Как документально оформить уничтожение документов с истекшим сроком хранения? (И. Иванова, 21 августа 2019 г.)

Как документально оформить уничтожение документов с истекшим сроком хранения?
(И. Иванова, профессиональный бухгалтер РК, DipIFR (АССА), САР, 21 августа 2019 г.)

Как документально оформить уничтожение документов с истекшим сроком хранения?

Согласно пункту 48 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Постановлением Правительства РК от 31 октября 2018 года № 703, содержанием акта является информация, подтверждающая установленные факты или события (сдача-приемка работ; прием-передача материальных ценностей, документов; обследование объектов на предмет противопожарной безопасности, условий труда; испытания (ввод в эксплуатацию) образцов, систем, технологий; выделение к уничтожению материальных ценностей, документов; нарушение установленных правил (требований); расследования аварий, несчастных случаев; ликвидация организации; выполненных работ; отказ; осмотр; сверка; предоставление услуг и другие). Акт составляется несколькими лицами, подтверждающими данный факт.

Акт оформляется на бланке по форме согласно приложению 9 к данным правилам. Акт, составленный внутри организации и не выходящий за ее пределы, оформляется не на бланке.

Реквизитами акта являются:

1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания) с учетом требований пунктов 16, 17 данных правил;

2) официальное наименование организации;

3) наименование вида документа;

4) дата;

5) регистрационный номер (индекс) акта;

6) место подписания акта;

7) гриф утверждения (в некоторых случаях);

8) заголовок акта;

9) текст;

10) подпись.

Текст акта состоит из введения и констатирующей части.

Во введении указывается основание для составления акта, перечисляются составители и присутствующие при этом лица.

Констатирующая часть акта содержит суть установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты, а также выводы, предложения, заключения комиссии. При необходимости текст констатирующей части акта делится на пункты.

В конце констатирующей части указываются количество экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра, после оформляется отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

В конце констатирующей части оформляются отметка о количестве экземпляров акта и местонахождении каждого экземпляра, после - отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

Акт подписывается председателем и членами комиссии либо лицом (-ами), составившим (-и) акт. Фамилии, инициалы лиц, подписывающих акт, оформляются в алфавитном порядке по фамилии, их должности не указываются.

Ознакомление лиц с актом производится под роспись. Лицо, несогласное с содержанием акта, подписывает его с оговоркой и причинами своего несогласия. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Издается приказ.

Образец приказа: