|
Предлагаемый ВПСД «ДСП» относится к рекомендуемым. Организациями должен формироваться ВПСД «ДСП» в зависимости от специфики работы, по результатам анализа своей деятельности, с участием в том числе и представителей подразделений по защите государственных секретов организаций.
Приложение 2 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней
Форма
Журнал регистрации входящих документов
Формат А3 (420Х197)
Журнал регистрации исходящих и внутренних документов
Формат А3 (210Х297) Приложение 3 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней
Форма
«Для служебного пользования» («ДСП») Экземпляр №____
Приложение 4 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней
Форма
«ДСП» - пункт ВПСД «ДСП», номер приказа и дата его принятия Наименование структурного подразделения организации отпечатано в 1-м экз., на 10 листах электронный файл – в адрес экз. № 1 – в дело экз. № 2 – в адрес копии согласно листу рассылки файл уничтожен/хранится на ЖД №___ Исп: Тел:
Приложение 5 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней
Форма
Итого _____________________________ листов документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _________________________ (цифрами и прописью) Наименование должности лица, заполнившего внутреннюю опись Расшифровка документов дела ________________ подписи (личная подпись) дата Формат А4 (210Х297)
Приложение 6 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней
Форма
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
Фонд № _____ Опись № ________ Дело № _____ В дело подшито и пронумеровано ___________________ лист (ов), в том числе: литерные №№ листов _________________________________________________ пропущенные №№ листов _____________________________________________ пронумерованные чистые листы ________________________________________ + листов внутренней описи ____________________________________________ Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации __________________________________________________________ (разновидности документов и их количество)
Наименование должности лица, Расшифровка заполнившего лист-заверитель дела ________________ подписи (личная подпись) дата Примечание. 1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации. 2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела. 3. В листе-заверителе указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс) количество листов внутренней описи документов дела. 4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела: 1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы); 2) печати и их оттиски; 3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры; 4) фотодокументы; 5) рисунки, гравюры и акварели; 6) крупноформатные документы; 7) склеенные листы, повреждения документов; 8) листы с наклеенными фотографиями, документами; 9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов); 10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), количество их листов (страниц). 5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1. 6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество. 7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет. 8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. 9. Лист-заверитель не нумеруется. Формат А4 (210Х297)
Приложение 7 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней
Форма
Карточка учета выдаваемых дел и изданий с пометкой «ДСП»
Формат А5 (148Х210)
Приложение 8 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней
Форма
ОБЯЗАТЕЛЬСТВО
Я, _____________________________________________________________, (фамилия, имя, отчество (при наличии) ознакомившись со служебной информацией ограниченного распространения, по вопросам ____________________________________________________________ (указываются краткое содержание сведений или реквизиты документа) в ____________________________________________________________________ (наименование организации) настоящим добровольно принимаю на себя следующие обязательства: 1. Не разглашать и не передавать третьим лицам служебную информацию ограниченного распространения, которая станет мне известной. 2. Выполнять требования документов, регламентирующих вопросы обращения и защиты служебной информации ограниченного распространения. 3. В случае попытки третьих лиц получить от меня служебную информацию ограниченного распространения, незамедлительно сообщить об этом организации, представившей указанную информацию, в устной или письменной форме. 4. Не использовать служебную информацию ограниченного распространения с целью получения какой-либо личной выгоды. 5. После прекращения права на допуск к служебной информации ограниченного распространения не разглашать и не передавать ее третьим лицам. Я предупрежден(а), что в случае нарушения данных обязательств, а также нарушений требований по защите служебной информации ограниченного распространения буду привлечен(а) к ответственности в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан. __________________ (подпись) Проинструктировал ______________________________________ (подпись и фамилия работника организации) «___» __________ 20__ г. Формат А4 (210Х297)
Приложение 9 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней
Форма
Журнал учета электронных носителей
Пояснение: 1. На ЭН проставляется через «-» номер данного журнала по номенклатуре и порядковый учетный номер ЭН. 2. В графе 2 указывается категория ЭН в зависимости от его предназначения. 3. На ЭН временного пользования заводится отдельная карточка учета выдачи ЭН. Формат А3 (210X297)
Приложение 10 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней
Форма
КАРТОЧКА
Тип ЭН __________________ Учетный номер ЭН ______________ Категория ЭН ________________
Формат А5 (210X297)
Приложение 11 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней
Форма
Лицевая карточка учета электронных носителей
Структурное подразделение: ______________________________ Ф.И.О. работника ______________________ № телефона _______________
Формат А4 (210X297)
Приложение 12 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней
Форма
Акт на уничтожение дел, журналов, картотек, не подлежащих хранению ___________ № ____
Место составления К уничтожению отобраны документы архивного фонда ____________________ (номер и название архивного фонда) на основании ____________________________________________________________________ (ссылка на нормативно-методические документы для проведения экспертизы)
Итого ________________________ единиц хранения за ______________ год (ы). (цифрами и прописью) Количество единиц хранения, крайние даты и краткая характеристика дел, журналов и картотек, остающихся на хранении ____________________________ _____________________________________________________________________ (фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом (архивохранилищем) ____________________ (дата и номер) _____________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, проводившего обработку документов) Документы сданы ____________________ на переработку по приемо-сдаточной (наименование организации) накладной __________________№ _____ _________________________________. (дата)(подпись хранителя фондов) Изменения в учетные документы внесены. ____________________________________________________________________ (наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лица, проводившего упорядочение дел, журналов, картотек)
«СОГЛАСОВАН» протоколом экспертно- проверочной комиссии (экспертной комиссии) местного исполнительного органа (архива) от ___ _______ года № ____
Формат А4 (210Х297)
Приложение 13 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней
Форма
РАЗРЕШАЮ УНИЧТОЖИТЬ
Наименование должности руководителя организации, _____________ расшифровка (личная подпись) подписи Дата
Акт о выделении к уничтожению документальных материалов, не подлежащих хранению № ______от «___» _______ 20__г. Комиссия в составе _______________________________________________, (должность, фамилия и инициалы) руководствуясь ведомственным перечнем сведений, утвержденным приказом _______________________________ от «___» ______ 20__г. № ____, отобрала к (наименование должности руководителя организации) уничтожению утратившие практическое (оперативное) значение и не имеющие научной и исторической ценности, следующие документальные материалы:
Всего подлежит уничтожению _______ наименований документов в _____ экземплярах. (прописью) (прописью) Члены комиссии: _____________________________________________________ (подпись, фамилия) Дата Правильность произведенных записей в акте с данными учета сверил __________________________________________________ (фамилия и подпись сотрудника, ответственного за учет) Дата Документы перед уничтожением с записями в акте сверили и полностью уничтожили путем ___________________________. Члены комиссии: _________________________________________________________ (подпись, фамилия) Дата Отметки в учетах об уничтожении документов произвел ________________________ (фамилии и подписи сотрудников, ответственных за учет) Дата Формат А4 (210Х297)
Приложение 14 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней
Форма
Акт приема-передачи документов, дел и изданий с пометками «ДСП» и (или) «Конфиденциально» № ___
Место составления О приеме-передаче документов, дел и изданий с пометкой «ДСП»
Итого принято ____________________ документов и дел с пометкой «ДСП», (цифрами и прописью) изданий в количестве ___________________________ (цифрами и прописью) экземпляров, номенклатур (описей) дел в ____________________ экземплярах. (цифрами и прописью) Состояние документов и дел, номенклатур (описей) дел:_______________ ____________________________________________________________________ (общая характеристика состояния) Одновременно передаются ____________________________________________________________________ (наименования видов регистрационных учетных форм) Состояние работы с документами, делами и изданиями с пометкой «ДСП» ____________________________________________________________________ (общая характеристика) Передал (а) ________________ Расшифровка подписи (личная подпись) Принял (а) ________________ Расшифровка подписи (личная подпись) Формат А4 (210Х297)
Приложение 15 к Правилам отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней
Форма
Акт № __ о проверке наличия и состояния документов, дел и изданий с пометкой «ДСП» и (или) «Конфиденциально»
Место составления Срок проведения проверки Вид проводившейся проверки и наименование подразделения организации, где проводилась проверка Проверки наличия и состояния документов, дел и изданий с пометкой «ДСП» и (или) «Конфиденциально» На основании приказа ______________________________________________ (наименование должности руководителя организации) ___________________ от «____» ____________ года № ______________________ (заголовок приказа) комиссия в составе председателя ________________________________________ (фамилия, инициалы) И членов комиссии ____________________________________________________ (фамилии, инициалы) установила, что: 1. Всего числится по сводным описям дел (номенклатурам дел, регистрационным учетным формам) _____________ документов, дел и изданий (цифрами и прописью) с пометкой «ДСП» и (или) «Конфиденциально», из них: 1) в наличии ______________________________________________________ (цифрами и прописью) 2) не обнаружено ______________________________________, в том числе (индексы (номера) документов, дел, изданий) отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан ________________________________________________ (цифрами и прописью) 2. Обнаружено документов, дел и изданий, не внесенных в сводные описи дел (номенклатуры дел, регистрационные учетные формы) _________________ (цифрами и прописью) 3. Из общего числа наличных документов, дел и изданий обнаружено: требующие дезинфекции и дезинсекции ____________________________ (цифрами и прописью) требующие реставрации __________________________________________ (цифрами и прописью) требующие переплета или подшивки _______________________________ (цифрами и прописью)
Доступ к документам и консультации
от ведущих специалистов |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||