Как работодатель должен уведомить сотрудника об удержании из зарплаты суммы задолженности по командировочным расходам? (Д. Жорокпаева, 24 марта 2023 г.)

Как работодатель должен уведомить сотрудника об удержании из зарплаты суммы задолженности по командировочным расходам?

(Д. Жорокпаева, специалист по вопросам труда и заработной платы, 24 марта 2023 г.)

ТОО регулярно направляет сотрудников в командировки, связанные с деятельностью ТОО. Командировочные выплачиваются работникам согласно требованиям законодательства.

Сотрудники должны отчитываться по командировке в течение 3 дней от даты возвращения из командировки, но не все сотрудники отчитываются в срок.

ТОО имеет право удержать сумму задолженности по командировочным с работника, и возвратить после того как он представит отчет, или признать эту сумму доходом физического лица.

В случае удержания работнику необходимо представить уведомление об удержании суммы, как правильно составить уведомление?

Согласно статье 1 Трудового кодекса командировка – направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы в другую местность, а также направление работника в другую местность на обучение, повышение квалификации или переподготовку.

Согласно статье 127 Трудового кодекса на время командировки за работником сохраняются место работы (должность) и заработная плата за рабочие дни, приходящиеся на дни командировки.

Работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:

- суточные за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время в пути;

- расходы по проезду к месту назначения и обратно;

- расходы по найму жилого помещения.

Условия и сроки направления в командировки работников определяются трудовым, коллективным договорами или актом работодателя.

Оформить приказ об отправлении сотрудника в командировку необходимо, если работник направлен для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы в другую местность.

Согласно статье 242 Налогового кодекса расходы налогоплательщика в связи с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, подлежат вычету при определении налогооблагаемого дохода с учетом положений, установленных данной статьей и статьями 243 – 263 Налогового кодекса, за исключением расходов, не подлежащих вычету в соответствии с Налоговым кодексом.

Вычеты производятся налогоплательщиком по фактически произведенным расходам при наличии документов, подтверждающих такие расходы, связанные с его деятельностью, направленной на получение дохода.

Согласно статье 244 Налогового кодекса вычету подлежат следующие расходы по компенсациям при служебных командировках:

- расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь, на основании документов, подтверждающих расходы на проезд и за бронь. В случае оформления проезда электронным билетом или электронным проездным документом документами, подтверждающими расходы на проезд и за бронь, являются:

- электронный билет, электронный проездной документ;