести учет себестоимости в ресторанном бизнесе? (И. Иванова, 11 марта 2015 г.)

И. Иванова, сертифицированный бухгалтер-практик САР

КАК ВЕСТИ УЧЕТ СЕБЕСТОИМОСТИ В РЕСТОРАННОМ БИЗНЕСЕ?

Как вести учет себестоимости в ресторанном бизнесе?

Комментарии. Калькуляция себестоимости готовой продукции складывается из суммы произведенных расходов при выпуске готовой продукции. Т. е. в данном случае необходимо рассчитать себестоимость каждого приготавливаемого блюда согласно рецептуре.

В состав себестоимости входят:

- расходы по ТМЗ, используемым в производстве;

- расходы на оплату труда работников, занятых производством;

- прочие расходы, произведенные при производстве блюд (амортизация производственного оборудования, коммунальные расходы, расходы по доставке продуктов, накладные расходы и пр.).

В программе 1С: Предприятие учет производства осуществляется во вкладке «Производство».

В конфигурации предусмотрено несколько отчетов, связанных с производственным учетом.

Отчет Калькуляция себестоимости (меню Операции - Регламентные операции - Справки-расчеты - Калькуляция себестоимости) предназначен для расшифровки структуры фактических производственных затрат по каждому виду продукции. Отчет содержит данные как о фактической себестоимости единицы продукции и фактическом объеме выпуска, так и об общей фактической себестоимости каждого вида продукции. Отчет формирует расшифровку как прямых, так и накладных затрат производства. При расшифровке материальных затрат дополнительно определяется и количество, и средняя цена списанных ТМЗ. Отчет может быть сформирован за любой промежуток времени, но корректно формировать данный отчет за временные промежутки кратные месяцу. По кнопке Настройка на закладке Отбор можно установить отбор данных по подразделению и номенклатурной группе.

Отчет Себестоимость продукции и услуг (меню Операции - Регламентные операции - Справки-расчеты - Себестоимость продукции и услуг) предназначен для проведения план-фактного анализа себестоимости продукции (услуг) в разрезе подразделений, номенклатурных групп и конкретных видов продукции (услуг), а также для проведения анализа распределения производственных расходов между видами продукции. В поле Счет учета отображается счет учета расходов основного или вспомогательного производства. Поле Подразделение содержит информацию о производственном подразделении, которому принадлежат расходы на производство. В поле Номенклатурная группа отображается наименование номенклатурной группы продукции (услуг), к которой относятся расходы на производство. Поле Расходы к распределению, включая остатки НЗП на начало периода, содержит сумму производственных расходов за месяц, а также остаток на начало месяца по соответствующему счету учета затрат, подразделению и виду продукции (услуг). В поле Остаток НЗП на конец периода отображается сумма остатка НЗП, которая будет исключена из расчета себестоимости продукции (услуг) указанного периода. В поле Расходы, включенные в стоимость выпущенной продукции и оказанных услуг, указывается сумма расходов, включенная в себестоимость выпущенной продукции и оказанных услуг в указанном периоде. Поле Наименование содержит перечень наименований выпущенной продукции и оказанных услуг. В поле Плановая себестоимость отображается сумма плановой себестоимости выпущенной продукции и оказанных услуг за указанный период. В поле Коэффициент указывается доля плановой себестоимости конкретного вида продукции (услуг) в общем объеме выпуска продукции (услуг) по указанному подразделению и номенклатурной группе. Поле Фактическая себестоимость содержит информацию о фактической себестоимости выпущенной продукции или оказанной услуги. В поле Отклонение фактической себестоимости от плановой указывается величина отклонения фактической себестоимости продукции (услуги) от планового значения. Отчет может быть сформирован за любой промежуток времени кратный месяцу. По кнопке Настройка на закладке Отбор можно установить отбор данных по подразделению и номенклатурной группе.

Отчет Распределение косвенных расходов (меню Операции - Регламентные операции - Справки-расчеты - Распределение косвенных расходов) предоставляет собой детальную расшифровку распределения косвенных расходов на себестоимость продукции (услуг) с указанием сумм баз распределения, счетов и номенклатурных групп, на которые происходит распределение накладных расходов. Кроме этого, отчет содержит информацию о коэффициентах распределения накладных расходов между номенклатурными группами. Так в поле Счет учета отображается счет учета общепроизводственных расходов, в поле Подразделение - наименование производственного подразделения, к которому относятся общепроизводственные расходы, в поле Статья затрат - наименование статьи затрат, по которой приняты общепроизводственные расходы. Поле Сумма содержит сумму общепроизводственных расходов рассматриваемого периода по указанному подразделению и статье затрат. Поле Счета, на которые списываются распределяемые расходы, содержит ссылки на счета учета, на которые производится списание общепроизводственных расходов. Поле Номенклатурные группы, на которые списываются распределяемые расходы, содержит ссылку на номенклатурные группы продукции (услуг), на которые происходит распределение общепроизводственных расходов. Графа № 7 данного отчета содержит сведения о применяемой базе распределения общепроизводственных расходов (в качестве базы распределения может выступать объем выпуска продукции, плановая себестоимость, оплата труда или материальные затраты). В поле Коэффициент распределения указывается доля (коэффициент распределения) общепроизводственных расходов, приходящаяся на указанную номенклатурную группу, по отношению ко всей сумме общепроизводственных расходов по всем номенклатурным группам. Поле Распределено расходов содержит сумму общепроизводственных расходов, распределенных на указанную номенклатурную группу.

Отчет Выпуск готовой продукции, выполнение работ (меню Производство - Выпуск готовой продукции, выполнение работ) позволяет получить постатейную расшифровку затрат на каждый вид продукции (услуг), определить фактическую себестоимость единицы продукции (услуг), а также получить детализацию сумм НЗП в разрезе статей затрат по каждому подразделению и номенклатурной группе. Отчет может быть сформирован за любой промежуток времени кратный месяцу. По кнопке Настройка можно указать перечень полей, который необходимо вывести в отчет.

В данном модуле необходимо ввести данные по сырью, по формированию себестоимости продукции через соответствующие документы.

Сбор собственных производственных затрат организуется с помощью следующих документов:

Списание ТМЗ в производство - документ Требование-накладная.

Списание прочих затрат в производство - документы Поступление ТМЗ и услуг (закладка Услуги), Авансовый отчет (закладка Прочее). В качестве счета отнесения затрат в данных документах указывается производственный счет и обязательно заполняется соответствующая аналитика по данному производственному счету.

Отнесение зарплаты производственного персонала на себестоимость продукции - документ Отражение зарплаты в регламентированном учете.

Для того, чтобы зафиксировать остатки по незавершенному производству, которые должны быть исключены из расчета фактической себестоимости продукции (услуг) текущего месяца, необходимо выполнить следующие действия:

Создать документ Инвентаризация незавершенного производства (меню Производство - Инвентаризация незавершенного производства).

В поле Подразделение указать подразделение, в котором образуется остаток НЗП, а в поле Счет затрат (БУ) указать производственный счет, по которому фиксируется остаток НЗП.

В табличной части документа, в поле Номенклатурная группа указать номенклатурные группы, по которым образуется остаток НЗП.

В поле Сумма (БУ) указать сумму НЗП.

Документ проводок по переносу сумм НЗП с производственных счетов на счета НЗП и возвращению сумм НЗП в производство не формирует. Проводки будут сформированы документами Движение незавершенного производства, которые создадутся автоматически после запуска процедуры Перенос незавершенного производства регламентным документом Закрытие месяца. Перенос сумм НЗП на счет учета НЗП и возвращение НЗП в производство происходит в разрезе статей затрат. Разбиение сумм НЗП, указанных в документе Инвентаризация незавершенного производства по статьям затрат производится автоматически по удельному весу каждой статьи в общей сумме производственных затрат документами Движение незавершенного производства.

База распределения накладных производственных расходов задается в регистре сведений «Методы распределения косвенных расходов организации» (меню Предприятие - Учетная политика - Методы распределения косвенных расходов организации).

При проведении документа Закрытие месяца с регламентной операцией Расчет и корректировка себестоимости продукции (услуг) программа выдает сообщение «Не найдена база распределения накладных производственных расходов». При проведении документа в окне служебных сообщений программа указывает, по какому именно подразделению и какая база распределения отсутствует.

Если в качестве базы распределения выступает объем выпуска продукции, то в этом случае по указанному подразделению в расчетном месяце не было выпуска продукции (услуг), т. е. не сформированы документы по выпуску готовой продукции: Отчет производства за смену или Поступление из переработки или же документы по выпуску услуг: Акт об оказании производственных услуг, Отчет производства за смену, Реализация услуг по переработке.

Если в качестве базы распределения выступает плановая себестоимость продукции (услуг), то в этом случае по указанному подразделению в расчетном месяце или не было выпуска продукции (услуг) или в документах по выпуску продукции (услуг) указано нулевое значение плановой себестоимости продукции (услуг). В качестве таких документов могут выступать: Отчет производства за смену, Акт об оказании производственных услуг, Реализация услуг по переработке, Поступление из переработки.

Если в качестве базы распределения выступают материальные затраты, то в этом случае по указанному подразделению в расчетном месяце отсутствуют затраты, у которых установлена категория затрат «материальные затраты».

Если в качестве базы распределения выступает оплата труда, то в этом случае по указанному подразделению в расчетном месяце отсутствуют затраты, у которых установлена категория затрат «оплата труда».

Для выполнения процедуры оприходования возвратных отходов необходимо выполнить следующие действия:

Создать документ Отчет производства за смену (меню Производство - Отчет производства за смену - кнопка Добавить).

В «шапке» документа указать производственный счет, подразделение и номенклатурную группу, в рамках которых осуществляется выпуск возвратных отходов, а также склад, на который будет произведено оприходование возвратных отходов.

На закладке Возвратные отходы в поле Номенклатура указать перечень приходуемых возвратных отходов.

В поле Количество указать количество приходуемых возвратных отходов.

В поле Цена указать цену, по которой возвратные отходы будут оприходованы на склад.

В поле Счет учета (БУ) указать счет учета ТМЗ, на котором будут числиться возвратные отходы.

В поле Статья затрат (БУ) указывается статья затрат, по которой произойдет уменьшение стоимости расходов на выпуск готовой продукции на сумму возвратных отходов.

Для того чтобы оформить выпуск готовой продукции из производства и оприходовать ее на склад необходимо выполнить следующие действия:

Создать документ Отчет производства за смену (меню Производство - Отчет производства за смену - кнопка Добавить).

В «шапке» документа указать производственный счет, подразделение и номенклатурную группу, в рамках, которых осуществляется выпуск продукции, а также склад, на который будет выполняться оприходование готовой продукции.

На закладке Продукция в поле Номенклатура указать перечень готовой продукции, выпускаемой из производства.

В поле Количество указать количество полученной продукции.

В поле Цена (плановая) указать плановую себестоимость выпускаемой готовой продукции. Плановая себестоимость не должна равняться нулю.

В поле Спецификация можно указать спецификацию, по которой производился выпуск продукции. Данное поле не обязательно для заполнения.

В поле Счет учета (БУ) указать счет учета готовой продукции.

Необходимо учитывать, что в течение месяца готовая продукция учитывается по плановой себестоимости. Расчет фактической себестоимости производится в конце месяца путем запуска регламентной процедуры Расчет и корректировка себестоимости продукции (услуг) из документа Закрытие месяца.

Если при проведении документа Закрытие месяца с регламентной операцией Расчет и корректировка себестоимости продукции (услуг) программа выдает сообщение «Не установлен порядок подразделений для закрытия счетов» необходимо выполнить следующие действия:

Создать документ Установка порядка подразделений для закрытия счетов (меню Предприятие - Учетная политика - Установка порядка подразделений для закрытия счетов - кнопка Добавить).

В созданном документе, в поле Дата указать первое число месяца, с которого необходимо установить задаваемый в документе порядок подразделений для закрытия счетов.

Табличная часть документа может быть заполнена по кнопке Заполнить. При таком варианте заполнения табличная часть заполняется перечнем всех подразделений, которые внесены в справочник Подразделения организации.

В табличной части документа установить порядок подразделений для закрытия счетов. Первым указывается подразделение, по которому расчет себестоимости продукции (услуг) необходимо производить в первую очередь и т. д. Таким образом, необходимо показать в программе, в каком порядке необходимо рассчитывать себестоимость продукции (услуг) в разрезе подразделений. Перемещение подразделений внутри табличной части производится с помощью соответствующих пиктограмм, на которых изображены стрелочки вверх или вниз.

Перепровести документ Закрытие месяца с регламентной операцией Расчет и корректировка себестоимости продукции (услуг).

Для отражения в учете реализации и приготовления блюд можно использовать одну из предлагаемых программой 1С: Общепит схем:

- прямая схема (рекомендована для предприятий, где блюда готовятся заранее) - используется в случаях, когда сначала осуществляется приготовление блюд, а потом оформляется их реализация.

- обратная схема (рекомендована для предприятий питания, где блюда готовятся по мере поступления заказов на них)- используется в случаях, когда выпуск блюд и списание ингредиентов регистрируются по результатам данных о реализации.

По прямой схеме операции проводятся в следующем порядке:

Списание продуктов питания в производство и поступление готовой продукции из производства проводится по документу «Выпуск продукции»;

Реализация готовой продукции потребителям оформляется по документу отчет о розничных продажах»;

Поступление денежных средств оформляется в учете «ПКО» или «платежным ордером - поступление» (если оплата производится безналичным путем).

Перечень готовых блюд и перечень продуктов должен быть отражен в справочнике «Номенклатура», например во вкладках «Готовая продукция» и «Сырье и материалы».

В документе «Спецификация номенклатуры» необходимо указать состав приготовляемого блюда.

Необходимо задать рецептуру данного блюда. При этом для каждого блюда можно использовать неограниченное количество рецептур.

Сведения «Рецептуры» отображаются через «Меню» - «Производство» - «Рецептуры».

Для создаваемой рецептуры необходимо указать вид «Приготовление» и количество порций.

В табличной части необходимо указать используемые ингредиенты.

Так же необходимо заполнить следующие реквизиты:

Спецификация вложенная - этот реквизит используется для определения вложенных блюд или полуфабрикатов, которые используются при приготовлении (количество уровней вложенности не ограничено);

Единица измерения - единица измерения количества ингредиента;

Коэффициент - коэффициент пересчета в базовую единицу измерения ингредиента;

Коэффициент расчета веса - коэффициент пересчета из единицы измерения ингредиента в единицу измерения веса продукции (обычно граммы);

Вес брутто - вес ингредиента в блюде до обработки;

Вес нетто - вес ингредиента в блюде после холодной обработки;

Выход - вес ингредиента в блюде после холодной и горячей обработки.

Дополнительно у рецептур приготовления заполняются еще части: «Специи» и «Пищевая ценность».

При этом количество специй рекомендуется указывать набольшее количество блюд, чем то, которое указано в таблице.

Рецептура сохраняется в списке рецептур.

Поступление продуктов на склад оформляется документом «Поступление ТМЗ, работ и услуг».

Для оформления операции приготовления блюд из ингредиентов по рецептурам используется документ «Выпуск продукции».

В части «Продукция» вводится список продукции, подлежащей приготовлению. При выборе рецептуры формируется список используемых ингредиентов. Когда документ заполнен его необходимо провести. При проведении документа «Выпуск продукции» автоматически списываются использованные ингредиенты.

Флаг «по материальным затратам» в документе используется в случае, когда плановые цены готовой продукции требуется определять автоматически по сумме материальных затрат на приготовление блюд.

Заполнение колонки «Готовить» зависит от установки режима «Использование полуфабрикатов» в шапке документа. Доступны следующие режимы:

Готовить все - все ингредиенты, для которых определена рецептура приготовления (колонка «Спецификация вложенная»), будут приготовлены по этой рецептуре, а не взяты со склада. Отредактировать фактический расход вложенного блюда или полуфабриката нельзя.

Готовить недостающие - когда выбран этот режим, для определения значений колонки «Готовить» используются остатки номенклатуры на складах. Если остатка достаточно, то ингредиент будет взят со склада. Если остатков ингредиента на складе не хватает, то недостающее количество будет приготовлено. Нельзя отредактировать какое количество ингредиента фактически будет списано, а какое - приготовлено.

Готовить выборочно - при использовании этого режима флаг «Готовить» доступен для редактирования. Можно указать какое количество ингредиента будет взято со склада, а какое - приготовлено по рецептуре.

Не готовить - все полуфабрикаты и вложенные блюда списываются со склада. При необходимости, можно отредактировать количество ингредиента, взятого со склада.

Если для некоторого ингредиента установлен флаг «Готовить», то его вложенные ингредиенты будут присутствовать в табличной части «Ингредиенты» в отдельной ветви.

В табличной части «Возвратные отходы» указываются возвратные отходы, образовавшиеся в процессе приготовления блюд.

Во вкладке «Счета учета затрат» расположены реквизиты, необходимые для корректного заполнения бухгалтерских проводок. Реквизиты этой закладки обязательно должны быть заполнены.

Реквизиты «Счет затрат» и «Счет затрат (НУ)» - это счета производства, на которые списываются ингредиенты (в бухгалтерском и налоговом учете соответственно), а также со счета затрат бухгалтерского учета производится оприходование готовой продукции.

Для оформления реализации блюда на основании документа «Выпуск продукции» создается документ «Отчет о розничных продажах».

Документ «Отчет о розничных продажах» отражает:

факт отгрузки товаров;

факт получения выручки от реализации товаров;

факт получения оплаты от покупателей;

регистрация налогов НДС и Акциз;

факт получения оплаты дисконтными картами.

В шапке документа предусмотрен реквизит «Счет учета расчетов», предназначенный для заполнения счета дебета проводки при отражении выручки от реализации в БУ и НУ.

На закладке «Безналичная оплата» заполняются сведения о безналичной оплате. Предполагается, что вся сумма, указанная в табличной части «Товары», оплачивается наличными, а проводки по бухгалтерскому учету, сформированные по данным табличной части «Безналичная оплата», корректируют суммы по оплате наличными, определяя, сколько было оплачено альтернативными способами оплаты (например, талонами, клубными картами или платежными картами по договору эквайринга и т. п.).

На закладке «Продажи по дисконтным картам» указывается сумма продаж по дисконтным картам.

При проведении документ «Отчет о розничных продажах» формирует операции по списанию себестоимости реализованного товара и получению дохода от реализации.

Получить данные по реализованной готовой продукции можно с помощью отчета «Отчет о реализации товаров и услуг».

При использовании обратной схемы используются те же документы, но в обратном порядке:

Вводятся документы реализации продукции и записываются без проведения;

Затем на основании этих документов формируются документы выпуска продукции;

Далее выполняется проведение документов выпуска продукции для списания израсходованных продуктов и оприходования готовой продукции;

В последнюю очередь проводятся введенные документы реализации, и регистрируется факт поступления денежных средств.

Таким образом, списание запасов на приготовление блюд производится на основании составленной калькуляции, путем оформления акта списания запасов.