Запрещено ли прилагать копии документов к личному делу сотрудника в связи с изменениями в Законе РК «О персональных данных»? (Д. Жорокпаева, 11 января 2024 г.)

Запрещено ли прилагать копии документов к личному делу сотрудника в связи с изменениями в Законе РК «О персональных данных»?

(Д. Жорокпаева, специалист по вопросам труда и заработной платы, 11 января 2024 г.)

Статья 7 Закона РК «О персональных данных» дополнена пунктом 10, согласно которому запрещается сбор, обработка копий документов, удостоверяющих личность на бумажном носителе.

Данное положение вступает в силу с 1 февраля 2024 года.

Значит ли это, что работодатель должен запрашивать у сотрудников только оригиналы документов?

Прилагать копии документов к личному делу сотрудников нет необходимости?

Согласно Закону РК 21 мая 2013 года № 94-V «О персональных данных и их защите» (далее - Закон о персональных данных):

персональные данные - сведения, относящиеся к определенному или определяемому на их основании субъекту персональных данных, зафиксированные на электронном, бумажном и (или) ином материальном носителе;

собственник базы, содержащей персональные данные, - государственный орган, физическое и (или) юридическое лицо, реализующие в соответствии с законами Республики Казахстан право владения, пользования и распоряжения базой, содержащей персональные данные;

оператор базы, содержащей персональные данные, - государственный орган, физическое и (или) юридическое лицо, осуществляющие сбор, обработку и защиту персональных данных;

субъект персональных данных - физическое лицо, к которому относятся персональные данные.

Согласно статье 7 Закона сбор, обработка персональных данных осуществляются собственником и (или) оператором, а также третьим лицом с согласия субъекта или его законного представителя в порядке, определяемом уполномоченным органом, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 5 данной статьи и статьей 9 Закона.

Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, обязано:

1) осуществлять внутренний контроль за соблюдением собственником и (или) оператором и его работниками законодательства Республики Казахстан о персональных данных и их защите, в том числе требований к защите персональных данных;

2) доводить до сведения работников собственника и (или) оператора положения законодательства Республики Казахстан о персональных данных и их защите по вопросам обработки персональных данных, требования к защите персональных данных;

3) осуществлять контроль за приемом и обработкой обращений субъектов или их законных представителей.

Сбор, обработка персональных данных производятся без согласия субъекта или его законного представителя в случаях использования персональных данных субъектов предпринимательства, относящихся непосредственно к их предпринимательской деятельности, для формирования реестра бизнес-партнеров при условии соблюдения требований законодательства Республики Казахстан.