Какие внутренние документы по кадровому учету и управлению персоналом обязано иметь ТОО? (Д. Жорокпаева, 5 августа 2025 г.)

 Данный материал выражает мнение автора и носит рекомендательный характер. Материал основан на нормативных актах, действующих на момент публикации.

Какие внутренние документы по кадровому учету и управлению персоналом обязано иметь ТОО?
(Д. Жорокпаева, специалист по вопросам труда и заработной платы, 5 августа 2025 г.)

Компания зарегистрирована на территории МФЦА, оказывает финансовые услуги.

Компания руководствуется правилами МФЦА, но там в основном расписаны условия по отпускам, увольнениям и так далее.

Какие внутренние документы (ВНД) частная компания в части кадрового учета и управления персоналом должна иметь в обязательном порядке?

Должная ли компания иметь кадровую политику, политику найма, политику правил оплаты труда и так далее, и кем будет проверяться следование этим процедурам?

Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях утверждены постановлением Правительства РК от 25 августа 2023 года № 236 (далее - Правила).

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения утвержден приказом Министра культуры и информации РК от 17 июня 2025 года № 279-НҚ.

Ненормативные правовые акты (приказы и распоряжения) руководителя организации:

по личному составу (о командировках, отпусках, поощрении, повышении квалификации, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, аттестации, получении образования, присвоении званий (чинов), изменении фамилий (отчеств), награждении, оплате труда, премировании, выплатах, пособиях) хранятся 5 лет.

Личные дела хранятся 75 лет.

Отдельно ведется личная карточка Т-2 для военнообязанных и призывников.

Согласно статье 11 Трудового кодекса работодатель издает акты в пределах своей компетенции в соответствии с Трудовым кодексом и иными нормативными правовыми актами РК, трудовым договором, соглашениями, коллективным договором.

Согласно статье 23 Трудового кодекса работодатель имеет право издавать в пределах своих полномочий акты работодателя.

Согласно подпункту 41) пункта 1 статьи 1 Трудового кодекса акты работодателя - приказы, распоряжения, инструкции, правила, положения, графики сменности, графики вахт, графики отпусков, издаваемые работодателем.

Согласно статье 63 Трудового кодекса правила трудового распорядка утверждаются работодателем. В правилах трудового распорядка устанавливаются рабочее время и время отдыха работников, условия обеспечения трудовой дисциплины, иные вопросы регулирования трудовых отношений.

Если работодатель заключает с работниками договора о неконкуренции, то перечень должностей и работ, занимаемых или выполняемых работниками, с которыми может заключаться договор о неконкуренции, утверждается актом работодателя.