Необходимо ли наличие командировочного удостоверения при оформлении авансового отчета по командировке, и какими документами подтвердить расходы на проезд сотрудника? (И. Обуховская, 16 марта 2015 г.)

И. Обуховская, профессиональный бухгалтер РК

НЕОБХОДИМО ЛИ НАЛИЧИЕ КОМАНДИРОВОЧНОГО УДОСТОВЕРЕНИЯ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ АВАНСОВОГО ОТЧЕТА ПО КОМАНДИРОВКЕ, И КАКИМИ ДОКУМЕНТАМИ ПОДТВЕРДИТЬ РАСХОДЫ НА ПРОЕЗД СОТРУДНИКА?

Директор ТОО съездил в командировку в г. Алматы. Он оплатил авиабилеты Караганда-Алматы-Караганда со своей личной карточки через интернет-банкинг и предоставил в бухгалтерию электронный билет, посадочный талон и распечатанную выписку с интернет банкинга об оплате авиаперелета. По авансовому отчету директору была возмещена стоимость данного билета. Согласно статье 101 Налогового кодекса на вычеты можно брать расходы на проезд при наличии электронного билета и подтверждающего факта оплаты его стоимости. Является ли просто распечатанная с интернет-банкинга выписка (без печати банка) подтверждением факта оплаты за авиаперелет?

Директор ТОО съездил в командировку в г. Алматы на поезде и предоставил в бухгалтерию ж/д билеты от АО. Фискальных чеков на покупку билетов директор не предоставил. Можно ли взять на вычеты ж/д билет без наличия фискального чека об оплате такого билета? Можно ли считать железнодорожный билет и фактом оказания услуги по перевозке и фактом оплаты за эту услугу? На сегодняшний день обязательно ли требование о заполнении командировочных удостоверений или достаточно наличия приказа о командировке?

Положения Налогового кодекса. Согласно подпункту 1 статьи 101 Налогового кодекса РК, к компенсациям при служебных командировках, подлежащим вычету, относятся фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на проезд и за бронь (в том числе электронного билета при наличии документа, подтверждающего факт оплаты его стоимости).

Следовательно, распечатка с интернет банкинга подтверждает оплату за электронный билет через интернет с личной карточки сотрудника, в связи, с чем при наличии электронного билета ТОО может списать подотчетную сумму и отнести данные расходы на вычеты.

Что касается железнодорожного билета, то в связи с тем, что отсутствует документ подтверждающий факт оплаты, ТОО не может списать с подотчетного лица стоимость билета и отнести данные расходы на вычеты.

Хотелось бы отметить, что согласно подпункту 3 статьи 101 Налогового кодекса РК, суточные, выплачиваемые работнику за время нахождения в командировке, в размере, установленном по решению налогоплательщика.

Время нахождения в командировке определяется на основании:

приказа или письменного распоряжения работодателя о направлении работника в командировку;

количества дней командировки исходя из дат выбытия к месту командировки и прибытия обратно, указанных в документах, подтверждающих проезд. При отсутствии таких документов количество дней командировки определяется исходя из других документов, подтверждающих дату выбытия к месту командировки и (или) дату прибытия обратно, предусмотренных налоговой учетной политикой налогоплательщика.

Выводы. Таким образом, командировочное удостоверение не обязательно для оформления авансового отчета по командировке и отнесения суточных и расходов на проезд на вычеты, только при наличии посадочных талонов. При отсутствии посадочных талонов сотрудник должен предоставить командировочное удостоверение подтверждающее факт выбытия к месту командировки и прибытия обратно.