Письмо Департамента государственных доходов по Восточно-Казахстанской области от 2 сентября 2025 года № ЖТ-2025-02783581 «О выдаче и списании ГСМ сотрудникам при использовании арендованных автомобилей»

Письмо Департамента государственных доходов по Восточно-Казахстанской области от 2 сентября 2025 года № ЖТ-2025-02783581

В организации есть необходимость выдачи ГСМ сотрудникам, использующим личные автомобили для выполнения служебных поручений в рабочее время.

Просим разъяснить наиболее оптимальный и безопасный с налоговой точки зрения порядок оформления таких расходов. Просим дать ответы по каждому из следующих вопросов:

Если не заключать договор ГПХ с сотрудником:

- Как можно списывать ГСМ и относить на вычеты без налоговых рисков?

- Какие документы должны быть оформлены?

- Какие налоги при этом должен уплатить работодатель?

Если заключается договор ГПХ (на аренду авто), и ГСМ выдается за счет предприятия:

- Нужно ли оформлять путевые листы для списания ГСМ и отнесения на вычеты?

- Если указано фиксированное количество литров в месяц без путевых листов — допустим ли вычет?

Если к трудовому договору заключить допсоглашение об аренде авто:

- Предусмотреть списание ГСМ за счёт предприятия и указать фиксированную сумму вознаграждения за месяц, облагаемую налогами.

- Имеет ли значение размер этой суммы с точки зрения налоговых рисков?

- Какие возможны налоговые последствия в этом случае?

Департамент государственных доходов по Восточно-Казахстанской области на Ваше обращение, сообщает следующее.

Согласно подпунктов 3, 4 пункта 2 статьи 19 Кодекса Республики Казахстан от 25 декабря 2017 года № 120-VI «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» (Налоговый кодекс), налоговые органы обязаны разъяснять вопросы по применению налогового законодательства Республики Казахстан, а также в пределах своей компетенции осуществлять разъяснение и давать комментарии по возникновению, исполнению и прекращению налогового обязательства.

В соответствии с пунктом 4 статьи 1 Налогового кодекса, понятия гражданского и других отраслей законодательства Республики Казахстан, используемые в Налоговом кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства Республики Казахстан, если иное не предусмотрено Налоговым кодексом.

Сообщаем, что возникновение того или иного юридического факта зависит от условий гражданско-правовых сделок, финансовых взаимоотношений между участниками сделок.

Статьями 540, 541 Гражданского кодекса (Особенная часть) определено, что по договору имущественного найма (аренды) наймодатель обязуется предоставить нанимателю имущество за плату во временное владение и пользование.

В случаях и порядке, установленных данным Кодексом, наниматель вправе распоряжаться нанятым имуществом.

К договорам имущественного найма также относятся договоры лизинга, проката, а также иные виды договоров, связанные с передачей имущества за плату во временное пользование.

В имущественный наем могут быть переданы предприятия и другие имущественные комплексы, земельные участки, здания, сооружения, оборудование, транспортные средства и другие вещи, которые не теряют своих натуральных свойств в процессе их использования (не потребляемые вещи).