| ||||||||||||||||||||
|
|
|
З. Зотова, бухгалтер-практик, эксперт ИС «Бухгалтер»
КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НУЖНЫ ДЛЯ ПОДТВЕРЖДЕНИЯ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ?
Какие документы нужны для подтверждения представительских расходов? Нужны образцы документов для подтверждения представительских расходов
Комментарии. Представительские расходы - это расходы, связанные с коммерческой и экономической деятельностью компании, понесенные в результате приема и обслуживания представителей других Компаний. Целью данных расходов является проведение переговоров для установления деловых контактов, обсуждение и подписание договоров, дополнительных соглашений, проведение встреч, совещаний и т.п. мероприятия. Законодательством РК не установлен бухгалтерский учет и порядок оформления представительских расходов. Расходы по данной статье затрат регламентируются только Налоговым кодексом РК. Далее рассмотрим налоговый учет представительских расходов. Налоговый учет. В соответствии с пунктом 1 статьи 102 Налогового кодекса РК к представительским расходам относятся расходы по приему и обслуживанию лиц, в том числе физических лиц, не состоящих в штате налогоплательщика, производимые при проведении следующих представительских мероприятий, независимо от места их проведения: 1) по установлению или поддержанию взаимного сотрудничества; 2) по организации и (или) проведению заседаний совета директоров, иного органа управления налогоплательщика, кроме исполнительных органов. К представительским расходам, в том числе относятся расходы на: 1) транспортное обеспечение лиц, участвующих в представительских мероприятиях, за исключением расходов, относимых в соответствии с подпунктом 1 статьи 101 Налогового кодекса РК к компенсациям при служебных командировках; 2) питание таких лиц в ходе проведения представительских мероприятий; 3) оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации; 4) аренду и (или) оформление помещения для проведения представительских мероприятий. А так же согласно, пункта 2 статьи 102 Налогового кодекса РК не относятся к представительским расходам и не подлежат вычету расходы на проживание приглашенных лиц, оформление виз для таких лиц, организацию досуга, развлечений, отдыха, а также расходы, не относимые в соответствии с настоящим пунктом к расходам на транспортное обеспечение лиц, участвующих в представительских мероприятиях. К расходам на транспортное обеспечение не относятся расходы на проезд железнодорожным, морским и воздушным транспортом участников представительского мероприятия. Согласно, пункта 3 статьи 102 Налогового кодекса РК основанием для осуществления вычета представительских расходов являются: 1) письменный приказ или письменное распоряжение налогоплательщика о проведении представительского мероприятия с указанием цели его проведения и лиц, ответственных за его проведение; 2) утвержденная налогоплательщиком смета расходов такого мероприятия; 3) отчет ответственных лиц о проведенном представительском мероприятии с указанием даты и места проведения, результатов проведенного мероприятия, состава участников, программы мероприятий, фактически произведенных расходах; 4) первичные и иные документы, подтверждающие основания и осуществление представительских расходов. А в соответствии с пунктом 4 данной статьи представительские расходы относятся на вычеты в размере, не превышающем 1 процент от суммы расходов работодателя по доходам работников, подлежащим налогообложению, указанным в пункте 2 статьи 163 Налогового кодекса, за налоговый период. А так же согласно, пункта 3 статьи 100 вычеты производятся налогоплательщиком при наличии документов, подтверждающих расходы, связанные с его деятельностью, направленной на получение дохода. Данные расходы подлежат вычету в том налоговом периоде, в котором они фактически были произведены. В соответствии, с вышеуказанными статьями НК РК, затраты по представительским расходам должны быть документально подтверждены, в части того, что эти расходы носят производственный характер и были произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Под документальным оформлением расходов следует понимать затраты, подтвержденные документами и оформленные в соответствии с требованиями законодательства РК. В настоящее время законодательно не предусмотрены формы документов, которые подтверждали бы производственный характер расходов, связанных с оплатой вышеуказанных затрат. А так же организации необходимо в своей Учетной политике прописать все организационно-распорядительные документы, подтверждающие расходы по проведению представительских расходов. Поэтому для того чтобы расходы были учтены и относились к расходам идущим на вычеты, необходимо чтобы оформленные организацией документы соответствовали законодательству РК. Для этого, необходимо выполнить ряд процедур по документальному оформлению: - издать приказ об организации переговоров с представителями других организаций; - составить смету представительских расходов, утвержденную руководителем; - составить программу проведения деловой встречи, утвержденную руководителем. После проведения мероприятия, необходимо дооформить и предоставить нижеуказанные документы: - Акт на списание, утвержденный руководителем и подписанный комиссией; - отчет по проведенному мероприятию, утвержденный руководителем; - первичные документы, подтверждающие расходы (акт выполненных работ (оказанных услуг), счет-фактура, счет с кафе/ресторанов, накладная, авансовый отчет, договора с поставщиками, расходные и приходные ордера, фискальный чек и тому подобные документы). 1. Оформление приказа. Для оформления представительских расходов необходимо издать приказ, который издается каждый раз новый под конкретное мероприятие/встречу. В приказе отражается задание на его организацию, устанавливаются сроки подготовки и проведения, назначаются ответственные лица за проведение, оформление и предоставление документов связанных с мероприятием. Так же в приказе необходимо указать цель которую компания преследует связанную с проведением мероприятия, ее производственную необходимость и экономическую обоснованность (важно отметить, что данные мероприятия должны быть направлены на получение дохода). С приказом необходимо ознакомить всех ответственных лиц. Пример Приказа для проведения мероприятия ПРИКАЗ № ___ от 20 февраля 2015 г.
«О проведении переговоров с представителями Фирм «BER», «MP di & C. s.a.s.»
В целях поддержания и налаживания взаимовыгодного сотрудничества, а так же для демонстрации рынка сбыта Фирмам «BER», «MP di & C. s.a.s.» (Италия)
ПРИКАЗЫВАЮ
1. Провести с 11 марта по 14 марта 2015 года официальную встречу и переговоры с представителем Фирмы «BER» для обсуждения проблемных вопросов и получения скидки, на некоторые категории поставляемого товар. А так же изучение выпускаемого товара Фирмой «MP di & C. s.a.s.». 2. Директору по развитию Пар В.Ю. согласовать даты визита и список представителей вышеуказанных Фирм. 3. Назначить ответственным за организацию и проведение встречи Директора по развитию Пар В.Ю. и поручить ему: - подготовку и утверждение программы пребывания представителей фирмы «BER», «MP di & C. s.a.s.». Срок исполнения 28.02.2015 г. - составить смету представительских расходов в срок до 04.03.2015 г. - предоставление отчета о проведенных переговоров с приложением подтверждающих документов. Срок исполнения 31.03.2015 г. 4. Утвердить список работников для проведения переговоров: - Директор по развитию Пар В.Ю.; - Технолог Пичев Д.П. 5. Предоставить право получать денежные средства для осуществления расходов в представительских целях Директору по развитию Пар В.Ю. 6. Главному бухгалтеру выдать необходимые для организации приема наличные денежные средства в пределах предоставленной сметы подотчетному лицу, указанному в п.4 настоящего Приказа в срок до 11.03.2015 года. 7. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Директор ТОО «КЕН» Манова А.Д.
С Приказом ознакомлены:
1) Директор по развитию _________________________ Пар В.Ю.
2) Технолог _________________________ Пичев Д.П.
2) Оформление программы мероприятия и сметы расходов. В программе мероприятий необходимо отразить цель, которую преследует компания, организовывая проведение представительского мероприятия. А так же указать: представителей обеих сторон (принимающей и приглашенной), даты, время и место проведения. При составлении программы необходимо четко прописать экономическое обоснование проведения представительского мероприятия. Так как программа является одним из подтверждающих документов связанных с его проведением. На основании программы составляется смета расходов в которой указываются статьи затрат, сумма по каждой статье. Пример программы официального приема представителей «УТВЕРЖДАЮ» Директор ТОО «КЕН» Манова А.Д. _________________
Программа официального приема представителей Фирм «BER», «MP di & C. s.a.s.» в г.Алматы Дата проведения встречи/переговоров: с 11 марта по 14 марта 2015 года Место проведения: Офис компании «КЕН» Цели официального приема и проведения деловых переговоров с Фирмой «BER». Целями официального приема и проведения переговоров является поддержание сложившихся партнерских отношений и сотрудничества с Фирмой «BER» в поставках товара. А так же: - описание и ознакомление с рынком сбыта в РК представителей BER; - совместное обсуждение и решение возникших проблем в условиях изменения курса валют в РК; - совместное обсуждение и решение проблемных вопросов в период поставки и реализации товара; - разработка совместной тактики ведения бизнеса в части продвижения и узнаваемости бренда BER; - увеличение объема поставок и возможности предоставления скидок на последующие поставки товара; - ознакомление с новым ассортиментом товара торговой марки BER. Цели официального приема и проведения деловых переговоров с Фирмой «MP di & C. s.a.s.». Целями официального приема и проведения переговоров является налаживание партнерских/деловых отношений и планирование сотрудничества с Фирмой «MP di & C. s.a.s.». А так же ознакомление с ассортиментом производимого товара вышеуказанной фирмой представляемой на выставке Asia. Список гостей: Со стороны «BER»: Ваола Пилл - менеджер по экспорту в страны СНГ. Со стороны «MP di & C. s.a.s.»: Гаури Веллег - коммерческий директор по экспорту. Представители со стороны «КЕН»: - Директор по развитию Пар В.Ю. - Технолог Пичев Д.П.
Директор по развитию: Пар В.Ю. Пример сметы расходов приема представителей «УТВЕРЖДАЮ» Директор ТОО «КЕН» Манова А.Д. _________________ Смета расходов
Директор по развитию: Пар В.Ю. 3) Оформление отчета о представительском мероприятии и Акта на списание расходов. После окончания представительского мероприятия ответственное лицо составляет и подготавливает отчет и утверждает его у руководителя. В отчете отражается: цель, результаты мероприятия, дата, место и время проведения; состав участвующих лиц. В отчете обязательно отражаются результаты проведенных переговоров. Такие как подписание договора, дополнительного соглашения к договору, документ о намерениях подписания договора и т.п. результаты. Так же хотелось бы отметить, что вопросы, которые обсуждались в процессе представительского мероприятия, должны быть связаны с деятельностью организации и в дальнейшем принести экономическую выгоду. В акте на списание указываются общие суммы по каждой статье затрат, которые были затрачены в процессе проведения представительского мероприятия. Данный Акт утверждает директор и подписывает комиссия. Он составляется на основании первичных документов: актов выполненных работ (оказанных услуг), счет-фактуры, накладной, счетов с кафе/ресторанов и тому подобных документов. «УТВЕРЖДАЮ» Директор ТОО «КЕН» Манова А.Д. _________________
Отчет Фирм «BER», «MP di & C. s.a.s.» (Италия) в г.Алматы с 11 марта по 14 марта 2015 года
Согласно Приказу Директора ТОО «КЕН» от 20 февраля 2015 г. № была организована и проведена официальная встреча и переговоры с представителями фирм «BER», «MP di & C. s.a.s.» (Италия) с 11 марта по 14 марта 2015 г. Местом проведения мероприятия являлся офис ТОО «КЕН» и ресторан «АРС» (адрес: __________________) в г.Алматы. Цели мероприятия: с Фирмой «BER» Целями официального приема и проведения переговоров является поддержание партнерских / деловых отношений и сотрудничества с Фирмой «BER» в поставках товара. А так же: - описание и ознакомление с рынком сбыта в РК представителей BER; - совместное обсуждение и решение возникших проблем в условиях изменения курса валют в РК; - совместное обсуждение и решение проблемных вопросов в период поставки и реализации товара; - разработка совместной тактики ведения бизнеса в части продвижения и узнаваемости бренда BER; - увеличение объема поставок и возможности предоставления скидок на последующие поставки товара; - ознакомление с новым ассортиментом товара торговой марки BER.
с Фирмой «MP di & C. s.a.s.». Целями официального приема и проведения переговоров является налаживание партнерских/деловых отношений и планирование сотрудничества с Фирмой «MP di & C. s.a.s.». А так же ознакомление с ассортиментом производимого товара вышеуказанной фирмой представляемой на выставке Asia. Участники мероприятия: Со стороны «BER»: Ваола Пилл - менеджер по экспорту в страны СНГ. Со стороны «MP di & C. s.a.s.»: Гаури Веллег - коммерческий директор по экспорту. Представители со стороны «КЕН»: - Директор по развитию Пар В.Ю. - Технолог Пичев Д.П. Результаты официально приема с «BER». 1) После обсуждения возникших вопросов по поставкам был проведен анализ проблем и были определены варианты их решения, а так же со стороны «BER» получены гарантии исключения целого ряда ошибочных действий. 2) В целях демонстрации товара и оборудования была организована поездка по объектам наших Заказчиков. Представителям «BER», «MP di & C. s.a.s.» была показана выкладка товара (торговой марки BER) в торговых центрах. Так же была продемонстрирована работа оборудования с использованием моющих средств «BER» на мойках и в клиринговых компаниях г.Алматы (а/м AS, а/м БАУ, клиринговая компания Мой додыр и другие объекты). Представитель BER, остался довольным продвижением товара на рынке РК и совместно, была выработана стратегия для дальнейшего продвижения товара под торговой маркой BER. 3) Была оговорена и получена скидка на автошампунь при оформлении следующих заказов. 4) Представленный представителем «BER» ассортимент нового товара заинтересовал нас. В качестве образцов представитель «BER» должен выслать товар: «Ароматизатор воздуха ЛДТ» для демонстрации и рекламирования его нашим потенциальным Заказчикам.
Результаты официально приема с «MP di & C. s.a.s.». 1) Директором нашей компании было дано задание о развитии еще одного направления в бизнесе. Для этого необходимо было найти Поставщиков с выгодным предложением и совместно проанализировать рынок сбыта. В связи с этим был приглашен представитель Фирмы «MP di & C. s.a.s.» (Италия), который провел ознакомительную презентацию об ассортименте производимого товара. 2) После ознакомления с ассортиментом товара мы посетили выставку на которой наглядно ознакомились с качеством предлагаемого товара. А так же представителем Фирмы «MP di & C. s.a.s.» были предоставлены: коммерческое предложение, каталоги и прайс листы, которые будут использоваться нами для проведения дальнейшего анализа и планирования развития нового направления в бизнесе. До конца года договорились подписать договор на первую поставку товара. Директор по развитию: Пар В.Ю.
Пример Акта на списание представительских расходов «УТВЕРЖДАЮ» Директор ТОО «КЕН» Манова А.Д. _________________
Г.Алматы «14» марта 2015 года АКТ НА СПИСАНИЕ Мы, нижеподписавшиеся составили настоящий акт в том, что на официальный прием представителей фирм «BER», «MP di & C. s.a.s.» из ИТАЛИИ в период с 11 марта по 14 марта 2015 г. было израсходовано: В ходе встреч на кофе-брэк согласно накладной, счет-фактуры и фискального чека на сумму ( тенге) 00 тиын На официальный обед 11.03.2015 г. ресторанный счет на сумму ( тенге) 00 тиын. На официальный обед 12.03.2015 г. ресторанный счет на сумму ( тенге) 00 тиын. Итого расходов на общую сумму ( тенге) 00 тиын. Расходы произведены в пределах утвержденной сметы и подлежат списанию с подотчетного лица Пар В.Ю. по статье «Представительские расходы» в размере ____________ (тенге) 00 тиын. Приложение копии документов: Ресторанный счет и ККМ с Ресторана АРС находящегося по адресу ___________________________________. Накладная и счет-фактура с магазина «ДОС» находящегося по адресу ___________________________________.
Заместитель директора ______________________________ Раев М.Б.
Директор по развитию ______________________________ Пар В.Ю.
Технолог ______________________________ Пичев Д.П.
Настоящий материал является объектом авторского права. Перепечатка и иное использование запрещено правообладателем.
Доступ к документам и консультации
от ведущих специалистов |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||