Инструкция по работе с функцией «Документ на контроле» (апрель 2023 года)

Инструкция по работе с функцией «Документ на контроле»

(апрель 2023 года)

Для удобства пользователей ИС «ПАРАГРАФ» ТОО ИнфоТех&Сервис» разработана дополнительная функция. Функция позволяет отслеживать и оповещать об изменениях в документах, поставленных на контроль, а также об изменениях в корреспондентах и респондентах к документу.

Она предназначена для тех специалистов, кому важно автоматически отслеживать не только изменения в определенном документе, но  и в тех документах, которые ссылаются на него. Либо в тех, на которые ссылается он.

Важность данной функции, в первую очередь, определяется тем, что она позволяет легко обеспечить поддержание актуальности нужного документа для их разработчиков (ведомственные документы), путем получения своевременных сигналов о необходимости изменений и дополнений в него в связи с тем, что связанные документы изменились.

Она также будет полезна и другим пользователям для самостоятельной оценки и контроля определенных документов.

Как поставить документ на контроль?

Авторизуйтесь на сайте и откройте документ. Затем с панели инструментов для работы с документом перейдите по кнопке «Поставить на контроль»

Появится меню для настройки оповещения по изменениям в документе.

Выберите позиции, по которым нужно отслеживать изменения.

Отслеживать изменения корреспондентов. Корреспонденты - это документы, которые ссылаются на текущий документ. В случае, когда в корреспондентах произойдут изменения, сработает оповещение.

Отслеживать изменения респондентов. Респонденты это документы, на которые ссылается документ (ссылки в текущем документе и есть ссылки на документы –респонденты к документу).

Поставить на контроль. Традиционная функция позволяет поставить на контроль сам документ для отслеживания изменений по тексту документа: удаление, добавление или изменение текста документа в соответствии с законодательством РК и отслеживание изменения статуса (вступил в действие или утратил силу).

Где появляется уведомление об изменениях?

На сайте:

По почте:

Как работать со списком измененных документов?

Необходимо перейти на страницу списка документов на контроле одним из трех способов:

- с уведомления на сайте:

- с письма:

- с меню Личный кабинет перейти по ссылке «Мои документы на контроле»:

Список документов на контроле можно условно разделить на 3 категории:

- документы с красной иконкой это группа документов, в которых произошли изменения и их можно просмотреть;

- серый цвет иконки обозначает только что просмотренные пользователем изменения в документе в пределах текущей авторизации на сайте;

- зеленая иконка обозначает, что документ стоит на контроле, но изменений в нем не было.

В списке документов на контроле можно добавить или убрать функцию отслеживания по изменениям корреспондентов/респондентов к каждому документу отдельно.

На странице списка документов на контроле есть всплывающие подсказки.

Виды подсказок:

 «Документ был изменен» выводится в случае изменений текста статьи в документе на уровне законодательства РК:

«Документ утратил силу или изменилась дата утраты силы документа», а также «Документ введен в действие» это подсказки об изменении статуса документа:

«Документ добавлен» или «Документ удален» подсказка появляется в случае, когда к основному документу добавился или удалился корреспондент/респондент. Работать в данном случае оповещение будет только если установить заранее галочку на позиции «Отслеживать изменения респондентов (корреспондентов)»:

Для просмотра изменений нужно просто перейти в документ из списка. Документ с изменениями сразу откроется в режиме сравнения редакций: слева старая редакция без изменений справа действующая.