Государственный учет трудовых договоров: практические особенности работы с единой системой учета трудовых договоров для работодателей (Лариса Емельянова, старший юрист трудовой практики Юридической фирмы «AEQUITAS»)

Государственный учет трудовых договоров:
практические особенности работы с единой системой учета трудовых договоров для работодателей

Лариса Емельянова, старший юрист трудовой практики

Юридической фирмы «AEQUITAS»

www.aequitas.kz

Статья впервые опубликована: Емельянова Л. А. «Государственный учет трудовых договоров: практические особенности работы с единой системой учета трудовых договоров для работодателей»// Petroleum. - 2020. - № 6. https://www.petroleumjournal.kz/

Продолжение. Пожалуйста, смотрите начало в статье: Емельянова Л. А. «Единая система учета трудовых договоров и другие важные изменения трудового законодательства»// Petroleum. - 2020. - № 4. https://www.petroleumjournal.kz/

Напомним, с 16 мая 2020 года вступили в силу изменения в Трудовой кодекс Республики Казахстан (далее - «Трудовой кодекс»), которые заложили правовую основу для внедрения в Казахстане Единой системы учета трудовых договоров (далее - «ЕСУТД»). Однако обязанность работодателей по внесению информации в ЕСУТД «не работала» до определения уполномоченным государственным органом порядка внесения сведений в систему.

Правила представления и получения сведений о трудовом договоре в ЕСУТД были утверждены Приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 3 сентября 2020 года № 353 и вступили в силу 18 сентября 2020 года (далее - «Правила работы ЕСУТД»).

Поэтому с 18 сентября 2020 года все работодатели обязаны вносить в ЕСУТД информацию о трудовых договорах.

В статье рассматриваются практические особенности внесения сведений в ЕСУТД, которые могут иметь значение для работодателей.

СПОСОБ И МЕСТО ВНЕСЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ

Информация вносится тремя способами:

в личном кабинете работодателя на государственном информационном портале «Электронная биржа труда» - www.enbek.kz либо

путем интеграции информационной системы кадрового обеспечения предприятия с ЕСУТД, либо

через другие информационные системы по автоматизации учета трудовых договоров, интегрированные с ЕСУТД.

ИНФОРМАЦИЯ, ПОДЛЕЖАЩАЯ ВНЕСЕНИЮ

Общие комментарии

Как было рассмотрено в предыдущей статье, ЕСУТД имеет учетный характер. Поэтому трудовые договоры в системе не регистрируются, о них вносится учетная информация. Копии трудовых договоров в системе не размещаются.

В ЕСУТД вносятся сведения о трудовых договорах, которые:

являются действующими у работодателя на 18 сентября 2020 года;

заключены работодателями до этой даты, но вступают в силу после нее;

заключаются работодателем после этой даты.

Исторические данные (сведения о трудовых договорах, прекращенных до даты вступления в силу Правил работы ЕСУТД^[1]) вносить в систему не требуется.

Работодатель обязан внести следующие сведения:

В предыдущей статье мы уже рассматривали некоторые важные вопросы работы с системой. Далее прокомментируем дополнительные практические особенности, с которыми сталкиваются работодатели в ходе внесения сведений в систему с учетом Правил работы ЕСУТД.

Срок трудового договора

Система не учитывает особенности заключения трудового договора с руководителем организации, срок трудового договора которого может отличаться от предлагаемых вариантов выбора ответа.

Ранее не было возможности выбора срока действия разрешения на привлечение иностранной рабочей силы, но недавно такая опция была добавлена в систему. Поэтому сведения о трудовых договорах с иностранными работниками также должны быть внесены.

Дополнительные данные

ЕСУТД предусматривает поля для ввода следующих дополнительных данных:

режим рабочего времени;

военная обязанность;

вид работы (основная работа или работа по совместительству);

профессиональные навыки;

личные качества;

связано ли расторжение трудового договора с внедрением новых технологий (цифровизации), приводящих к повышению производительности.

Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить эти и другие дополнительные сведения в ЕСУТД. Более того, сведения, отмеченные выше в подпунктах в)-е), вообще не указаны в Правилах работы ЕСУТД. Поскольку они могут входить в состав персональных данных (особенно профессиональные навыки и личные качества), работодатель может внести необязательные сведения только в случае, если работник дал на это свое письменное согласие.

Сведения «профессиональные навыки» и «личные качества», внесенные в ЕСУТД, не отображаются в личном кабинете работника на портале egov.kz, что нарушает права работника на получение сведений из ЕСУТД о трудовом договоре и своей трудовой деятельности (пп. 25 п. 1 ст. 22 Трудового кодекса). Считаем, что все внесенные в систему сведения должны быть доступны работникам для ознакомления, а не только обязательные^[4].

Правила работы ЕСУТД предусматривают, что работодатель может дополнительно вносить сведения о режиме отдыха работника. На текущий момент система не имеет поля для ввода этих данных.

Режим рабочего времени

ЕСУТД имеет поле режима рабочего времени, которое предлагает выбор из трех вариантов ответа: нормальное, сокращенное, неполное. Пустое поле оставить не получится. В неполном рабочем времени в качестве обязательного поля система предлагает также заполнить тарифную ставку.

Данный подход не соответствует Трудовому кодексу - все эти данные не являются обязательными для заполнения. Поэтому, поскольку у работодателя нет обязанности вносить режим рабочего времени, а «пустого» варианта система не предусматривает, то сведения в данной графе не могут иметь информационно-статистического и тем более правового значения.

Работодатель вполне может оставить предустановленную опцию «нормального» времени и для тех работников, у кого оно сокращенное или неполное. Полагаем, что такой подход обусловлен недоработкой системы и не свидетельствует о недостоверности данных о трудовом договоре. Этот вопрос весьма актуален в текущее «карантинное» время, вынуждающее работодателей «переводить» работников на неполное время и обратно. Если внести в систему неполное время, то впоследствии придется вносить изменения при изменении режима работы работника. А это выходит за пределы требований Трудового кодекса.

В этой ситуации нужно быть готовым пояснить работнику и проверяющим органам несоответствие сведений ЕСУТД и фактического рабочего времени, так как сведения о рабочем времени по трудовому договору отображаются в личном кабинете работника на портале egov.kz.

Разработчикам ЕСУТД следует добавить возможность оставления пустого поля в графе режима рабочего времени.

Перевод работника в обособленное структурное подразделение

При переводе работника из одного подразделения компании в другое обособленное подразделение, имеющее свой БИН, (например, при переводе из головного офиса в филиал) возникает проблема с актуализацией данных в системе.

Внесение сведений в ЕСУТД «увязано» на БИН работодателя. Система не содержит функции перевода работника с «одного БИН на другой БИН» в рамках одного юридического лица.

Полагаем, что не следует приводить фактические отношения в соответствие с «системой», например, расторгать трудовой договор с работником и затем его снова заключать на новый БИН другого подразделения того же работодателя. Это, как минимум, может повлечь нарушение права работника на ежегодный трудовой отпуск (при его наличии), который при расторжении первого договора будет заменен компенсацией.

С другой стороны «фиктивное расторжение» трудового договора в системе с головной организации (с одного БИН) и новое внесение того же договора в систему «в филиал» (на другой БИН) также считаем неправильными, поскольку такие действия не соответствуют действительности и правовому характеру перевода.

Карточка «Расторгнуть договор» содержит такие основания «расторжения» как «Перевод в другое юридическое лицо (внутри Компании)»и «Другие случаи, предусмотренные Трудовым кодексом РК, законами Республики Казахстан и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан». Вариант «Другие случаи…»не подходит для ситуации перевода.

Опция «расторжения трудового договора» в ЕСУТД под названием «перевод в другое юридическое лицо (внутри Компании)»не соответствует законодательству.

Трудовой кодекс (пп. 4 ст. 49) предусматривает основание прекращения (а не расторжения) трудового договора «в связи с переводом работника к другому работодателю». В данном основании речь идет не о собственно переводе (т.е. о замене юридического лица-работодателя) при сохранении трудового договора, а о прекращении трудового договора со старым работодателем и заключении нового трудового договора с новым работодателем в рамках одной группы компаний, отвечающей требованиям ст. 55 Трудового кодекса. То есть перемещение работника происходит не внутри Компании (как предлагает ЕСУТД), а между двумя различными юридическими лицами, хотя и родственными.

Если же данная опция в ЕСУТД предусмотрена для случаев перевода между структурными подразделениями в рамках одного юридического лица без расторжения трудового договора, то этот подход нельзя признать удачным. При таком переводе не происходит расторжения трудового договора, он остается тем же самым, а лишь изменяется место работы по дополнительному соглашению к трудовому договору.

Если же в ЕСУТД внести вначале расторжение на головном БИНе организации, а затем заключение договора на БИН филиала, то одному договору будут присвоены две карточки, и в системе отобразится неверная информация о расторжении основного договора. По БИН филиала придется вносить вновь старые реквизиты того же самого договора и все дополнительные соглашения к нему, так как договор продолжает действие, а не расторгнут. Это в свою очередь может вызвать формальное нарушение сроков внесения сведений в систему, и, кроме того, опять возникнет несоответствие по БИН.

Другим вариантом для работодателя может быть оставление договора на том же БИН головного предприятия, но внесение в карточку договора дополнительного соглашения с изменением места работы. Договор будет продолжать числиться в системе на головном БИН, а не на филиале, но с измененным местом работы. В этом случае нужно быть готовым пояснить проверяющим органам причины несоответствия.

Во избежание перечисленных проблем полагаем, что разработчики ЕСУТД должны внести возможность замены БИН работодателя (в рамках одной компании) через карточку «дополнительного соглашения» в целях надлежащего учета перевода работника между самостоятельными подразделениями одного юридического лица, имеющими разные БИН.

Прекращение трудового договора

Правила работы ЕСУТД не обязывают работодателя указывать основание расторжения трудового договора. Эти сведения отнесены к «дополнительным» (пп. 2 п. 6 Правил работы ЕСУТД), наряду с военной обязанностью и режимом рабочего времени и отдыха, которые предоставляются «при необходимости». Правила работы ЕСУТД не уточняют, о какой необходимости идет речь. Поскольку законодательство не включает их в круг обязательных сведений, полагаем, что «необходимость» может возникнуть, если работник потребует внесения этих данных.

Однако текущая версия ЕСУТД на базе Электронной биржи труда относит «причину расторжения» к обязательным данным, без которых система не учитывает сведения о расторжении трудового договора. Таким образом, в систему будут фактически вноситься основания прекращения трудового договора, включая неблагоприятные для работника, что может повлечь споры с бывшими работниками, не желающими отображения этих сведений в системе.

Отметим также и несоответствие терминологии - Правила работы ЕСУТД говорят об «основаниях расторжения трудового договора». Термин «расторжение» следует отличать от термина «прекращение» трудового договора. Прекращение трудового договора может осуществляться посредством расторжения и иных видов прекращения, которые не являются расторжением (например, вследствие истечения срока трудового договора и др.). Поэтому, при буквальном понимании Правил работы ЕСУТД, «при необходимости» могут вноситься основания расторжения трудового договора, а основания иных видов прекращения - вноситься не должны.

Очевидно также, что причина расторжения (как предлагается в ЕСУТД) не тождественна основанию расторжения трудового договора. Причина содержится в конкретных обстоятельствах дела, а основание является правовой категорией. Поэтому название данного поля в системе должно быть скорректировано разработчиками.

СРОКИ ВНЕСЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ

Общие сроки

Правила работы ЕСУТД предусматривают следующие общие сроки внесения сведений в систему:

Обратите внимание, что сведения о заключении, изменении и дополнении трудового договора вносятся со дня подписания, а не со дня вступления в силу соответствующего документа.

На исправление ошибок и удаление сведений отводится ограниченный период времени. Поэтому работодателям рекомендуется организовать контроль внесенной информации в течение отведенного срока для своевременного выявления и устранения недостатков (30 календарных дней со дня внесения первоначальных сведений). Причем после внесения работодателем в ЕСУТД информации о прекращении трудового договора изменение и дополнение сведений в ЕСУТД осуществляется уполномоченным государственным органом по труду на основании обращения работодателя или работника в соответствии с Законом Республики Казахстан от 12 января 2007 года «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц» (п. 13 Правил работы ЕСУТД).

Следует также отслеживать внесение сведений и о прекращении трудового договора по любому основанию, включая прекращение в связи с истечением срока трудового договора и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон.

Надо отметить, что не всегда «обстоятельства, не зависящие от воли сторон», своевременно становятся известными работодателю. Например, работодатель может узнать не сразу о вступлении в законную силу приговора суда, которым работник осужден к наказанию, исключающему продолжение трудовых отношений. Между тем трудовой договор прекращается с даты вступления в законную силу такого приговора. Поэтому рекомендуется документально фиксировать дату, когда работодатель узнал об «обстоятельствах», а также способ получения информации об этом в целях обоснования причины задержки внесения сведений в систему.

«Переходный период» для внесения информации о действующих трудовых договорах

Следующие сроки предусмотрены для внесения сведений о ранее заключенных трудовых договорах, сроки действия которых не истекли на 18 сентября 2020 года:

Трудовые договоры, которые прекратили действие до 18 сентября 2020 года не подлежат внесению в систему.

Для действующих трудовых договоров, несмотря на вышеуказанные продленные сроки «переходного периода», будет действовать ограничение по сроку внесения сведений об изменении (дополнении) договора или прекращении договора, применительно к договорам, которые будут затронуты данными событиями. К примеру, при переводе работника на другую должность сведения о договоре и о его изменении должны быть внесены в течение 15 календарных дней со дня подписания изменений и дополнений в трудовой договор, а не в течение одного или двух лет.

Автоматическое продление трудового договора

Возникает вопрос о необходимости внесения сведений в ЕСУТД, касающихся автоматического продления срока трудового договора без подписания сторонами дополнительного соглашения в случае продолжения работы в порядке пп. 2 п. 1 ст. 30 Трудового кодекса.

Трудовой кодекс обязывает работодателя вносить информацию, в том числе о вносимых в трудовой договор изменениях, содержащих сведения о его сроке. Полагаем, что исходя из цели данной нормы сведения об автоматическом продлении (то есть об «автоматически» вносимых изменениях срока трудового договора) следовало бы включать в систему.

Тем не менее, ЕСУТД не предусматривает технической возможности внесения сведений об автоматическом продлении договора без заключения дополнительного соглашения к нему^[6]. Вносить изменения в срок договора через вкладку «Изменить договор» при отсутствии указания об этом в Правилах работы ЕСУТД считаем неправильным, так как в этом случае изменения вносятся в основную карточку договора и не отображаются в качестве истории по изменению срока договора. Правила работы ЕСУТД связывают срок внесения сведений об изменении и дополнении договора исключительно с подписанием изменений (дополнений) обеими сторонами.

Поэтому при буквальном толковании Правил, информация об автоматическом продлении трудового договора не вносится в систему. Это, однако, порождает несоответствие сведений из системы с фактическими данными по работникам.

КТО ВНОСИТ СВЕДЕНИЯ В ЕСУТД

Вносить сведения должен работодатель либо от его лица руководитель кадровой службы, на которого возложена данная обязанность актом работодателя, которые и удостоверяют своей электронной цифровой подписью (далее - «ЭЦП») вносимые сведения (п.п. 5, 6, 10 Правил работы ЕСУТД)^[7].

Предлагаемый Правилами круг ответственных лиц применительно к работодателям-юридическим лицам весьма узок. Это - или «работодатель» или «руководитель кадровой службы». Очевидно, что «физически» вносят данные в систему конкретные люди. «Работодателя» в данном случае будет представлять то лицо, ЭЦП которого удостоверяется вносимая информация.

Руководители крупных предприятий и их кадровых служб едва ли будут сами вносить сведения в систему. Скорее всего, эта работа будет поручена нижестоящим работникам отдела по работе с персоналом.

В связи с этим установленные Правилами ограничения по кругу лиц, если их понимать буквально, - не оправданы. Более приемлемым было бы расширительное толкование рассматриваемых требований Правил работы ЕСУТД.

Согласно пп. 40 п. 1 ст. 1 Трудового кодекса представителями работодателя могут быть физические и юридические лица, уполномоченные представлять интересы работодателя на основании учредительных документов или доверенности. Поскольку внесение сведений в систему осуществляется от имени работодателя (юридического лица), то данное юридически значимое действие может осуществить лицо на основании учредительных документов, либо на основании доверенности. Через призму этой нормы появляется возможность привлечения на основании доверенности других лиц (а не только первого руководителя или начальника отдела кадров) к заполнению ЕСУТД от имени работодателя.

Что касается руководителя кадровой службы, то на него обязанность вносить сведения в ЕСУТД может быть возложена актом работодателя (приказом, инструкцией, положением и др.) согласно Правилам работы ЕСУТД. В этом случае он будет действовать не на основании доверенности, а на основании данного акта работодателя и Правил работы ЕСУТД.

Этот подход согласуется с техническими возможностями портала Электронной биржи труда. В частности, внесение сведений в ЕСУТД может быть подтверждено не только основной ЭЦП руководителя, но и другими ЭЦП НУЦ РК, в том числе, ЭЦП категории «сотрудник с правом подписи» или «сотрудник отдела кадров» (по классификации ЭЦП НУЦ РК)^[8].

Также у работодателей нередко возникает вопрос о возможности передачи ЭЦП руководителя другому работнику для того, чтобы он мог вносить сведения в систему.

Такая возможность предоставлена законом для руководителя юридического лица или лица его замещающего.

Владелец регистрационного свидетельства электронной цифровой подписи юридического лица - руководитель юридического лица или лицо, его замещающее - вправе передавать работнику данного юридического лица или назначенному им лицу полномочия на использование электронной цифровой подписи от имени данного юридического лица (п. 3 ст. 10 Закона Республики Казахстан от 7 января 2003 года № 370-II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).

Из текста нормы следует, что право на использование корпоративной ЭЦП руководителя может быть передано как работнику, так и иному назначенному лицу^[9].

Тем не менее, вместо передачи ЭЦП руководителя другому лицу мы бы рекомендовали открывать на соответствующего работника отдельную личную корпоративную ЭЦП, за использование которой в рамках предоставленных полномочий работник будет нести личную ответственность.

В любом случае не следует забывать о необходимости установления обязанностей лица, которому передается (открывается) корпоративная ЭЦП в целях защиты интересов работодателя. Полагаем, что необходимо включать в обязанности доверенных работников и иных лиц: (а) соблюдение ограничений на использование ЭЦП с учетом полномочий на основании выданной доверенности; (б) запрет на последующую передачу ЭЦП кому-либо; (в) своевременное и точное внесение информации в систему; (в) обеспечение защиты и неразглашения персональных данных и конфиденциальной информации и (г) исполнение других требований с учетом особенностей данного процесса.

КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ СВЕДЕНИЙ ИЗ ЕСУТД

В июльском проекте Правил работы ЕСУТД содержался важный пункт 26 о том, что распространение сведений о трудовой деятельности допускается при соблюдении не только требований законодательства о защите персональных данных, но и законодательства о коммерческой и иной защищаемой законом информации.

Этот пункт не вошел в финальную редакцию Правил работы ЕСУТД.

Конечно, имеются установленные законом и кодексами (гражданским, предпринимательским, трудовым) обязанности по защите персональных данных и неразглашении коммерческой тайны. Однако в отношении ЕСУТД возникают справедливые вопросы о том, что в рамках ЕСУТД технически не реализована защита коммерческой тайны работодателей в сфере персонала.

Напомним, что помимо персональных данных, вносимые в ЕСУТД сведения (численность персонала, состав должностей, кадровый состав и др.) могут иметь характер коммерческой тайны и (или) иной защищаемой законом информации.

Кроме того, до настоящего времени в нарушение требований Трудового кодекса Пользовательское соглашение портала «Электронная биржа труда» и его Политика безопасности декларируют в качестве «общедоступных» все вносимые на портале (а значит и в ЕСУТД) данные, кроме пароля для доступа к личному разделу пользователя.

Портал и ЕСУТД должны являться государственными (п. 4 Правил работы ЕСУТД), однако по открыто размещенному на портале обозначению^[10], а также по данным KazNIC^[11] он принадлежит коммерческому юридическому лицу - АО «Центр развития трудовых ресурсов». Более подробно проблемы защиты персональных данных и коммерческой тайны были рассмотрены в предыдущей статье. К сожалению, пока эти проблемы сохраняются и требуют технического и правового решения.

Полагаем, что с технической стороны было бы целесообразно предусмотреть в ЕСУТД возможность для работодателей отмечать статус коммерческой тайны в отношении вносимых сведений для недопущения их распространения и использования без разрешения работодателя.

ПОЛУЧЕНИЕ СВЕДЕНИЙ ИЗ ЕСУТД

На портале Электронной биржи труда работодатель может ознакомиться только с той информацией, которую он внес сам. Портал в настоящее время не содержит технической возможности для работодателя получать из ЕСУТД информацию по кандидату или работнику о его трудовой деятельности у других работодателей.

Правила работы ЕСУТД предусматривают возможность получения этой информации:

через интегрированную с ЕСУТД информационную систему кадрового обеспечения предприятия при условии получения от претендента (работника) согласия посредством данной системы (п. 17 Правил);

посредством электронного запроса, подписанного ЭЦП (п. 18 Правил). Пока не ясно, через какую платформу такой запрос направлять в Министерство труда и социальной защиты населения Республики Казахстан (возможно через портал egov.kz, но в нем для этого должна быть реализована функция получения согласия лица, о котором запрашивается информация);

по запросу работодателя в Министерство труда и социальной защиты населения Республики Казахстан в бумажной форме (п.п. 15, 19 Правил). При этом с практической стороны не ясно, в каком порядке (форме) министерство будет готово принимать письменные согласия лиц, о которых запрашивается информация;

возможно через другие информационные системы по автоматизации учета трудовых договоров, интегрированные с ЕСУТД (опять же с согласия физического лица), но это не вполне следует из п. 17 Правил, так как этот пункт говорит о том, что согласие получается через ИС кадрового обеспечения работодателя.

Работник может получить о себе информацию из ЕСУТД в личном кабинете на портале egov.kz (однако, как отмечали ранее, информация по факту отображается в ряде случаев не полностью и не всегда корректно), а также может направить электронный или бумажный запрос в Министерство труда и социальной защиты населения Республики Казахстан.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Невнесение, несвоевременное или некорректное внесение сведений в ЕСУТД может повлечь следующие основные неблагоприятные последствия для работодателя:

административную ответственность, но не прямую (которая пока не установлена), а ответственность за неисполнение предписания государственного инспектора труда, вынесенного в ходе государственного контроля.

При этом до 1 января 2023 года в Казахстане действует мораторий на проверки и профилактический контроль и надзор с посещением субъектов малого предпринимательства (в т.ч. субъектов микропредпринимательства)^[12];

споры с работниками (например, при несоответствии информации из ЕСУТД с фактическими трудовыми отношениями);

затруднение возможности защиты интересов работодателя в ходе споров с работниками;

претензии налоговых органов в случае налоговых нарушений, выявленных с использованием сведений из ЕСУТД в рамках камерального или иного контроля, а также иных уполномоченных органов, которые могут со временем получить доступ к системе.

Налоговые органы уже сейчас запустили автоматизированный камеральный контроль по отражению наемных работников в декларации работодателя по ИПН. Многие работодатели получили извещения о несоответствии информации из ЕСУТД с налоговой отчетностью за первое полугодие 2020 года по конкретным работникам.

Вероятно, что в будущем «налоговые» уведомления продолжат регулярно поступать, так как в ходе «механического» авто-сопоставления данных налоговых форм и ЕСУТД не учитываются периоды неоплачиваемых отпусков, не подлежащие отражению в системе учета трудовых договоров.

При подготовке ответов на такие извещения нужно обратить внимание на то, что обязанность работодателя вносить сведения в ЕСУТД юридически «начала работать» только со дня вступления в силу Правил работы ЕСУТД. Сведения о трудовых договорах, которые прекратили свое действие до этого дня, не подлежат внесению в систему. Для внесения сведений о действующих трудовых договорах Правила предусматривают «переходный период», который истекает еще не скоро.

Дополнительно хотели бы отметить, что ни Трудовой кодекс, ни Правила работы ЕСУТД не регламентируют порядок и конкретные цели использования государственными органами информации из данной системы. Не определяется, какие государственные информационные системы интегрируются с ЕСУТД и какие государственные органы могут иметь доступ к ней. Между тем, согласно п. 4 ст. 7 Закона Республики Казахстан от 21 мая 2013 года № 94-V «О персональных данных и их защите» «обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных».

Некоторые работодатели стали получать уведомления о несоответствиях и посредством портала Электронной биржи труда. При этом администратор портала - АО «Центр развития трудовых ресурсов» - не является государственным органом и поэтому не вправе осуществлять в отношении работодателей меры государственного контроля.

Также хотели бы обратить внимание на важное положение закона в сфере защиты персональных данных, о практической реализации которого мы пока не получали информации. Собственники или владельцы информационных систем государственных органов обязаны уведомлять субъектов персональных данных через кабинет пользователя на веб-портале «электронного правительства» в автоматическом режиме обо всех случаях использования, изменения и дополнения персональных данных в рамках информационного взаимодействия при условии регистрации субъектов персональных данных на веб-портале «электронного правительства» (egov.kz) (п. 4 ст. 36 Закона Республики Казахстан от 24 ноября 2015 года № 418-V «Об информатизации»).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Внедрение ЕСУТД является хорошим стимулом для работодателей провести внутренний контроль и упорядочить (при необходимости) кадровый учет.

Правила работы ЕСУТД обходят молчанием особенности различных ситуаций при «технической» работе с системой. В целом это закономерно, так как функционал системы за последнее время был существенно улучшен и продолжает развиваться. В этих условиях Правила работы ЕСУТД не могут представлять пошаговую инструкцию, а регулируют лишь общие вопросы работы с системой.

На текущий момент имеется ряд технических недостатков системы, которые ставят работодателей в затруднительное положение и нарушают права работников.

Полагаем, что работодателям при работе с системой следует:

копировать и распечатывать изображение экрана компьютера после внесения сведений в ЕСУТД и сохранять в личном деле работника для подтверждения своевременного исполнения обязанности работодателя по внесению сведений^[13];

разработать внутренние формы, в которых будут документироваться дата внесения сведений в систему и проблемы, которые возникли при работе с ней - в дальнейшем это поможет доказать, по какой причине не были внесены те или иные сведения, а также обосновать несоответствия, возникшие при работе с системой;

не пытаться фактические отношения с работниками «менять под систему» - например, вместо перевода на другую работу расторгать договор работника с головным офисом, чтобы тут же принять его в филиал. ЕСУТД - всего лишь учетный инструмент, который должен отображать фактическую ситуацию. Если он не приспособлен к такой ситуации, то необходимо направлять обращения в уполномоченный орган и разработчику для внесения изменений в программу;

разработать внутренние алгоритмы заполнения сведений и оформить их актом работодателя - еще раз хотим подчеркнуть, что без согласия работников сведения о них сверх обязательных не могут вноситься;

обеспечить внутренний контроль вносимой информации в течение 30 календарных дней со дня ее внесения в систему;

внимательно отнестись к тем ЭЦП, которые используются для занесения сведений. На наш взгляд лучше не передавать корпоративную ЭЦП руководителя другим лицам, а получать отдельную корпоративную ЭЦП на ответственного работника. Если по какой-то причине работодатель не хочет открывать отдельную корпоративную ЭЦП на сотрудника, то использование ЭЦП руководителя другим лицом рекомендуется задокументировать. В соответствующих документах следует оговорить комплекс прав и обязанностей работников и иных лиц, привлеченных для заполнения системы;

компаниям, которые рассматривают в качестве коммерческой тайны свою штатную структуру, состав персонала и кадровые перестановки, рекомендуется предпринять меры для защиты конфиденциальности данных сведений, в т.ч. направить соответствующие уведомления в уполномоченные государственные органы и администратору (оператору) портала Электронной биржи труда.

Также было бы удобно, если бы разработчики ЕСУТД публично информировали работодателей о тех изменениях, которые вносятся в систему. Это позволит работодателям оперативно корректировать сведения, которые были ранее некорректно внесены (оставлены) в системе ввиду технических недоработок программы, которые будут впоследствии исправлены.

Республика Казахстан,

г. Алматы, 20 ноября 2020 года

[1] Ранее практиковалось ежегодное [пере]заключение трудовых договоров. Поэтому у действующих работников могли быть ранее заключены с работодателем другие договоры, которые прекратили свое действие на дату вступления в силу Правил работы ЕСУТД. Сведения о таких договорах не требуется вносить в систему. По текущему штату вносятся сведения только о тех трудовых договорах, которые действуют на дату вступления в силу Правил работы ЕСУТД (включая сотрудников в неоплачиваемых отпусках и совместителей). Система позволяет внести сведения и по утратившим силу договорам данного работодателя, но полагаем, работодатель это может сделать только при письменном согласии работника, так как эти сведения могут относиться к его персональным данным.

^[2] Трудовой кодекс обязывает работодателей вносить в ЕСУТД все реквизиты сторон, подлежащие включению в трудовой договор (пп. 27 п. 2 ст. 23). Однако согласно п. 3 Правил работы ЕСУТД в систему вносится только ИИН работника и название работодателя. ФИО работника и БИН работодателя при этом подставляется системой автоматически. Система не отображает адреса сторон, не содержит поля для их внесения и не позволяет их получать из других информационных систем, как ранее анонсировалось.