Как составляется путевой лист и списывается ГСМ? (К. Рахманов, 19 февраля 2016 г.)

К. Рахманов, аудитор РК, СIPA

КАК СОСТАВЛЯЕТСЯ ПУТЕВОЙ ЛИСТ И СПИСЫВАЕТСЯ ГСМ?

Учет ГСМ в представительстве ведется в соответствии с Учетной политикой, имеются утвержденные линейные нормы с учетом поправочных коэффициентов для летнего и зимнего режима.

Работники заполняют путевой лист на каждую рабочую дату текущего месяца с указанием начальных и конечных показаний одометра (километража). Компания оплачивает в начале месяца поставщику ГСМ по б/н расчету на общую карту компании, сразу же от них выписывается на общую сумму счет-фактура, а в течение месяца работники заправляют а/м по смарт-картам в пределах служебных потребностей и каждый раз получают чеки (возможно не фискальные) по своим смарт-картам на заправленный объем ГСМ.

Фактический объем списания ГСМ производится именно согласно расхода по этим смарт-картам, по каждому сотруднику, но при этом расходованный объем не должен превышать нормируемый расход - фактический пробег×норма расхода на 100 км/100.

Например, фактический пробег - 200 км, норма расхода - 12 л на 100 км., соотв., нормируемый расход -24 л., фактически залито в бак - 20 л. На списание ГСМ в БУ-фактический расход - 20 л., экономия - 4 л. (возможно сотрудник заправился за свой счет, нигде не учитывается эти 4 л).

Или: фактический пробег - 200 км, норма расхода - 12 л на 100 км., соотв., нормируемый расход -24 л., фактически залито в бак - 30 л.

На списание ГСМ -нормируемый расход - 24 л., перерасход - 6 л. (возможно бензин

остался неиспользованным в бензобаке), либо на списание ГСМ - 30 л, а на удержание с сотрудника - 6 л.

1. Верны ли расчеты в двух случаях?

2.При возникновении расхождения между фактически израсходованным ГСМ и нормируемым, можно ли считать, что остаток бензина находится в баке (расчетным путем), не делая спец. Замеров и не имея спец. Приборов?

3. Во избежание этой проблемы в Учетную политики компании введено дополнение не заправлять ГСМ а/м в конце месяца (с 29 числа) в полном объеме. Но не всегда работник может «подгадать» нужный объем. Как решить эту проблему?

4.Могут ли работники не прикладывать к отчету чеки по смарт-картам на каждый случай заправки, т.к. имеется счет-фактура на общую сумму?

Или важен фактический расход ГСМ, на основании которого формируется Акт списания ГСМ?